Checklist para organizar un encuentro ciudadano

Un encuentro ciudadano necesita más que una fecha y una sala. Hay que cerrar el tema y el programa, coordinar a ponentes y moderadores, controlar las inscripciones y preparar la recepción, el equipo y el catering. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado, desde las primeras reservas hasta las últimas comprobaciones. También ayuda a detectar lo que suele quedar para el final: permisos, accesibilidad, preferencias dietéticas, acreditaciones, cables y bebidas frías.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Definir el programa y el tema de la conversación
3 personas
Contactar con ponentes y moderadores
2 personas
Hacer reservas
Comprobar permisos y notificaciones
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Publicar mensajes en redes sociales
Enviar nota de prensa
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recoger necesidades de accesibilidad
Recopilar información de los ponentes
Preparar las preguntas de la conversación
3 personas
Definir el programa final
2 personas
Confirmar inscripciones
2 personas
Enviar recordatorio a los visitantes
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar materiales y equipos
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir la lista de asistencia
Hacer la compra
3 personas
Preparar aperitivos y almuerzo
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios y los aseos
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar mesas de conversación
3 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Preparar el material de presentación
2 personas
Probar micrófonos y altavoces
2 personas
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
Dar la briefing a los moderadores
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar la asistencia
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Servir café y té
3 personas
Anunciar la apertura
Explicar el tema de conversación
Guiar las rondas de conversación
6 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Llevar el acta por mesa
6 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Anunciar el descanso
Gestionar el bufé y la sala de descanso
3 personas
Coordinar la charla principal
3 personas
Registrar los puntos de acción de forma visible
2 personas
Manejar la tecnología durante la conversación
Servir el buffet de la noche
4 personas
Moderar las preguntas del público
2 personas
Anunciar el cierre
Despedir a los visitantes
3 personas
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Archivar la lista de asistencia
Desarrollar las notas de la conversación
3 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir el resumen con los asistentes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillascant. 120
Mesa de recepción
Mesa de oradores
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Altavoz portátil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Portátil
Pantalla
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externas recargablescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 10
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Tablas de cortar para pancant. 3
Cucharones de servircant. 10
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3

Decoración

Mantelescant. 12
Credencialescant. 140
Bolígrafoscant. 80
Folletos del programacant. 140
Señales direccionalescant. 12
Banners informativoscant. 4
Decoración de mesacant. 12
Hojas de rotafoliocant. 80
Rotuladorescant. 60
Notas adhesivascant. 30
Cinta de pintorcant. 6
Masilla adhesivacant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Bolsas de basuracant. 80
Cubos de limpiezacant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Cepillos para fregarcant. 4
Escobas de manocant. 3
Recogedores de basuracant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de abrir las inscripciones. Así podrás publicar una convocatoria con horarios, tema, ponentes y condiciones de asistencia sin tener que corregirla después.
Pregunta por necesidades de accesibilidad y preferencias dietéticas durante la inscripción, no la víspera. Usa esas respuestas para calcular el catering y preparar la distribución de la sala.
Confirma a ponentes y moderadores cuando falten entre 7 y 10 días, y recopila entonces sus datos y necesidades técnicas. Prepara también las preguntas de la conversación y el programa final.
Haz una prueba completa del equipo al menos 2 horas antes de recibir al público: portátil, pantalla, cable HDMI, micrófonos, altavoz, alargadores y regletas. Lleva baterías externas cargadas por si falla una toma.
Prepara la recepción antes de la llegada: mesa, acreditaciones y lista de asistencia impresa. Enfría las bebidas con tiempo y coloca tazas, vasos, platos, cubiertos y utensilios de servicio antes de empezar el programa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un encuentro ciudadano?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas reservar una sala, conseguir ponentes y tramitar permisos. Abre las inscripciones cuando el lugar, el horario y el programa básico estén confirmados, normalmente 3 o 4 semanas antes.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones y los recordatorios?: Envía la invitación entre 3 y 4 semanas antes y mantén las inscripciones abiertas durante al menos 14 días. Manda un recordatorio a las personas confirmadas entre 48 y 72 horas antes, con la dirección, el horario y las indicaciones de acceso.
¿Cuándo se calcula el catering para un encuentro ciudadano?: Haz un cálculo provisional al cerrar las inscripciones y uno definitivo entre 3 y 5 días antes. En ese último recuento incluye las preferencias dietéticas, las necesidades de accesibilidad y un pequeño margen para cambios de última hora.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala y probar el equipo?: Reserva como mínimo 2 horas antes del inicio para colocar mesas, sillas, recepción y materiales, y para probar sonido y pantalla. Si hay varios micrófonos o una presentación, añade otros 30 minutos para resolver conexiones y niveles de audio.

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