Checklist para organizar un festival urbano sin olvidos

Un festival urbano necesita más que un cartel y un escenario. Esta checklist reúne 74 tareas y 69 materiales para ordenar el trabajo desde la fecha y los permisos hasta el montaje, la comida y el cierre. Empieza por confirmar el lugar, el programa y los proveedores; después coordina artistas, seguridad, instalaciones sanitarias y voluntarios. Durante la última semana, revisa el tiempo, el inventario, las bebidas, los cables y el plano de trabajo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Elaborar el programa
3 personas
Solicitar permisos
Comprobar el seguro
Seleccionar proveedores
2 personas
Registrar el programa musical
2 personas
Confirmar a los artistas
2 personas
Hacer reservas
2 personas
Reservar seguridad
Reservar instalaciones sanitarias
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir el plano
Comprobar el pronóstico del tiempo
Inventariar el stock
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar los puntos de distribución
3 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Recibir entregas
3 personas
Montar tiendas
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Marcar la zona del escenario
3 personas
Colocar el equipo de sonido
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Asegurar los cables eléctricos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Preparar la restauración
4 personas
Probar la caja y los puntos de pago
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Última revisión del recinto
3 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Proporcionar información
2 personas
Coordinar el primer bloque del programa
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir las bebidas
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Guiar las partes del programa
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
Controlar el flujo de público
3 personas
Encender la iluminación nocturna
2 personas
Acompañar el último tramo del programa
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Recoger el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Desmontar el equipo
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas
Recoger facturas de proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 2
Piezas de escenariocant. 8
Mesas de cajacant. 2
Sombrillascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cuencoscant. 80
Cuchilloscant. 150
Tenedorescant. 150
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Jarrascant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Neverascant. 2
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Micrófonoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Pesos para carpa plegablecant. 16
Carros de transportecant. 3
Cajas de herramientascant. 2
Martillocant. 2
Destornilladorescant. 4
Niveles de burbujacant. 2
Cintas métricascant. 2
Vallas de separacióncant. 12
Conoscant. 20
Escalera del escenario
Cajas registradoras manualescant. 2
Terminales de pagocant. 2
Walkie-talkiescant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de obracant. 4
Linternascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 200
Bomba para globoscant. 2
Mantelescant. 16
Pizarrascant. 8
Jardinerascant. 10
Cuerdacant. 2
Bridascant. 200

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 12
Termoscant. 6
Abrebotellascant. 4
Acumuladores de fríocant. 30

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 6
Esponjascant. 12
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de contratar artistas o proveedores: deja al menos 8 semanas para permisos, seguro, reservas y comunicación con las partes implicadas.
Prepara el programa musical con horarios de montaje, pruebas de sonido y actuaciones. Comparte una versión final con artistas, técnicos, seguridad y voluntarios como mínimo 7 días antes.
Calcula las bebidas por franjas: compra aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona para la primera hora y añade agua para todo el evento. Enfría las bebidas el día anterior y distribúyelas en neveras y neveras portátiles.
No dejes la electricidad para el último día. Comprueba cuántos equipos necesitan conexión, lleva cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables, y prueba altavoces, micrófonos y mesa de mezclas antes de abrir.
Asigna cada voluntario a una tarea y un horario concreto, e imprime el plano y el plan de trabajo. Haz el inventario 48 horas antes; así todavía puedes comprar o recoger materiales que falten.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival urbano?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite fijar fecha y lugar, solicitar permisos, comprobar el seguro, contratar proveedores y confirmar a los artistas sin trabajar con prisas.
¿Cuándo hay que solicitar los permisos para un festival urbano?: Solicítalos en cuanto estén confirmados la fecha, el lugar y el programa básico, idealmente 8 semanas antes. Comprueba los plazos de cada permiso, porque algunos pueden requerir documentación adicional o un plano del recinto.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival urbano?: Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 25 a 40 asistentes para entradas, orientación, reposición y apoyo general. Define turnos de 3 a 4 horas y deja al menos un responsable coordinando cada zona.
¿Cuándo hay que preparar las bebidas y los aperitivos?: Haz la compra y recoge los materiales entre 24 y 48 horas antes. Enfría las bebidas el día anterior y prepara los aperitivos el mismo día, calculando al menos 30 minutos de margen antes de la apertura.

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