Checklist voor een fietspuzzeltocht organiseren

Een fietspuzzeltocht staat of valt met een route die je vooraf zelf hebt gereden en checkpoints die op tijd klaarstaan. Regel eerst de startlocatie, route en puzzelopdrachten; daarna volgen deelnemers, teams en medewerkers. In de laatste week controleer je verkeerspunten, fiets- en printmateriaal en de weersverwachting. Op de dag zelf werk je met een aparte start-finishbalie, duidelijke routepijlen en per checkpoint een complete set materialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Startlocatie reserveren
Fietsroute samenstellen
2 personen
Fietsroute proefrijden
2 personen
Route en verkeerspunten controleren
2 personen
Puzzelopdrachten uitwerken
2 personen
Checkpointlocaties vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Checkpointmedewerkers regelen
Deelnemers in teams indelen
Routekaarten en formulieren printen
Puzzels en enveloppen samenstellen
2 personen
Routepijlen en checkpointborden maken
2 personen
Fietsgereedschap controleren
Catering inkopen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes en broodjes voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Start- en finishbalie inrichten
2 personen
Checkpointmateriaal klaarzetten
3 personen
Routepijlen ophangen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Fietsen en verlichting controleren
2 personen
Startbriefing geven
2 personen
Teams gefaseerd laten starten
3 personen
Checkpoints bemannen
6 personen
Routepijlen onderweg controleren
2 personen
Pechhulp aan deelnemers bieden
2 personen
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
Finishers registreren
3 personen
Antwoorden nakijken
3 personen
Winnaars bekendmaken
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Routepijlen en borden verwijderen
3 personen
Materialen en fietsenstalling opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiemokkenaantal 50
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 4
Oplaadbare bouwlampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Start-finishbanner

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 50
Checkpointbordenaantal 8
Verkeerskegelsaantal 20
Fietspompenaantal 3
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Bandenlichtersaantal 6
Reservebinnenbandenaantal 10
Plaksetsaantal 4
Fietsverlichtingssetsaantal 20

Papierwerk

Routekaartenaantal 70
Antwoordformulierenaantal 70
Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 80
Waterdichte documenthoezenaantal 70
Enveloppenaantal 12
Deelnemersstickersaantal 80

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteilaantal 2
Emmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Rijd de volledige fietsroute uiterlijk één week vooraf proef. Noteer kruisingen, lastige oversteekplaatsen en plekken waar routepijlen of verkeerskegels nodig zijn.
Leg checkpointlocaties minimaal twee weken voor de tocht vast en wijs per checkpoint een medewerker aan. Geef iedereen een route, tijdstip en lijst met benodigd materiaal.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk zeven dagen vooraf. Deel deelnemers daarna in teams in en druk routekaarten, formulieren en puzzels per team af.
Maak per checkpoint één envelop met opdrachten, formulieren, pennen en eventuele aanwijzingen. Zet daarnaast fietspompen, bandenlichters, plaksets en reservebinnenbanden centraal klaar voor pech onderweg.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wat onder partytenten moet staan. Koel dranken de avond ervoor, bereid hapjes en broodjes voor en richt de start- en finishbalie minstens één uur voor vertrek in.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het organiseren van een fietspuzzeltocht?: Reken op 4 tot 6 weken voorbereiding. Reserveer de startlocatie en werk de route bij voorkeur minimaal een maand vooraf uit; de laatste week gebruik je voor teams, prints en materiaalcontrole.
Hoe ver van tevoren moet ik een fietspuzzeltocht versturen?: Stuur uitnodigingen 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de tocht. Zo houd je tijd over om teams, dieetwensen, catering en checkpointmedewerkers te regelen.
Wanneer moet ik een fietsroute voor een puzzeltocht proefrijden?: Rijd de route minimaal 7 dagen vooraf volledig proef. Controleer daarna nog 24 tot 48 uur voor de start of werkzaamheden, omleidingen of verkeerssituaties de route hebben veranderd.
Wat moet ik klaarzetten bij checkpoints van een fietspuzzeltocht?: Leg per checkpoint vooraf een complete envelop met puzzels, formulieren en schrijfmateriaal klaar. Zet de checkpointborden en routepijlen op tijd neer en zorg dat medewerkers uiterlijk 30 minuten voor de eerste deelnemers aanwezig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.