Que faut-il prévoir pour un débat citoyen ?

Un débat citoyen demande plus que quelques chaises et un micro. Il faut prévoir l’accueil, la prise de parole, la diffusion du programme et un service simple pour les boissons, les encas ou le déjeuner. Cette liste rassemble le matériel et les fournitures à acheter ou à apporter, avec les points qui manquent souvent au dernier moment. Adapte les quantités au nombre d’inscrits et garde une marge pour les intervenants, les animateurs et les retardataires.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 120
Table d’accueil
Table de prise de parole
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Enceinte portable
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Ordinateur portable
Écran
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 10
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Planches à découper pour le painqté 3
Cuillères de serviceqté 10
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Décoration

Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 140
Stylosqté 80
Flyers du programmeqté 140
Panneaux directionnelsqté 12
Bannières d’informationqté 4
Décoration de tableqté 12
Feuilles de paperboardqté 80
Marqueursqté 60
Post-itqté 30
Ruban de masquageqté 6
Pâte adhésiveqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sacs poubelleqté 80
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Sachets de thé - 250 pièces
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Thé vert - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Citron - 20 pièces
- Eau plate - 60 liter
- Eau pétillante - 60 liter
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Vin sans alcool - 12 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Baguettes - 20 pièces
- Pains complets - 12 pains
- Wraps - 100 pièces
- Fromage frais - 3 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Filet de dinde - 3 kilo
- Blanc de poulet fumé - 3 kilos
- Salade aux œufs - 2 kilos
- Salade de thon - 2 kilos
- Roquette - 1 kilo
- Laitue - 8 pièces
- Concombres - 15 pièces
- Tomates - 8 kilos
- Poivrons - 30 pièces
- Oignons rouges - 3 kilos
- Avocats - 20 pièces
- Olives - 4 bocaux
- Tomates séchées - 3 bocaux
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 3 pots
- Sauce pesto - 4 pots
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Huile d'olive - 3 litres
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 3 pots
- Herbes italiennes - 3 pots
- Paprika en poudre - 2 pots
- Ail - 10 têtes
- Beurre aux herbes - 2 kilos
- Salade de pommes de terre - 8 kilos
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade verte - 8 kilos
- Falafels - 4 kilos
- Boulettes de légumes - 4 kilos
- Brochettes de poulet - 5 kilos
- Focaccia - 12 pièces
- Fromage frais aux herbes - 2 kilos
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Raisins - 8 kilos
- Mandarines - 80 pièces
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Noix salées - 8 sachets
- Galettes de riz - 8 paquets
- Biscuits - 12 paquets
- Brownies - 120 pièces
- Mini-muffins - 120 pièces
- Biscuits diététiques - 4 paquets
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Wraps vegan - 20 pièces
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Gants en caoutchouc - 6 paires
- Boîtes de conservation - 20 pièces
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Barquettes en aluminium - 40 pièces

Conseils

Prévois environ 1 verre d’eau par participant et par heure, avec 10 à 15 % de réserve. Les carafes doivent être remplies avant l’ouverture et replacées pendant la pause.
Pour le café, compte 2 tasses par personne sur une rencontre d’une demi-journée. Garde un thermos de réserve afin d’éviter une interruption pendant les échanges.
Réserve au moins 2 microphones sans fil si le public pose des questions : un pour l’animateur et un pour circuler dans la salle. Teste le son et le câble HDMI au moins 30 minutes avant l’accueil.
Prépare 10 % de badges nominatifs et de vaisselle en plus par rapport aux inscriptions confirmées. Les inscriptions de dernière minute et les intervenants oubliés créent rapidement un manque.
Regroupe les rallonges, multiprises, batteries externes et câbles dans une caisse identifiée. Vérifie chaque branchement avant l’arrivée du public, surtout si l’écran et l’ordinateur sont installés à distance de la table de prise de parole.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour un débat citoyen ?: Compte un verre à eau par participant, puis ajoute 10 à 15 % de réserve. Pour une rencontre de deux heures avec 50 personnes, prévois donc environ 55 à 58 verres, ou davantage si le lavage n’est pas possible pendant l’événement.
Quelle quantité de boissons acheter pour un débat citoyen ?: Prévois environ 1 litre d’eau pour 4 personnes sur une rencontre de deux heures, puis ajuste selon la chaleur et la durée. Pour le café, compte 2 tasses par personne sur une demi-journée, avec une réserve de 10 %.
Combien de microphones faut-il pour un débat citoyen ?: Deux microphones sans fil couvrent généralement l’animateur et les questions du public. Ajoute un troisième microphone si plusieurs intervenants doivent répondre en même temps ou si la salle dépasse environ 80 personnes.
Quand préparer le matériel d’un débat citoyen ?: Fais l’inventaire complet au moins 7 jours avant, puis réalise un test technique 30 à 60 minutes avant l’ouverture. Les boissons, la vaisselle et les encas peuvent être préparés le jour même, mais les besoins alimentaires et d’accessibilité doivent être confirmés plusieurs jours à l’avance.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.