Organiser un débat citoyen : la checklist complète

Un débat citoyen demande plus qu’une salle et quelques intervenants. Il faut cadrer le thème, confirmer les autorisations, ouvrir les inscriptions et préparer un accueil qui fonctionne dès la première arrivée. Cette checklist suit l’organisation dans l’ordre, de la réservation du lieu au rangement du matériel. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : accessibilité, besoins alimentaires, badges, sonorisation, liste de présence et quantités de restauration.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le programme et le thème de discussion
3 personnes
Contacter les intervenants et les animateurs
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations et les déclarations
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Envoyer le communiqué de presse
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les besoins d’accessibilité
Rassembler les informations sur les intervenants
Préparer les questions de discussion
3 personnes
Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Envoyer un rappel aux visiteurs
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier les matériels et équipements
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Faire les courses
3 personnes
Préparer les encas et le déjeuner
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces et les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Aménager les tables de discussion
3 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Installer le matériel de présentation
2 personnes
Tester les microphones et l’enceinte
2 personnes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Donner le briefing aux animateurs de discussion
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Annoncer l'ouverture
Présenter le thème de l’échange
Animer les tours de discussion
6 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Rédiger le compte rendu par table
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Annoncer la pause
Gérer le buffet et l’espace pause
3 personnes
Animer l’entretien principal
3 personnes
Consigner visiblement les points d’action
2 personnes
Gérer la technique pendant l’entretien
Servir le buffet du soir
4 personnes
Modérer les questions du public
2 personnes
Annoncer la clôture
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Archiver la liste de présence
Mettre au propre les notes d'entretien
3 personnes
Envoyer un message de remerciement
Partager le récapitulatif avec les visiteurs
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 120
Table d’accueil
Table de prise de parole
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Enceinte portable
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Ordinateur portable
Écran
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 10
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Planches à découper pour le painqté 3
Cuillères de serviceqté 10
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Décoration

Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 140
Stylosqté 80
Flyers du programmeqté 140
Panneaux directionnelsqté 12
Bannières d’informationqté 4
Décoration de tableqté 12
Feuilles de paperboardqté 80
Marqueursqté 60
Post-itqté 30
Ruban de masquageqté 6
Pâte adhésiveqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sacs poubelleqté 80
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de contacter les intervenants : vérifiez notamment la capacité d’accueil, l’accessibilité, les prises électriques et les autorisations nécessaires.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est suffisamment stable, puis demandez séparément les besoins alimentaires et d’accessibilité. Relancez les inscrits quelques jours avant le débat pour limiter les absences non signalées.
Préparez les questions de discussion avant la finalisation du programme. Prévoyez aussi un déroulé minuté : accueil, introductions, échanges, questions du public et conclusion.
Testez le son et l’image avant l’ouverture des portes : microphone sans fil, enceinte, ordinateur, écran, câble HDMI, rallonges et multiprises doivent être vérifiés ensemble, pas séparément.
Calculez la restauration à partir des inscriptions confirmées et gardez une marge pour les boissons. Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et installez les tasses, verres, assiettes et couverts avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un débat citoyen ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les intervenants, vérifier les autorisations, ouvrir les inscriptions et envoyer un rappel aux visiteurs.
Quand envoyer les invitations pour un débat citoyen ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu, le thème et les premiers intervenants sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Faites une relance 3 à 5 jours avant le débat.
Quel matériel prévoir pour un débat citoyen ?: Prévoyez au minimum une table de prise de parole, des chaises, une enceinte portable, des microphones, un ordinateur, un écran, un câble HDMI, des rallonges et des multiprises. Testez toute la chaîne audio et vidéo au moins 60 minutes avant l’accueil.
Combien de boissons et d’encas prévoir par personne ?: Pour un débat de 2 à 3 heures, comptez environ 2 boissons par personne, puis ajoutez 10 % de marge. Prévoyez au moins un encas par participant inscrit et adaptez les quantités aux besoins alimentaires recueillis.

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