Checklist voor een goed georganiseerd stadsgesprek

Een stadsgesprek vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een paar stoelen. Leg eerst datum, locatie, thema en programma vast en werk daarna toe naar sprekers, aanmeldingen en publieksinformatie. In de laatste week verschuift de aandacht naar dieet- en toegankelijkheidswensen, techniek, badges en catering. Met deze checklist zie je welke voorbereidingen vroeg moeten starten en wat je pas op de dag zelf klaarzet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma en gespreksthema bepalen
3 personen
Sprekers en gespreksleiders benaderen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen en meldingen controleren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Socialmediaberichten plaatsen
Persbericht versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheidswensen verzamelen
Sprekersinformatie verzamelen
Gespreksvragen voorbereiden
3 personen
Programma definitief maken
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Herinnering aan bezoekers sturen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Materialen en apparatuur controleren
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijst printen
Boodschappen doen
3 personen
Hapjes en lunch voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Gesprekstafels inrichten
3 personen
Registratiematerialen klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
Microfoons en speaker testen
2 personen
Verlichting en stroom controleren
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
Briefing gespreksbegeleiders geven
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Opening aankondigen
Gespreksthema toelichten
Gespreksrondes begeleiden
6 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Notulen per tafel bijhouden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Buffet en pauzeruimte beheren
3 personen
Hoofdgesprek begeleiden
3 personen
Actiepunten zichtbaar vastleggen
2 personen
Techniek tijdens gesprek bedienen
Avondbuffet serveren
4 personen
Publieksvragen modereren
2 personen
Afsluiting aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Restanten veilig verpakken
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Aanwezigheidslijst archiveren
Gespreksnotities uitwerken
3 personen
Bedankbericht versturen
Samenvatting met bezoekers delen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Ontvangsttafel
Spreektafel
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Laptop
Beeldscherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 10
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Snijplanken voor broodaantal 3
Serveerlepelsaantal 10
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naambadgesaantal 140
Pennenaantal 80
Programmaflyersaantal 140
Richtingsbordenaantal 12
Informatiebannersaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12
Flip-overvellenaantal 80
Stiftenaantal 60
Plakbriefjesaantal 30
Schilderstapeaantal 6
Kleefgumaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakkenaantal 80
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Benader sprekers en gespreksleiders zodra datum, locatie en thema voorlopig vaststaan. Verzamel uiterlijk twee weken vooraf hun biografie, functietitel, contactgegevens en praktische wensen voor het programma.
Open aanmeldingen pas nadat het programma en de locatie-informatie duidelijk zijn. Verwerk aanmeldingen doorlopend en stuur uiterlijk 48 uur voor aanvang een bevestiging met tijd, route, toegankelijkheidsinformatie en eventuele laatste wijzigingen.
Plan een apart moment voor toegankelijkheids- en dieetwensen. Vraag bij de aanmelding naar beide onderwerpen en geef de verzamelde informatie uiterlijk één week vooraf door aan locatie en catering.
Test de presentatieketen niet alleen met de laptop, maar ook met het beeldscherm, de HDMI-kabel, microfoons, speaker, verlengkabels en stekkerdozen. Controleer dit minimaal één dag vooraf en leg oplaadbare powerbanks klaar voor ontvangst en techniek.
Bereid de ontvangst voor op piekmomenten: zet de aanwezigheidslijst, naambadges en ontvangsttafel klaar voordat bezoekers binnenkomen. Zet dranken pas vlak voor opening koud en reken de benodigde hapjes, lunch en glazen op basis van het definitieve aantal aanmeldingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een stadsgesprek organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, thema en programma. Sprekers benaderen en vergunningen of meldingen controleren kost vaak meer tijd dan verwacht.
Wanneer stuur ik uitnodigingen voor een stadsgesprek?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken voor de bijeenkomst, zodra datum, locatie en hoofdprogramma vaststaan. Stuur 48 uur vooraf een herinnering met praktische informatie.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een stadsgesprek?: Plan minimaal 2 uur voor stoelen, tafels, ontvangst, techniek, badges en catering. Trek extra tijd uit als je meerdere draadloze microfoons, een beeldscherm of een uitgebreide presentatie gebruikt.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen voor een stadsgesprek?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal en de wensen uiterlijk 7 dagen vooraf aan de cateraar of locatie door. Bereken daarna hapjes, lunch, koffie en water opnieuw op basis van de bevestigde deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.