Checklist pour organiser le Festival de la ville

Un Festival de la ville demande de coordonner la programmation, les artistes, les autorisations, les prestataires et l’accueil du public. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance vers les réservations, la promotion et la logistique. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, répartir les bénévoles et vérifier le matériel. Cette checklist rassemble les 74 tâches et 69 éléments à prévoir pour ne pas découvrir un manque le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Sélectionner les fournisseurs
2 personnes
Conserver le programme musical
2 personnes
Confirmer les artistes
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Réserver la sécurité
Réserver les sanitaires
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer le plan
Vérifier les prévisions météo
Faire l’inventaire du stock
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les points de distribution
3 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Marquer la zone du podium
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Sécuriser les câbles électriques
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
Tester les caisses et les points de paiement
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dernier contrôle du site
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Animer le premier point du programme
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Animer les différents temps du programme
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Coordonner les changements de scène
3 personnes
Vérifier les flux de public
3 personnes
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
Animer le dernier point du programme
3 personnes
Reconduire les visiteurs
4 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes
Démonter l’équipement
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes
Rassembler les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Éléments de podiumqté 8
Tables de caisseqté 2
Parasolsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Petits bolsqté 80
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Carafesqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 4
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Poids pour tente de réceptionqté 16
Chariots de transportqté 3
Boîtes à outilsqté 2
Marteauqté 2
Tournevisqté 4
Niveaux à bulleqté 2
Mètres rubansqté 2
Barrières de sécuritéqté 12
Cônesqté 20
Escalier de podium
Caisses manuellesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 16
Panneaux en ardoiseqté 8
Bacs à plantesqté 10
Cordeqté 2
Attaches-câblesqté 200

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commence les demandes d’autorisation et la vérification de l’assurance dès que la date et le lieu sont fixés : certaines validations peuvent prendre plusieurs semaines.
Bloque les artistes, la sécurité, les sanitaires et les autres fournisseurs avant d’envoyer les invitations. Garde une confirmation écrite pour chaque réservation.
Prévois un responsable par zone : scène, accueil, restauration, boissons et bénévoles. Imprime le déroulé et le plan en plusieurs exemplaires, au moins quelques jours avant le festival.
Vérifie les besoins alimentaires lors des inscriptions et prépare les quantités en conséquence. Pour les boissons, refroidis une première réserve la veille et garde des glacières pour le service.
Fais l’inventaire du stock avant les courses, puis contrôle les rallonges, multiprises, passe-câbles, microphones et haut-parleurs lors de la récupération du matériel. Vérifie aussi les prévisions météo avant d’installer les tentes et les parasols.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Festival de la ville ?: Commence idéalement 3 à 6 mois avant la date. Fixe d’abord le lieu et le programme, puis lance les autorisations, l’assurance et les réservations des artistes, de la sécurité et des sanitaires.
Quand envoyer les invitations pour un Festival de la ville ?: Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement, une fois le programme suffisamment confirmé. Prévois ensuite une relance 7 à 10 jours avant la date limite d’inscription.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival de ville ?: Le nombre dépend de la taille du site et des horaires, mais évite de planifier chaque poste avec une seule personne. Prévois au minimum un remplaçant par équipe afin de couvrir les pauses et les absences le jour même.
Quand vérifier le matériel avant le Festival de la ville ?: Fais un premier inventaire 1 à 2 semaines avant, puis un contrôle complet lors de la récupération du matériel. La veille, vérifie particulièrement le son, l’éclairage, les branchements, les tables, les chaises et les éléments de scène.

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