Stadtgespräch organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Stadtgespräch braucht mehr Vorbereitung als nur ein Thema und ein paar Stühle. Lege zuerst Termin, Ort und Gesprächsformat fest, bevor du Sprecher, Moderation und Einladungen organisierst. Danach folgen Anmeldungen, Pressearbeit, Technik, Barrierefreiheit und Catering. Plane am Veranstaltungstag außerdem Zeit für Namensschilder, Anwesenheitsliste, Mikrofone, Bildschirm und gekühlte Getränke ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Programm und Gesprächsthema festlegen
3 Personen
Sprecher und Moderatoren ansprechen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Social-Media-Beiträge posten
Pressemitteilung versenden
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Anforderungen zur Barrierefreiheit sammeln
Sprecherinformationen sammeln
Gesprächsfragen vorbereiten
3 Personen
Programm finalisieren
2 Personen
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
Erinnerung an Besucher senden
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Materialien und Ausrüstung prüfen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Anwesenheitsliste drucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Snacks und Mittagessen vorbereiten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Räume und Toiletten kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
Gesprächstische einrichten
3 Personen
Registrierungsmaterialien bereitlegen
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Präsentationsmaterial bereitlegen
2 Personen
Mikrofone und Lautsprecher testen
2 Personen
Beleuchtung und Strom prüfen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
Briefing für Gesprächsleiter geben
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Eröffnung ankündigen
Gesprächsthema erläutern
Gesprächsrunden moderieren
6 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Notizen pro Tisch führen
6 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Pause ankündigen
Buffet und Pausenraum betreuen
3 Personen
Hauptgespräch begleiten
3 Personen
Aktionspunkte sichtbar festhalten
2 Personen
Technik während des Gesprächs bedienen
Abendbuffet servieren
4 Personen
Publikumsfragen moderieren
2 Personen
Abschluss ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen
Reste sicher verpacken
2 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Anwesenheitsliste archivieren
Gesprächsnotizen ausarbeiten
3 Personen
Dankesnachricht versenden
Zusammenfassung mit Besuchern teilen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
StühleAnz. 120
Empfangstisch
Rednertisch
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Tragbarer Lautsprecher
FunkmikrofoneAnz. 2
Mikrofonständer
Laptop
Bildschirm
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 10
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
Schneidebretter für BrotAnz. 3
ServierlöffelAnz. 10
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
NamensschilderAnz. 140
StifteAnz. 80
ProgrammflyerAnz. 140
WegweiserAnz. 12
InformationsbannerAnz. 4
TischdekorationAnz. 12
FlipchartblätterAnz. 80
StifteAnz. 60
KlebezettelAnz. 30
AbdeckbandAnz. 6
KlebestiftAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllsäckeAnz. 80
PutzeimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
SpülbürstenAnz. 4
HandfegerAnz. 3
MüllgreiferAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Termin und Ort mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Prüfe dabei nicht nur die Raumreservierung, sondern auch Genehmigungen, Meldungen und die Zugänglichkeit für Besucher.
Sprich Sprecher und Moderation frühzeitig an und verschicke die Einladungen erst, wenn Thema, Programm und Anmeldeweg feststehen. Für Rückfragen und Absagen solltest du mindestens 2 Wochen Bearbeitungszeit einplanen.
Erfasse bei der Anmeldung Ernährungswünsche und Anforderungen zur Barrierefreiheit direkt mit. Eine Erinnerung 3 bis 5 Tage vor dem Stadtgespräch reduziert vergessene Anmeldungen und macht offene Angaben sichtbar.
Teste die Technik spätestens am Vortag: Funkmikrofone, tragbarer Lautsprecher, Laptop, Bildschirm, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel. Halte zusätzlich Powerbanks bereit, damit Einlassliste und Kommunikation nicht an einem leeren Akku scheitern.
Berechne Catering und Getränke nach der bestätigten Teilnehmerzahl und stelle Wasser sowie andere Getränke rechtzeitig kalt. Plane für das erste Gesprächsstündchen etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und richte Teller, Besteck, Servierschalen und Zangen vor Beginn her.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Stadtgespräch organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Ort, Thema und Programm. Sprecher, Genehmigungen und Einladungen brauchen meist mehrere Abstimmungsrunden.
Was braucht man für ein Stadtgespräch an Technik?: Plane mindestens Mikrofone, Lautsprecher, Laptop, Bildschirm, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel ein. Teste die gesamte Verbindung spätestens am Vortag und halte eine Powerbank als Reserve bereit.
Wie viele Getränke braucht man für ein Stadtgespräch?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, einschließlich Wasser. Bei einer längeren Veranstaltung solltest du pro weiterer Stunde ungefähr 1 Getränk je Person ergänzen.
Wann sollte man die Erinnerung an Teilnehmer verschicken?: Sende die Erinnerung 3 bis 5 Tage vor dem Stadtgespräch. Nenne darin Beginn, Ort, Anreisehinweise und bitte um eine letzte Rückmeldung bei Änderungen der Anmeldung.

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