Zo organiseer je een sportschool open dag

Begin met een duidelijk programma en leg vast welke proeflessen bezoekers kunnen volgen. Plan daarna de promotie, publiceer het aanmeldformulier en houd aanmeldingen bij, inclusief dieetwensen voor eten en drinken. Bevestig docenten, fotograaf en vrijwilligers ruim op tijd. In de laatste week controleer je de sportvloer, toegang, materialen en techniek; op de dag zelf draait alles om een vlotte registratie en korte wachtrijen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Proeflessen inroosteren
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Socialmediabericht plaatsen
5
Flyers verspreiden
3 personen
6
Aanmeldformulier publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Docenten bevestigen
11
Fotograaf bevestigen
12
Muziekafspeellijst samenstellen
13
Promotiemateriaal afdrukken
2 personen
14
Route- en veiligheidsbordjes maken
2 personen
15
Proeflesmaterialen selecteren
3 personen
16
Goodiebags samenstellen
3 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen controleren
2 personen
19
Koelboxen vullen
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Registratielijst afdrukken
22
Aanmeldpakketten klaarleggen
2 personen
23
Locatie vooraf schoonmaken
3 personen
24
Sportvloer controleren
2 personen
25
Deuren en toegang controleren
2 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Stoelen neerzetten
3 personen
28
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
29
Cateringtafel inrichten
2 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Licht en muziek testen
2 personen
32
Sportstations klaarzetten
4 personen
33
Proeflesruimtes inrichten
4 personen
34
Hapjes voorbereiden
3 personen
35
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
36
Goodiebags bij entree leggen
2 personen
37
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
38
Briefing instructeurs geven
5 personen

Event

39
Bezoekers verwelkomen
3 personen
40
Bezoekers registreren
3 personen
41
Rondleidingen geven
2 personen
42
Proeflessen begeleiden
6 personen
43
Sportstations begeleiden
5 personen
44
Ledeninformatie verstrekken
2 personen
45
Foto's maken
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Hapjes serveren
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Cateringtafel schoonhouden
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten tussentijds controleren
52
Wachtende bezoekers begeleiden
2 personen
53
Aanmeldingen voor proeflessen noteren
2 personen
54
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

55
Sportmateriaal opruimen
4 personen
56
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
57
Servies afwassen
2 personen
58
Koelboxen legen
2 personen
59
Afval verzamelen
3 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Decoratie verwijderen
2 personen
62
Apparatuur terugplaatsen
3 personen
63
Materialen controleren
2 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Bezoekers nabellen
2 personen
66
Proeflesafspraken bevestigen
2 personen
67
Foto's archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Registratiebalie
Kleedkamerbankenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 12
Wachtbankjesaantal 4

Sportmateriaal

Yoga mattenaantal 25
Fitnessmattenaantal 20
Kettlebellsaantal 12
Dumbbellsaantal 20
Weerstandsbandenaantal 20
Springtouwenaantal 12
Pilatesballenaantal 12
Medicineballsaantal 8
Pionnenaantal 24
Hoepelsaantal 12
Foamrollersaantal 12
Handdoekenaantal 50

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadstationsaantal 2
Laptop
Tabletaantal 2
Mobiele telefoonaantal 2

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenbogenaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Plantenaantal 8
Fotowand
Goodiebagsaantal 100

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Papierwerk

Registratieformulierenaantal 150
Inschrijfformulierenaantal 100
Programmakaartenaantal 150
Routekaartenaantal 100
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 10
Naamstickersaantal 150
Plakbandaantal 8
Schrijfblokkenaantal 10
Informatiemappenaantal 100
A4-standaardsaantal 12
Pijlbordjesaantal 20
Spandoekenaantal 4

Tips

Plan proeflessen in blokken van 30 tot 45 minuten en houd minstens 15 minuten vrij tussen twee lessen voor wisselen, uitleg en het klaarzetten van matten, pionnen of gewichten.
Stuur uitnodigingen minimaal 3 weken vooraf en plaats socialmediaberichten en flyers opnieuw in de laatste 7 dagen. Zet op elk bericht dezelfde aanmeldlink en vermeld duidelijk starttijd, kledingadvies en beschikbare proeflessen.
Maak de registratielijst uiterlijk de avond ervoor definitief en leg per deelnemer een aanmeldpakket klaar. Houd bij de balie ook een tablet of laptop gereed voor last-minute aanmeldingen en wijzigingen.
Wijs vrijwilligers per tijdsblok een vaste plek toe: registratie, routebegeleiding, kleedkamers en proeflessen. Plan per blok minstens 1 reservepersoon, omdat deelnemers vaak tegelijk binnenkomen vlak voor een les begint.
Test microfoons, luidsprekers, muziekspeler en verlengkabels vóór de deuren opengaan. Controleer bovendien de sportvloer en zet route- en veiligheidsbordjes op ooghoogte; bezoekers moeten registratie, kleedkamers en lesruimtes zonder vragen vinden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sportschool open dag organiseren?: Begin 6 weken vooraf met datum, programma, docenten en promotie. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de open dag en maak de definitieve deelnemerslijst 1 dag van tevoren.
Hoeveel proeflessen plan je tijdens een sportschool open dag?: Plan per proefles meestal 30 tot 45 minuten en houd 15 minuten wisseltijd aan. Bij een programma van 4 uur passen daardoor ongeveer 5 tot 6 blokken, afhankelijk van de ruimte en het aantal docenten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sportschool open dag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger bij registratie, 1 voor route en wachtrij en 1 aanspreekpunt per actieve lesruimte. Bij meerdere gelijktijdige lessen heb je meestal 1 extra vrijwilliger per ruimte nodig.
Wanneer zet je drinken en materialen klaar voor een sportschool open dag?: Controleer sportmaterialen en techniek uiterlijk de dag ervoor. Zet dranken 2 tot 3 uur voor de start koud, vul de koelboxen vlak voor opening en leg registratiepakketten en handdoeken vooraf per zone klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.