Organiser un jeu urbain sans rien laisser au hasard
Un jeu urbain se prépare comme une petite production : le parcours, les énigmes, les équipes et l’accueil doivent être prêts dans le bon ordre. Commence par définir l’itinéraire et les lieux de départ et d’arrivée, puis vérifie les autorisations et la sécurité. Les inscriptions servent ensuite à répartir les équipes, anticiper les besoins alimentaires et prévoir les animateurs. La dernière semaine est consacrée aux impressions, aux sacs d’équipe, à la météo et aux tests techniques.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir le concept du jeu et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Vérifier les autorisations et les déclarations
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Élaborer les consignes de jeu
2 personnes
Concevoir le matériel de puzzle
2 personnes
Créer un scénario d’urgence et une liste de contacts
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des équipes
2 personnes
Planifier les animateurs de jeu
Commander le catering et les boissons
Vérifier les prévisions météo
Reparcourir le parcours
2 personnes
Imprimer les cartes de jeu et les livrets d’itinéraire
2 personnes
Emballer le matériel par équipe
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et le buffet
3 personnes
Aménager le lieu de départ
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Préparer les sacs d’équipe
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Donner le briefing aux accompagnateurs
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
4 personnes
Répartir les équipes et distribuer les badges
4 personnes
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
Envoyer les équipes sur le terrain
4 personnes
Tenir les postes de jeu
6 personnes
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Accueillir les équipes à l’arrivée
3 personnes
Vérifier les réponses et les scores
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Annoncer le vainqueur
Prévoir la musique et le verre libre
2 personnes
Suivi
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
Démonter le buffet et le bar
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier et sécher le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 45
- Tables de buffetqté 3
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Enceintes portablesqté 2
- Micro sans fil
- Batteries externesqté 8
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Matériel de jeu
- Sacs à dos d'équipeqté 8
- Presse-papiersqté 8
- Stylosqté 30
- Crayonsqté 20
- Cartes de la villeqté 50
- Chasubles d’équipeqté 40
- Étiquettes nominativesqté 50
- Enveloppesqté 50
- Cônesqté 20
- Cordeqté 2
- Chronomètresqté 8
- Calculatricesqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Lampes de pocheqté 8
Décoration
- Guirlandesqté 8
- Ballonsqté 100
- Nappesqté 9
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 60
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Tasses à caféqté 40
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Louchesqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 3
- Thermosqté 4
Sécurité
- Trousse de premiers secoursqté 2
- Gilets de sécuritéqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Fais un repérage complet du parcours au moins 7 jours avant le jeu, puis refais-le la veille. Vérifie les passages étroits, les travaux, l’éclairage et les endroits où une équipe pourrait se perdre.
- Prépare un sac distinct pour chaque équipe 2 jours avant : cartes, livret, consignes, enveloppes, stylos, chronomètre et accessoires de jeu. Ajoute une liste de contrôle sur chaque sac pour éviter les oublis au départ.
- Fixe une date limite d’inscription entre 7 et 10 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de constituer les équipes, de relever les besoins alimentaires et d’ajuster le nombre d’animateurs.
- Teste les enceintes, le micro, les rallonges et les batteries externes au plus tard la veille. Prévois aussi des lampes de poche ou des lampes LED si une partie du parcours se déroule après la tombée du jour.
- Commande le catering et les boissons au moins 5 jours à l’avance, puis refroidis les boissons le matin même. Installe le buffet, les tables et les chaises avant l’arrivée des participants afin de ne pas interrompre les explications de départ.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un jeu urbain ?
- Prévois 4 à 6 semaines pour un jeu urbain avec parcours, énigmes, autorisations et catering. Garde les 7 derniers jours pour le repérage final, les impressions et la préparation des sacs d’équipe.
- Quand vérifier les autorisations pour un jeu urbain ?
- Vérifie les autorisations dès que le parcours et les lieux de départ et d’arrivée sont définis, idéalement 4 semaines avant. Certaines demandes nécessitent plusieurs jours de traitement, surtout si le jeu utilise l’espace public ou du matériel sonore.
- Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?
- Envoie les invitations 3 à 4 semaines avant la date prévue et fixe une clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant. Ce délai permet de répartir les équipes et de recueillir les informations alimentaires.
- Que préparer la veille d’un jeu urbain ?
- La veille, refais le parcours, imprime les cartes et livrets, emballe les sacs par équipe et teste le matériel sonore. Vérifie aussi la météo, les contacts d’urgence et l’état des lieux de départ et d’arrivée.
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