Zo organiseer je een fietspuzzeltocht

Begin niet met de puzzels, maar met een route die veilig en haalbaar is voor alle deelnemers. Reserveer eerst de startlocatie, bepaal de afstand en plan daarna checkpoints waar teams opdrachten kunnen uitvoeren. Proef de route uiterlijk twee weken vooraf op de fiets en controleer kruisingen, wegwerkzaamheden en lastige verkeerspunten. Daarna regel je teams, medewerkers, routekaarten, materialen en catering in een vaste volgorde. Zo ontdek je problemen met de route of bezetting voordat de eerste fietsers vertrekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Startlocatie reserveren
2
Fietsroute samenstellen
2 personen
3
Fietsroute proefrijden
2 personen
4
Route en verkeerspunten controleren
2 personen
5
Puzzelopdrachten uitwerken
2 personen
6
Checkpointlocaties vastleggen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Checkpointmedewerkers regelen
11
Deelnemers in teams indelen
12
Routekaarten en formulieren printen
13
Puzzels en enveloppen samenstellen
2 personen
14
Routepijlen en checkpointborden maken
2 personen
15
Fietsgereedschap controleren
16
Catering inkopen
2 personen
17
Materialen verzamelen
2 personen
18
Weersverwachting controleren
19
Deelnemersinformatie versturen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes en broodjes voorbereiden
3 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
23
Partytenten opbouwen
4 personen
24
Start- en finishbalie inrichten
2 personen
25
Checkpointmateriaal klaarzetten
3 personen
26
Routepijlen ophangen
3 personen
27
Versiering ophangen
2 personen
28
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

29
Deelnemers registreren
3 personen
30
Fietsen en verlichting controleren
2 personen
31
Startbriefing geven
2 personen
32
Teams gefaseerd laten starten
3 personen
33
Checkpoints bemannen
6 personen
34
Routepijlen onderweg controleren
2 personen
35
Pechhulp aan deelnemers bieden
2 personen
36
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
37
Finishers registreren
3 personen
38
Antwoorden nakijken
3 personen
39
Winnaars bekendmaken
40
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

41
Routepijlen en borden verwijderen
3 personen
42
Materialen en fietsenstalling opruimen
4 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
47
Geleende materialen retourneren
2 personen
48
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiemokkenaantal 50
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 4
Oplaadbare bouwlampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Start-finishbanner

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 50
Checkpointbordenaantal 8
Verkeerskegelsaantal 20
Fietspompenaantal 3
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Bandenlichtersaantal 6
Reservebinnenbandenaantal 10
Plaksetsaantal 4
Fietsverlichtingssetsaantal 20

Papierwerk

Routekaartenaantal 70
Antwoordformulierenaantal 70
Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 80
Waterdichte documenthoezenaantal 70
Enveloppenaantal 12
Deelnemersstickersaantal 80

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteilaantal 2
Emmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het proefrijden minimaal twee weken voor de tocht en noteer per routegedeelte de afstand, fietstijd en plekken waar deelnemers kunnen verdwalen. Controleer daarna opnieuw de verkeerssituatie vlak voor het evenement.
Leg per checkpoint één verantwoordelijke vast en geef die persoon een tijdschema, opdrachten en materiaal. Reken per checkpoint op extra tijd voor uitleg, controle en het verzamelen van achterblijvende teams.
Verstuur deelnemersinformatie uiterlijk zeven dagen vooraf met starttijd, startlocatie, teamindeling, route-instructies en wat deelnemers zelf moeten meenemen. Vraag dieetwensen tegelijk uit, zodat je catering niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Print routekaarten, formulieren en puzzels enkele dagen vooraf en maak complete enveloppen per team of checkpoint. Leg ook reserve-exemplaren klaar; een natte of zoekgeraakte routekaart kan anders de hele tocht vertragen.
Controleer fietspompen, fietsgereedschap, bandenlichters, reservebinnenbanden en plaksets vóór de start. Zet routepijlen en checkpointborden overdag duidelijk zichtbaar neer en neem fietsverlichting mee als een deel van de tocht in de schemering valt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een fietspuzzeltocht te organiseren?: Trek minimaal vier weken uit voor een tocht met meerdere checkpoints en medewerkers. Gebruik de eerste twee weken voor locatie, route en opdrachten; reserveer de laatste twee weken voor deelnemers, materiaal en een proefrit.
Hoe ver van tevoren moet ik een fietspuzzeltocht uitnodigen?: Stuur de uitnodiging ongeveer vier weken vooraf als deelnemers hun agenda moeten vrijhouden. Sluit de aanmeldingen zeven tot tien dagen voor de tocht, zodat je teams, dieetwensen, formulieren en catering kunt afronden.
Hoeveel medewerkers heb je nodig voor een fietspuzzeltocht?: Reken op minimaal één medewerker per checkpoint en één of twee mensen voor de start- en finishbalie. Bij vier checkpoints heb je dus minstens zes medewerkers nodig, exclusief iemand die onderweg bereikbaar blijft voor pech of vertraging.
Hoe controleer je of een fietsroute geschikt is voor een puzzeltocht?: Fiets de volledige route minstens één keer proef en controleer kruisingen, verkeerspunten, wegwerkzaamheden en de zichtbaarheid van routepijlen. Doe een laatste controle uiterlijk één week vooraf en pas de route aan als een deel onveilig of onduidelijk is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.