Checklist voor een stadsfestival organiseren

Een stadsfestival vraagt om meer dan een programma en een podium. Je regelt vergunningen, verzekering, artiesten, beveiliging, sanitair en leveranciers ruim voordat je bezoekers uitnodigt. Daarna volgen de vrijwilligersindeling, promotie, materialen, catering en de praktische opbouw. Met deze checklist houd je de volgorde vast en voorkom je dat zaken als stroom, kabelmatten, koeling of een actuele plattegrond pas op de festivaldag aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Leveranciers selecteren
2 personen
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
Artiesten bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Beveiliging reserveren
Sanitaire voorzieningen reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Plattegrond afdrukken
Weersverwachting controleren
Voorraad inventariseren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Uitgiftepunten voorbereiden
3 personen
Terrein controleren
3 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Podiumzone markeren
3 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomkabels beveiligen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Catering klaarzetten
4 personen
Kassa en betaalpunten testen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Laatste terreincontrole
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Eerste programmaonderdeel begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Programmaonderdelen begeleiden
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Podiumwissels begeleiden
3 personen
Publieksstromen controleren
3 personen
Avondverlichting inschakelen
2 personen
Laatste programmaonderdeel begeleiden
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
4 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Tenten afbreken
6 personen
Meubilair verzamelen
4 personen
Apparatuur demonteren
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen opslaan
Locatie opleveren
2 personen
Leveranciersfacturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Podiumdelenaantal 8
Kassatafelsaantal 2
Parasolsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Kommetjesaantal 80
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Schenkkanenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koelkastenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 4
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Partytentgewichtenaantal 16
Transportkarrenaantal 3
Gereedschapskistenaantal 2
Hameraantal 2
Schroevendraaiersaantal 4
Waterpassenaantal 2
Meetlintenaantal 2
Afzethekkenaantal 12
Pionnenaantal 20
Podiumtrap
Handkassa'saantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Portofoonsaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 200
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 16
Krijtbordenaantal 8
Plantenbakkenaantal 10
Touwaantal 2
Tie-wrapsaantal 200

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie eerst vast en vraag vergunningen direct aan. Controleer ook de verzekering voordat je leveranciers, artiesten of beveiliging definitief bevestigt; vergunningstrajecten kunnen meerdere weken duren.
Werk uiterlijk 4 weken vooraf het programma, de muziek en de artiesten af. Gebruik dat programma voor uitnodigingen, promotie, reserveringen en de vrijwilligersindeling, zodat wijzigingen niet op het laatste moment doorwerken.
Maak per zone een materialenlijst: podium, bar, zitplaatsen, catering en techniek. Tel niet alleen luidsprekers en microfoons, maar ook verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten; plan bovendien tijd voor ophalen en terugbrengen.
Verzamel dieetwensen vóór je hapjes bestelt en tel dranken per programmaonderdeel. Koelboxen, koelkasten, schenkkanen en herbruikbare bekers moeten vóór de opbouw beschikbaar zijn, niet pas wanneer de eerste bezoekers arriveren.
Plan de laatste controle 24 uur vooraf: weersverwachting, voorraad, aanmeldingen, draaiboek, plattegrond en vrijwilligers. Leg printwerk op papier klaar en wijs één persoon aan voor wijzigingen tijdens de festivaldag.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een stadsfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Leg leveranciers, artiesten en beveiliging uiterlijk 8 tot 12 weken voor de festivaldag vast.
Wanneer moet ik de vergunning voor een stadsfestival aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum en locatie vaststaan, meestal minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Controleer de termijn bij de gemeente, omdat die per locatie en programma kan verschillen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een stadsfestival?: Plan minimaal 1 coördinator per hoofdonderdeel, zoals entree, programma, catering, techniek en veiligheid. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en houd per dienst een reservevrijwilliger achter de hand.
Wanneer moet ik de weersverwachting en materialen controleren?: Doe een eerste weerscheck 3 dagen vooraf en een definitieve controle 24 uur voor de start. Inventariseer dan ook tenten, tafels, stoelen, verlichting, koeling, stroomvoorziening en kabelmatten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.