Checklist para organizar un juego urbano sin olvidar nada
Un juego urbano necesita bastante más que una buena ruta. Hay que cerrar los puntos de salida y llegada, comprobar permisos, preparar pruebas y repartir los materiales por equipos. También conviene dejar resueltos con tiempo los monitores, las preferencias dietéticas y el plan de emergencia. Esta checklist te ayuda a ordenar la preparación y a llegar al día del juego con mapas, tarjetas, mochilas y equipos listos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir el concepto del juego y la ruta
2 personas
Reservar la ubicación de salida y llegada
Comprobar permisos y notificaciones
Comprobar la ruta por seguridad
2 personas
Desarrollar las tareas del juego
2 personas
Diseñar material de rompecabezas
2 personas
Crear el plan de emergencia y la lista de contactos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución del equipo
2 personas
Programar a los monitores de juego
Pedir catering y bebidas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Repasar la ruta de nuevo
2 personas
Imprimir tarjetas del juego y cuadernillos de ruta
2 personas
Empaquetar los materiales por equipo
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos y buffet
3 personas
Preparar el punto de salida
4 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar las bolsas del equipo
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Dar briefing a los monitores
2 personas
Evento
Recepción de participantes
4 personas
Asignar equipos y repartir insignias
4 personas
Dar explicaciones del juego
2 personas
Enviar a los equipos al camino
4 personas
Atender los puestos del juego
6 personas
Registrar avances
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Recibir a los equipos en la meta
3 personas
Comprobar respuestas y puntuaciones
2 personas
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Anunciar al ganador
Encargarse de la música y del cóctel libre
2 personas
Seguimiento
Reunir el material de juego
3 personas
Desmontar el bufé y el bar
3 personas
Recoger y clasificar los residuos
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar y secar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 45
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
Equipo
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono inalámbrico
- Baterías externascant. 8
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Material de juego
- Mochilas del equipocant. 8
- Portapapelescant. 8
- Bolígrafoscant. 30
- Lápicescant. 20
- Mapas de la ciudadcant. 50
- Petos de equipocant. 40
- Pegatinas con nombrecant. 50
- Sobrescant. 50
- Conoscant. 20
- Cuerdacant. 2
- Cronómetroscant. 8
- Calculadorascant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Linternascant. 8
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Mantelescant. 9
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Tazas de cafécant. 40
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para servircant. 8
- Cucharonescant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Termoscant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Chalecos reflectantescant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Define la ruta antes de diseñar las pruebas y recórrela al menos dos veces: primero para comprobar distancias y permisos, y otra cerca del evento para detectar obras, zonas cerradas o puntos inseguros.
- Prepara una mochila por equipo y revisa su contenido con una lista. Incluye mapas, portapapeles, bolígrafos, sobres, cronómetro y cualquier elemento necesario para completar las pruebas.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con varios días de margen. Así puedes hacer la distribución de equipos, calcular las bebidas y encargar el catering sin improvisar.
- Asigna monitores a cada tramo o punto de control y dales un horario claro. Guarda también una lista de contactos y un plan de emergencia accesibles en el punto de salida.
- Haz una prueba técnica antes de abrir la recepción: comprueba los altavoces, el micrófono, las baterías externas y los cables. En el montaje final, deja las bebidas enfriándose y coloca mesas, sillas, señalización y bolsas de equipo con tiempo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un juego urbano?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas reservar la salida y la llegada, comprobar permisos y coordinar monitores. Deja cerradas las inscripciones, el catering y la distribución de equipos al menos 7 días antes.
- ¿Cuántos monitores hacen falta para un juego urbano?
- Calcula al menos 1 monitor por cada punto de control y añade 1 persona coordinadora en la salida o llegada. Para grupos grandes, evita que un monitor supervise más de 3 o 4 equipos a la vez.
- ¿Cuándo hay que preparar los materiales del juego?
- Diseña y prueba las pruebas al menos 2 semanas antes. Imprime las tarjetas y los cuadernillos de ruta entre 3 y 5 días antes, y empaqueta las mochilas por equipo el día anterior.
- ¿Qué hacer si llueve durante un juego urbano?
- Consulta el pronóstico 3 días antes y vuelve a revisarlo la víspera y la misma mañana. Ten preparado un plan alternativo con puntos cubiertos, material protegido y una forma clara de avisar a todos los participantes.
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