Stadsspel organiseren: checklist van route tot finish

Een stadsspel staat of valt met een route die op papier klopt én buiten uitvoerbaar is. Leg eerst het speelgebied, de startlocatie, checkpoints en puntentelling vast. Daarna regel je toestemming, begeleiders, inschrijvingen en teamindeling. In de laatste week draait alles om testen, printen en het per checkpoint verpakken van materialen. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en welke zaken vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en speelgebied bepalen
2 personen
Startlocatie reserveren
Benodigde toestemming aanvragen
Spelconcept en puntentelling uitwerken
2 personen
Spelopdrachten opstellen
3 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Spelbegeleiders werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Teams samenstellen
2 personen
Checkpointbezetting indelen
2 personen
Route volledig nalopen
2 personen
Spelopdrachten op locatie testen
3 personen
Veilige looproutes controleren
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Prijzen en spelmaterialen bestellen
Benodigdheden inkopen
2 personen
Spelkaarten en routekaarten printen
2 personen
Team-enveloppen samenstellen
3 personen
Checkpointmateriaal per post verpakken
3 personen
Scoreformulieren klaarmaken
2 personen
Teamindeling afdrukken
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes en broodjes voorbereiden
3 personen
Apparatuur volledig opladen
Weersverwachting en maatregelen controleren

Event

Locatie en materialen controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangst- en registratiepunt inrichten
2 personen
Routebordjes en pijlen plaatsen
3 personen
Checkpointposten opbouwen
6 personen
Catering en drankpunt klaarzetten
3 personen
Spelbegeleiders instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Teamkaarten en materialen uitdelen
3 personen
Spelregels en veiligheid uitleggen
2 personen
Stadsspel begeleiden
8 personen
Dranken en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Scoreformulieren innemen
2 personen
Punten controleren en winnaar bepalen
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Checkpointmateriaal ophalen
4 personen
Meubilair en decoratie afbouwen
4 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
Startlocatie schoonmaken
3 personen
Routebordjes en pijlen verwijderen
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Partytentenaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Powerbanksaantal 8
USB-opladersaantal 8
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Sportmateriaal

Klembordenaantal 12
Stopwatchesaantal 8
Fluitjesaantal 8
Verkeerspionnenaantal 20
Hesjes voor begeleidersaantal 10

Papierwerk

Routekaartenaantal 12
Spelboekjesaantal 12
Scoreformulierenaantal 20
Teamkaartjesaantal 50
Checkpointinstructiesaantal 12
Routebordjesaantal 30
Enveloppenaantal 20
Naamstickersaantal 60
Notitieblokkenaantal 12
Pennenaantal 60
Markeerstiftenaantal 12
Kleefgumaantal 6
Watervaste stiftenaantal 12

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 60
Herbruikbare koffiekopjesaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Scharenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegers en blikkenaantal 2
Dweilset

Tips

Loop de volledige route minimaal één keer na op het tijdstip waarop het spel plaatsvindt. Controleer veilige looproutes, bereikbaarheid van checkpoints en plekken waar routebordjes of verkeerspionnen nodig zijn.
Test iedere spelopdracht op locatie met een kleine proefgroep. Noteer per checkpoint de verwachte uitvoeringstijd en houd een reserveopdracht achter de hand voor teams die sneller klaar zijn.
Maak de team-enveloppen en checkpointpakketten uiterlijk één dag vooraf. Gebruik aparte spelkaarten, scoreformulieren, pennen en instructies per team of post, zodat begeleiders niet hoeven te zoeken.
Plan de bezetting van checkpoints met een overdracht. Geef begeleiders naast hun instructies ook een telefoonnummer, een duidelijke eindtijd en materiaal zoals hesjes, klemborden, stopwatches en fluitjes.
Stuur de deelnemersinformatie minstens 3 dagen voor de start. Vermeld startlocatie, aanmeldtijd, groepsindeling, verwachte speelduur, kledingadvies en wat er gebeurt bij regen of een afgesloten route.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een stadsspel organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met route, speelgebied, startlocatie en toestemming. Plan de praktijktest en het printen van alle spelmaterialen in de laatste 7 dagen.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een stadsspel?: Reken minimaal 1 begeleider per checkpoint en 1 algemene coördinator voor start, finish en onverwachte situaties. Voeg bij grote teams of een route met kruisingen extra begeleiding toe; laat niemand tegelijk twee posten bewaken.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een stadsspel?: Reserveer naast de speeltijd 30 minuten voor aanmelden en teamindeling en 15 minuten voor de uitleg. Loop de route vooraf zelf met een stopwatch; tel bij de gemeten speeltijd ongeveer 20 procent marge op.
Wat moet ik een week voor een stadsspel controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de route, toestemming, checkpointbezetting en aanmeldingen. Controleer uiterlijk de dag ervoor alle team-enveloppen, scoreformulieren, routekaarten, opgeladen powerbanks, dranken en hapjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.