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Organiser un jeu urbain sans rien oublier

Un jeu urbain se prépare comme un parcours avec plusieurs points de contrôle : chaque détail doit être clair avant le départ. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, du choix de l’itinéraire à la remise des prix. Prévoyez une reconnaissance complète du trajet, testez les épreuves sur place et transmettez les consignes assez tôt aux participants. Vous trouverez aussi les points souvent réglés trop tard : autorisations, besoins alimentaires, répartition des équipes et matériel destiné aux animateurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Définir l’itinéraire et l’aire de jeu

    2 personnes

  • Réserver le lieu de départ

  • Demander l’autorisation nécessaire

  • Définir le concept du jeu et le comptage des points

    2 personnes

  • Préparer les défis du jeu

    3 personnes

  • Créer le formulaire d’inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Recruter des animateurs de jeux

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Former les équipes

    2 personnes

  • Répartir les postes de contrôle

    2 personnes

  • Parcourir l’itinéraire en entier

    2 personnes

  • Tester les épreuves du jeu sur place

    3 personnes

  • Vérifier les itinéraires de circulation sûrs

    2 personnes

  • Envoyer les informations aux participants

  • Commander les prix et le matériel de jeu

  • Acheter les fournitures nécessaires

    2 personnes

  • Imprimer les cartes de jeu et les cartes d’itinéraire

    2 personnes

  • Composer les enveloppes d'équipe

    3 personnes

  • Emballer le matériel de checkpoint par la poste

    3 personnes

  • Préparer les feuilles de score

    2 personnes

  • Imprimer la répartition des équipes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas et les sandwichs

    3 personnes

  • Charger entièrement l’équipement

  • Vérifier les prévisions météo et les mesures à prendre

Événement

  • Vérifier le lieu et le matériel

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer le point d’accueil et d’inscription

    2 personnes

  • Installer les panneaux et les flèches de signalisation

    3 personnes

  • Monter les postes de contrôle

    6 personnes

  • Mettre en place le catering et le point de boissons

    3 personnes

  • Briefer les animateurs de jeu

    2 personnes

  • Enregistrer les participants

    3 personnes

  • Distribuer les cartes d’équipe et le matériel

    3 personnes

  • Expliquer les règles du jeu et la sécurité

    2 personnes

  • Encadrer le jeu de ville

    8 personnes

  • Servir les boissons et les en-cas

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Récupérer les feuilles de score

    2 personnes

  • Vérifier les points et désigner le gagnant

    3 personnes

  • Assurer la remise des prix

    2 personnes

  • Saluer les participants à leur départ

    2 personnes

Suivi

  • Récupérer le matériel du checkpoint

    4 personnes

  • Démonter le mobilier et la décoration

    4 personnes

  • Laver la vaisselle et le matériel

    3 personnes

  • Collecter et trier les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu de départ

    3 personnes

  • Retirer les panneaux et les flèches de signalisation

    3 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Inventorier et ranger le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables pliantesqté 6
  • Chaises pliantesqté 50
  • Tentes de réceptionqté 2
  • Porte-manteauxqté 2

Équipement

  • Enceinte portable
  • Micro sans fil
  • Batteries externesqté 8
  • Chargeurs USBqté 8
  • Rallongesqté 3
  • Multiprisesqté 3

Matériel de sport

  • Presse-papiersqté 12
  • Chronomètresqté 8
  • Siffletsqté 8
  • Plots de circulationqté 20
  • Gilets pour les accompagnateursqté 10

Paperasse

  • Cartes d'itinéraireqté 12
  • Livrets de jeuqté 12
  • Feuilles de scoreqté 20
  • Cartes d'équipeqté 50
  • Consignes du point de contrôleqté 12
  • Panneaux d’orientationqté 30
  • Enveloppesqté 20
  • Étiquettes nominativesqté 60
  • Blocs-notesqté 12
  • Stylosqté 60
  • Marqueursqté 12
  • Pâte adhésiveqté 6
  • Marqueurs indélébilesqté 12

Catering

  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 4
  • Courses

Vaisselle

  • Verres réutilisablesqté 60
  • Tasses à café réutilisablesqté 50
  • Assiettes réutilisablesqté 60
  • Couverts réutilisablesqté 60
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Ciseauxqté 6

Décoration

  • Nappesqté 6
  • Ballonsqté 100
  • Ruban pour ballonsqté 2

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Balais à main et pellesqté 2
  • Kit de lavage

Conseils

  • Parcourez l’itinéraire en entier au moins 7 jours avant le jeu. Vérifiez les passages dangereux, les détours possibles et les endroits où installer les panneaux d’orientation.
  • Fixez la date limite d’inscription entre 5 et 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires, former les équipes et préparer les cartes d’équipe.
  • Testez chaque défi sur place avec un chronomètre avant d’imprimer les livrets de jeu. Notez la durée réelle, le matériel utilisé et la consigne exacte à transmettre au point de contrôle.
  • Préparez une enveloppe complète par équipe au plus tard la veille : cartes d’itinéraire, livret, feuille de score, stylos et consignes. Gardez quelques exemplaires vierges pour remplacer un document perdu.
  • Prévoyez une marge pour l’accueil et le rangement : installez les tables, chaises, boissons et matériel au moins 60 minutes avant le départ. Mettez les boissons au frais et préparez les en-cas avant l’arrivée des équipes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un jeu urbain ?
Comptez au minimum 3 à 4 semaines pour réserver le lieu de départ, demander les autorisations, recruter les animateurs et envoyer les invitations. Gardez les 5 à 7 derniers jours pour les inscriptions, les équipes et les impressions.
Quand faut-il tester le parcours d’un jeu urbain ?
Faites une première reconnaissance dès que l’itinéraire est défini, puis un test complet au moins 7 jours avant l’événement. Refaites un contrôle final 24 à 48 heures avant si le parcours dépend de travaux, de circulation ou d’un lieu temporaire.
Combien d’animateurs prévoir pour un jeu urbain ?
Prévoyez au moins un animateur par poste de contrôle, plus une personne référente au départ et à l’arrivée. Ajoutez une personne mobile si les équipes circulent sur plusieurs rues ou si le parcours dure plus de 2 heures.
Quand préparer les équipes et les enveloppes de jeu ?
Formez les équipes dès que les inscriptions sont closes, idéalement 3 à 5 jours avant le jeu. Composez les enveloppes et vérifiez chaque contenu la veille, afin de pouvoir réimprimer une carte ou une feuille de score manquante.

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