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Stadtspiel organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Stadtspiel steht und fällt mit einer getesteten Route, klaren Regeln und besetzten Checkpoints. Plane zuerst Spielfeld, Startort und Genehmigungen, bevor du Aufgaben und Punktesystem festlegst. Danach folgen Anmeldung, Teamaufteilung und die Einsatzplanung für Spielleiter und Begleitpersonen. Kurz vor dem Termin müssen Karten, Umschläge, Wertungsbögen, Wegweiser und Verpflegung fertig sein. Diese Checkliste ordnet die 53 Aufgaben und 44 benötigten Dinge nach dem tatsächlichen Ablauf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route und Spielfeld festlegen

    2 Personen

  • Startort reservieren

  • Erforderliche Genehmigung beantragen

  • Spielkonzept und Punktesystem ausarbeiten

    2 Personen

  • Spielaufgaben ausarbeiten

    3 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Spielleiter rekrutieren

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teams zusammenstellen

    2 Personen

  • Checkpoint-Besetzung einteilen

    2 Personen

  • Route vollständig ablaufen

    2 Personen

  • Spielaufgaben vor Ort testen

    3 Personen

  • Sichere Laufwege prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Preise und Spielmaterialien bestellen

  • Benötigtes Material einkaufen

    2 Personen

  • Spielkarten und Karten für die Route drucken

    2 Personen

  • Team-Umschläge zusammenstellen

    3 Personen

  • Checkpoint-Material per Post verpacken

    3 Personen

  • Scorebögen vorbereiten

    2 Personen

  • Teameinteilung ausdrucken

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks und belegte Brötchen vorbereiten

    3 Personen

  • Ausrüstung vollständig aufladen

  • Wettervorhersage und Maßnahmen prüfen

Event

  • Ort und Materialien prüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangs- und Anmeldebereich einrichten

    2 Personen

  • Routenschilder und Pfeile anbringen

    3 Personen

  • Checkpoint-Stationen aufbauen

    6 Personen

  • Catering- und Getränkestand einrichten

    3 Personen

  • Spielbetreuer einweisen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Teamkarten und Materialien ausgeben

    3 Personen

  • Spielregeln und Sicherheit erklären

    2 Personen

  • Stadtspiel begleiten

    8 Personen

  • Getränke und Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Bewertungsformulare einsammeln

    2 Personen

  • Punkte prüfen und Gewinner ermitteln

    3 Personen

  • Preisverleihung durchführen

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Checkpoint-Material abholen

    4 Personen

  • Möbel und Dekoration abbauen

    4 Personen

  • Geschirr und Materialien abwaschen

    3 Personen

  • Müll sammeln und sortieren

    3 Personen

  • Startort reinigen

    3 Personen

  • Wegweiser und Pfeile entfernen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien inventarisieren und aufbewahren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 50
  • PartyzelteAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Tragbarer Lautsprecher
  • Kabelloses Mikrofon
  • PowerbanksAnz. 8
  • USB-LadegeräteAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Sportmaterial

  • KlemmbretterAnz. 12
  • StoppuhrenAnz. 8
  • PfeifenAnz. 8
  • VerkehrshütchenAnz. 20
  • Weste für BegleitpersonenAnz. 10

Papierkram

  • RoutenpläneAnz. 12
  • SpielhefteAnz. 12
  • WertungsbögenAnz. 20
  • TeamkartenAnz. 50
  • Checkpoint-AnweisungenAnz. 12
  • WegweiserAnz. 30
  • UmschlägeAnz. 20
  • NamensaufkleberAnz. 60
  • NotizblöckeAnz. 12
  • StifteAnz. 60
  • MarkerAnz. 12
  • KlebestiftAnz. 6
  • Wasserfeste StifteAnz. 12

Catering

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • Einkäufe

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 60
  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 50
  • Mehrweg-TellerAnz. 60
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 8
  • ScherenAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Handfeger und KehrschaufelnAnz. 2
  • Wischset

Tipps

  • Lege Route und Spielfeld früh fest und laufe die Strecke mindestens einmal vollständig ab. Prüfe dabei sichere Laufwege, mögliche Engstellen und ob alle Checkpoints gut erreichbar sind.
  • Beantrage erforderliche Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst. Reserviere den Startort ebenfalls rechtzeitig, damit Treffpunkt, Ablauf und Aufbau nicht kurzfristig geändert werden müssen.
  • Teste jede Spielaufgabe vor Ort mit den vorgesehenen Spielkarten und Zeitvorgaben. So erkennst du vor dem Stadtspiel unklare Anweisungen, zu lange Wege und fehlendes Material.
  • Plane die Checkpoint-Besetzung mit einer konkreten Person pro Einsatzort und verschicke die Teilnehmerinformationen rechtzeitig. Teams, Ernährungswünsche und Kontaktangaben sollten spätestens vor dem Druck der Teamkarten feststehen.
  • Packe Team-Umschläge, Spielhefte, Wertungsbögen und Checkpoint-Anweisungen getrennt nach Einsatzort. Stelle Getränke kalt und bereite Snacks oder belegte Brötchen so vor, dass sie zum Start ohne Nacharbeit ausgegeben werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Stadtspiel organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Route, Startort und Genehmigungen. Die Anmeldung und Einteilung der Teams sollten spätestens 2 Wochen vorher abgeschlossen sein.
Wie viele Spielleiter braucht man für ein Stadtspiel?
Plane mindestens eine eingeteilte Person pro Checkpoint plus eine verantwortliche Spielleitung am Startort ein. Bei längeren Routen ist zusätzlich mindestens eine Begleitperson sinnvoll, die über sichere Laufwege und Notfallkontakte informiert ist.
Was muss man für ein Stadtspiel ausdrucken?
Bereite Routenpläne, Spielhefte, Wertungsbögen, Teamkarten, Checkpoint-Anweisungen und Wegweiser vor. Drucke das Material mindestens 3 Tage vorher, damit du Fehler korrigieren und für jeden Checkpoint einen vollständigen Umschlag packen kannst.
Wie viel Verpflegung braucht man für ein Stadtspiel?
Plane pro teilnehmender Person mindestens eine Portion Snacks oder ein belegtes Brötchen sowie Getränke für die gesamte Spielzeit ein. Getränke sollten am Veranstaltungstag vor dem Start gekühlt und in Kühlboxen ausgegeben werden.

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