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Stadtfestival organisieren: die Checkliste für die Planung

Ein Stadtfestival braucht lange vor dem Veranstaltungstag klare Zuständigkeiten. Lege zuerst Datum, Ort und Programm fest, beantrage Genehmigungen und prüfe Versicherung, Sicherheit sowie sanitäre Anlagen. Danach folgen Künstler, Lieferanten, Werbung, Anmeldungen und die Einteilung der Freiwilligen. Kurz vor dem Festival zählen ein gedruckter Lageplan, gekühlte Getränke, getestete Tontechnik und ein Plan für schlechtes Wetter.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    3 Personen

  • Genehmigungen beantragen

  • Versicherung prüfen

  • Lieferanten auswählen

    2 Personen

  • Musikprogramm festlegen

    2 Personen

  • Künstler bestätigen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

    2 Personen

  • Sicherheit buchen

  • Sanitäre Anlagen reservieren

  • Einladungen gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung veröffentlichen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Lageplan drucken

  • Wettervorhersage prüfen

  • Bestand inventarisieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Materialien abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Ausgabestellen vorbereiten

    3 Personen

  • Gelände kontrollieren

    3 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    3 Personen

  • Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich markieren

    3 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Stromkabel sichern

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    4 Personen

  • Kasse und Bezahlstationen testen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Letzte Geländekontrolle

    3 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Informationen bereitstellen

    2 Personen

  • Den ersten Programmpunkt begleiten

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Programmpunkte betreuen

    3 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Bühnenwechsel begleiten

    3 Personen

  • Besucherströme kontrollieren

    3 Personen

  • Abendbeleuchtung einschalten

    2 Personen

  • Letzten Programmpunkt begleiten

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    4 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    5 Personen

  • Zelte abbauen

    6 Personen

  • Mobiliar zusammensuchen

    4 Personen

  • Geräte abbauen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Fundstücke aufbewahren

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Lieferantenrechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 80
  • BiertischeAnz. 8
  • BarhockerAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 2
  • BühnenelementeAnz. 8
  • KassentischeAnz. 2
  • SonnenschirmeAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 150
  • SchälchenAnz. 80
  • MesserAnz. 150
  • GabelnAnz. 150
  • LöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • KaraffenAnz. 8

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 6
  • KühlschränkeAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • Tonmischpult
  • LautsprecherAnz. 4
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 12
  • PartyzeltgewichteAnz. 16
  • TransportwagenAnz. 3
  • WerkzeugkistenAnz. 2
  • HammerAnz. 2
  • SchraubendreherAnz. 4
  • WasserwaagenAnz. 2
  • MessbänderAnz. 2
  • AbsperrgitterAnz. 12
  • KegelAnz. 20
  • Bühnentreppe
  • HandkassenAnz. 2
  • KartenterminalsAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • BaustrahlerAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • BallonsAnz. 200
  • BallonpumpeAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 16
  • KreidetafelnAnz. 8
  • PflanzkübelAnz. 10
  • SeilAnz. 2
  • KabelbinderAnz. 200

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierzangenAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 30

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AbfallcontainerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 2
  • EimerAnz. 6
  • SchwämmeAnz. 12
  • ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Genehmigungen, Versicherung, Sicherheitsdienst und sanitäre Anlagen solltest du direkt danach anfragen, weil kurzfristige Zusagen oft nicht mehr möglich sind.
  • Plane das Musikprogramm nicht nur auf der Bühne. Bestätige Künstler schriftlich, kläre Aufbau- und Spielzeiten und prüfe, ob Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone, Ständer und Verlängerungskabel zum Veranstaltungsort passen.
  • Teile die Freiwilligen in Schichten von zwei bis vier Stunden ein. Weise jeder Schicht eine konkrete Aufgabe zu, zum Beispiel Einlass, Kasse, Getränkeausschank, Aufbau oder Abbau, und drucke den Lageplan sowie das Drehbuch mehrfach aus.
  • Kontrolliere sieben Tage vorher den Bestand und erledige den Einkauf spätestens am Vortag. Getränke gehören frühzeitig in Kühlboxen oder Kühlschränke; Snacks, Geschirr und wiederverwendbare Becher sollten nach Bereichen sortiert bereitstehen.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 und 24 Stunden vor Beginn. Halte Partyzelte, Sonnenschirme, Kabelmatten und zusätzliche Sitzmöglichkeiten so bereit, dass sie ohne lange Suche aufgestellt oder umgestellt werden können.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man ein Stadtfestival organisieren?
Plane mindestens 12 Wochen Vorlauf ein. Für Genehmigungen, Sicherheitsdienst, Künstler, sanitäre Anlagen und Lieferanten solltest du möglichst 8 bis 12 Wochen vorher verbindliche Anfragen stellen.
Welche Genehmigungen braucht ein Stadtfestival?
Das hängt vom Ort, Programm und Umfang ab. Kläre mindestens 12 Wochen vorher bei der zuständigen Stelle, welche Veranstaltungs-, Musik-, Ausschank- oder Sondernutzungsgenehmigungen nötig sind.
Wie viele Helfer braucht man für ein Stadtfestival?
Plane pro gleichzeitig besetztem Bereich mindestens zwei Freiwillige ein, etwa für Einlass, Kasse und Getränke. Teile die Helfer in Schichten von zwei bis vier Stunden ein und benenne zusätzlich eine verantwortliche Person pro Bereich.
Wann soll man Getränke und Snacks für ein Stadtfestival vorbereiten?
Prüfe den Bestand sieben Tage vorher und kaufe haltbare Waren spätestens am Vortag. Getränke sollten mehrere Stunden vor Einlass gekühlt werden; Snacks und Geschirr können am Veranstaltungstag nach Bereichen bereitgestellt werden.

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