Qué necesitas para un encuentro ciudadano

Para un encuentro ciudadano necesitas preparar tanto la recepción como la conversación y el catering. La lista incluye mobiliario, sonido, proyección, vajilla, bebidas y elementos para servir la comida. Calcula las cantidades según el número de inscripciones confirmadas y añade un pequeño margen para imprevistos. Compra o revisa el material al menos 2 o 3 días antes, y enfría las bebidas el mismo día.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillascant. 120
Mesa de recepción
Mesa de oradores
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Altavoz portátil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Portátil
Pantalla
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externas recargablescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 10
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Tablas de cortar para pancant. 3
Cucharones de servircant. 10
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3

Decoración

Mantelescant. 12
Credencialescant. 140
Bolígrafoscant. 80
Folletos del programacant. 140
Señales direccionalescant. 12
Banners informativoscant. 4
Decoración de mesacant. 12
Hojas de rotafoliocant. 80
Rotuladorescant. 60
Notas adhesivascant. 30
Cinta de pintorcant. 6
Masilla adhesivacant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Bolsas de basuracant. 80
Cubos de limpiezacant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Cepillos para fregarcant. 4
Escobas de manocant. 3
Recogedores de basuracant. 2

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilos
- Bolsitas de té - 250 unidades
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Té verde - 2 cajas
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Limones - 20 unidades
- Agua sin gas - 60 litros
- Agua con gas - 60 litros
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Té helado - 8 botellas
- Zumo de manzana - 8 litros
- Zumo de naranja - 8 litros
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Vino sin alcohol - 12 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Barras de pan - 20 unidades
- Panes integrales - 12 panes
- Wraps - 100 unidades
- Queso crema - 3 kilo
- Hummus - 3 kilos
- Queso joven - 4 kilos
- Queso curado - 3 kilos
- Pechuga de pavo - 3 kilos
- Pechuga de pollo ahumada - 3 kilos
- Ensalada de huevo - 2 kilos
- Ensalada de atún - 2 kilos
- Rúcula - 1 kilo
- Lechuga - 8 unidades
- Pepinos - 15 unidades
- Tomates - 8 kilos
- Pimientos - 30 unidades
- Cebollas rojas - 3 kilo
- Aguacates - 20 unidades
- Aceitunas - 4 frascos
- Tomates secos - 3 tarros
- Mayonesa - 3 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Mostaza - 3 tarros
- Salsa pesto - 4 tarros
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Aceite de oliva - 3 litros
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 3 botes
- Hierbas italianas - 3 tarros
- Pimentón - 2 botes
- Ajo - 10 cabezas
- Mantequilla de hierbas - 2 kilos
- Ensalada de patata - 8 kilo
- Ensalada de pasta - 8 kilos
- Ensalada verde - 8 kilos
- Falafel - 4 kilos
- Croquetas de verduras - 4 kilo
- Brochetas de pollo - 5 kilo
- Focaccia - 12 unidades
- Queso crema con hierbas - 2 kilos
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Uvas - 8 kilos
- Mandarinas - 80 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Frutos secos salados - 8 bolsas
- Tortitas de arroz - 8 paquetes
- Galletas - 12 paquetes
- Brownies - 120 unidades
- Mini muffins - 120 unidades
- Galletas para dieta - 4 paquetes
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Wraps veganos - 20 unidades
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Guantes de goma - 6 pares
- Recipientes herméticos - 20 unidades
- Bolsas de congelación - 2 cajas
- Bandejas de aluminio - 40 unidades

Consejos

Para la recepción, reserva una mesa específica y prepara las acreditaciones y la lista de asistencia antes de que llegue el primer participante. Lleva entre un 5 % y un 10 % más de acreditaciones de las inscripciones confirmadas.
Comprueba el sonido y la presentación con todos los cables conectados al menos 60 minutos antes. Lleva un cable HDMI adicional y prueba los micrófonos inalámbricos con los ponentes y la persona moderadora.
Calcula la bebida por persona: para la primera hora, prevé 2 o 3 consumiciones, y después aproximadamente 1 por hora. Enfría el agua y las demás bebidas con varias horas de antelación; las cubiteras ayudan a mantenerlas frías durante el encuentro.
Prepara la vajilla y el material de servicio antes de colocar los aperitivos y el almuerzo. Cuenta una taza, un vaso, un plato y un juego de cubiertos por persona, más un 10 % de reserva.
No dejes para el último momento las necesidades dietéticas y de accesibilidad. Cierra esa información entre 3 y 5 días antes y separa las opciones de comida para evitar confusiones durante el servicio.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta bebida necesito para un encuentro ciudadano?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y 1 bebida por persona por cada hora adicional. Añade alrededor de un 10 % extra, especialmente si el encuentro dura más de 2 horas.
¿Cuándo debo comprar la comida y las bebidas?: Compra los productos no perecederos entre 2 y 3 días antes. Compra los alimentos frescos el día anterior y enfría las bebidas varias horas antes de que empiece el encuentro.
¿Cuánta vajilla necesito por invitado?: Prepara una taza de café, un vaso para agua, un plato y unos cubiertos por persona. Añade un 10 % adicional para reposiciones, roturas o asistentes que utilicen una segunda pieza.
¿Con cuánta antelación debo revisar el equipo audiovisual?: Haz una primera comprobación el día anterior y una prueba completa al menos 60 minutos antes de la llegada del público. Verifica especialmente el portátil, la pantalla, el cable HDMI, las regletas, los alargadores y las baterías externas.

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