Wat heb je nodig voor een Stadsgesprek?

Voor een Stadsgesprek heb je meer nodig dan koffie en stoelen. Bezoekers moeten zich kunnen aanmelden, hun naam kunnen vinden en het gesprek goed kunnen volgen. Denk daarom aan een ontvangsttafel, naambadges, water voor sprekers en techniek die past bij de ruimte. Stem de boodschappen af op het aantal bevestigde bezoekers en tel sprekers en gespreksleiders mee. Controleer dieetwensen en toegankelijkheidswensen uiterlijk een week vooraf, zodat je lunch en opstelling nog kunt aanpassen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Ontvangsttafel
Spreektafel
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Laptop
Beeldscherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 10
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Snijplanken voor broodaantal 3
Serveerlepelsaantal 10
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naambadgesaantal 140
Pennenaantal 80
Programmaflyersaantal 140
Richtingsbordenaantal 12
Informatiebannersaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12
Flip-overvellenaantal 80
Stiftenaantal 60
Plakbriefjesaantal 30
Schilderstapeaantal 6
Kleefgumaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakkenaantal 80
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilo
- Theezakjes - 250 stuks
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 3 dozen
- Groene thee - 2 dozen
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 dozen
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 8 liter
- Citroenen - 20 stuks
- Plat water - 60 liter
- Bruisend water - 60 liter
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- IJsthee - 8 flessen
- Appelsap - 8 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Alcoholvrije wijn - 12 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Stokbroden - 20 stuks
- Volkorenbroden - 12 broden
- Wraps - 100 stuks
- Roomkaas - 3 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Jonge kaas - 4 kilo
- Belegen kaas - 3 kilo
- Kalkoenfilet - 3 kilo
- Gerookte kipfilet - 3 kilo
- Eiersalade - 2 kilo
- Tonijnsalade - 2 kilo
- Rucola - 1 kilo
- Sla - 8 kroppen
- Komkommers - 15 stuks
- Tomaten - 8 kilo
- Paprika's - 30 stuks
- Rode uien - 3 kilo
- Avocado's - 20 stuks
- Olijven - 4 potten
- Zongedroogde tomaten - 3 potten
- Mayonaise - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 3 potten
- Pestosaus - 4 potten
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Olijfolie - 3 liter
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 3 potjes
- Italiaanse kruiden - 3 potjes
- Paprikapoeder - 2 potjes
- Knoflook - 10 bollen
- Kruidenboter - 2 kilo
- Aardappelsalade - 8 kilo
- Pastasalade - 8 kilo
- Groene salade - 8 kilo
- Falafel - 4 kilo
- Groenteballetjes - 4 kilo
- Kipspiesjes - 5 kilo
- Focaccia - 12 stuks
- Kruidenroomkaas - 2 kilo
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Druiven - 8 kilo
- Mandarijnen - 80 stuks
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Zoute nootjes - 8 zakken
- Rijstwafels - 8 pakken
- Koekjes - 12 pakken
- Brownies - 120 stuks
- Mini-muffins - 120 stuks
- Dieetkoekjes - 4 pakken
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Vegan wraps - 20 stuks
- Papieren servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Handzeep - 6 flessen
- Handdesinfectie - 6 flessen
- Sponsjes - 12 stuks
- Rubberen handschoenen - 6 paar
- Vershoudbakjes - 20 stuks
- Diepvrieszakken - 2 dozen
- Aluminium bakjes - 40 stuks

Tips

Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon: koffie, thee en water samen. Zet daarnaast per spreker een eigen waterglas en waterkan klaar bij de spreektafel.
Plan ongeveer 1,5 tot 2 lunchporties per persoon als het Stadsgesprek rond lunchtijd plaatsvindt. Tel 10% extra mee voor onverwachte bezoekers en houd vegetarische, allergie- en andere dieetopties apart herkenbaar.
Leg bij de ontvangsttafel minstens één naambadge per aangemelde bezoeker, spreker en begeleider klaar, plus een geprinte aanwezigheidslijst. Sorteer de badges alfabetisch; dat voorkomt zoeken tijdens de eerste 15 minuten.
Test laptop, beeldscherm, HDMI-kabel, draagbare speaker en draadloze microfoons uiterlijk de dag ervoor samen. Neem minimaal twee verlengkabels en twee stekkerdozen mee en laad powerbanks volledig op.
Zet gekoelde dranken en koelboxen ten minste 2 uur voor aanvang klaar. Controleer vóór het boodschappen doen of er genoeg koffiekopjes, waterglazen, borden, besteksets en serveertangen zijn voor het definitieve aantal bezoekers.

Veelgestelde vragen

Hoeveel drinken heb ik nodig voor een stadsgesprek?: Reken op 2 tot 3 drankjes per persoon in het eerste uur, inclusief koffie, thee en water. Voor een bijeenkomst van 40 mensen zijn dat ongeveer 80 tot 120 drankmomenten; houd voor sprekers extra water apart.
Hoeveel lunch moet ik bestellen voor een stadsgesprek?: Bestel 1,5 tot 2 porties per persoon wanneer de lunch het hoofd eetmoment is en tel ongeveer 10% extra. Geef dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf door aan de cateraar of degene die de boodschappen doet.
Wanneer moet ik de techniek voor een stadsgesprek testen?: Test laptop, beeldscherm, HDMI-kabel, speaker en microfoons uiterlijk 1 dag voor het gesprek op de echte locatie. Controleer op de dag zelf nog 60 minuten voor aanvang het geluid, de aansluiting en de batterijen.
Hoeveel naambadges heb ik nodig voor een stadsgesprek?: Maak één badge per aangemelde bezoeker, spreker en organisator en leg 10% extra blanco badges klaar. Print de aanwezigheidslijst en sorteer de badges uiterlijk de avond ervoor bij de ontvangsttafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.