LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Square dance organiseren: checklist van voorbereiding tot afsluiting

Een square dance vraagt meer voorbereiding dan alleen muziek en een dansvloer. Leg eerst datum, locatie en caller vast en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen, vervoer en catering. Controleer vooraf of de geluidsinstallatie en microfoons passen bij de ruimte en test alles voordat bezoekers binnenkomen. Met deze checklist houd je ook dieetwensen, vrijwilligers, drank, hapjes en de praktische opbouw van de avond bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie vastleggen

    2 personen

  • Dansvloer controleren

    2 personen

  • Caller reserveren

  • Muziek verzorgen

  • Uitnodigingen opstellen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldformulier openen

  • Vervoersinformatie delen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Programma opstellen

    2 personen

  • Catering bestellen

  • Reserveringen bevestigen

  • Bezoekerslijst bijwerken

  • Weersverwachting controleren

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Dieetporties labelen

    2 personen

  • Muziekbestanden controleren

  • Microfoons testen

    2 personen

  • Draaiboek printen

  • Materialen verzamelen

    3 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Ruimte ventileren

    2 personen

  • Vloer schoonmaken

    3 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen langs de kant zetten

    3 personen

  • Registratietafel plaatsen

    2 personen

  • Buffet inrichten

    3 personen

  • Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • Geluidsapparatuur opbouwen

    2 personen

  • Geluidsniveau testen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Wegwijzers plaatsen

    2 personen

  • Dansvloer vrijmaken

    3 personen

  • Servies en bestek klaarzetten

    2 personen

  • Hapjes uitstallen

    3 personen

  • Registratiemateriaal klaarleggen

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

Event

  • Deuren openen

    2 personen

  • Bezoekers registreren

    2 personen

  • Programma toelichten

  • Beginners uitleg geven

    2 personen

  • Dansrondes begeleiden

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes aanvullen

    2 personen

  • Gebruikt servies verzamelen

    2 personen

  • Pauze aankondigen

  • Buffet aanvullen

    3 personen

  • Avondmaaltijd serveren

    4 personen

  • Dieetmaaltijden uitserveren

    2 personen

  • Avondprogramma aankondigen

  • Avonddansen begeleiden

    2 personen

  • Vloer veilig houden

  • Afscheid aankondigen

  • Bezoekers uitgeleiden

    2 personen

Nazorg

  • Restanten veilig verpakken

    2 personen

  • Geluidsapparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Geluidsapparatuur afbreken

    2 personen

  • Versiering verwijderen

    3 personen

  • Tafels en stoelen afbreken

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Sanitair nalopen

    2 personen

  • Geleende materialen controleren

    2 personen

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven eten verdelen

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 30
  • Buffettafelsaantal 3
  • Registratietafel
  • Kapstokkenaantal 3

Apparatuur

  • Luidsprekersaantal 2
  • Versterker
  • Mengpaneel
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Microfoonstandaardsaantal 2
  • Muziekspeler
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Reservebatterijenaantal 12

Servies

  • Koffiekopjesaantal 80
  • Glazenaantal 100
  • Bordenaantal 100
  • Vorkenaantal 100
  • Messenaantal 100
  • Lepelsaantal 100
  • Serveerbestekaantal 12

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 4
  • Koelboxenaantal 4
  • Snijplankenaantal 3
  • Koks- en broodmessenaantal 4
  • Schaaltjesaantal 12
  • Serveerschalenaantal 8
  • Opscheplepelsaantal 8
  • Warmhoudbakkenaantal 4
  • Waterkannenaantal 6
  • IJsblokjesbakkenaantal 4

Decoratie

  • Slingersaantal 12
  • Tafelkledenaantal 8
  • Bloemstukkenaantal 6
  • Programmabordenaantal 4
  • Wegwijzerbordenaantal 8

Verlichting

  • Lichtsnoerenaantal 6
  • Ledlampenaantal 8
  • Lichtstandaardsaantal 4

Schoonmaak

  • Stofzuiger
  • Dweilmoppenaantal 2
  • Emmersaantal 3
  • Bezem en blikaantal 2
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 6
  • Afvalbakkenaantal 6
  • Handzeepdispensersaantal 4

Overig

  • EHBO-koffer
  • Zaklampenaantal 3
  • Klembordenaantal 3
  • Pennensetsaantal 3
  • Naamstickersaantal 100
  • Opbergkrattenaantal 8

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan de caller en de geluidsapparatuur vroeg: controleer vóór de uitnodigingen of er luidsprekers, versterker, mengpaneel en minstens één geteste microfoon beschikbaar zijn.
  • Meet de dansvloer vóór je de indeling maakt. Houd daarnaast ruimte vrij voor tafels, buffettafels, de registratietafel, kapstokken en kabels zodat looproutes niet door het dansvlak lopen.
  • Verstuur uitnodigingen pas nadat datum, locatie, programma en vervoersinformatie vaststaan. Open het aanmeldformulier meteen en sluit de inschrijving enkele dagen vóór het evenement om aantallen en dieetwensen te verwerken.
  • Maak dieetporties herkenbaar vóór het buffet opengaat. Zet koffie, thee en water apart van de hapjes klaar en tel servies en serveerbestek per onderdeel, zodat je niet tijdens de dans hoeft bij te vullen.
  • Doe de laatste controle op de dag zelf in vaste volgorde: weersverwachting, bezoekerslijst, boodschappen, gekoelde dranken, muziekbestanden, microfoons en het geprinte draaiboek. Leg reservebatterijen, verlengkabels en stekkerdozen vóór de soundcheck klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een square dance organiseren?
Leg de datum, locatie en caller bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 6 weken voor de avond, zodat bezoekers vervoer en dieetwensen kunnen doorgeven.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een square dance?
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur, afhankelijk van de duur en het weer. Zet alcoholvrije opties, water en koffie de hele avond beschikbaar.
Wanneer moet ik de catering voor een square dance bestellen?
Bestel de catering zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Gebruik de bezoekerslijst en verzamelde dieetwensen om porties te bepalen en label speciale porties vóór het buffet wordt opgesteld.
Wanneer moet ik de microfoons en muziek testen?
Test muziekbestanden, microfoons, versterker en luidsprekers minimaal 2 uur vóór de ontvangst van bezoekers. Controleer ook kabels, stekkerdozen en reservebatterijen, zodat een storing niet tijdens de eerste dansronde ontstaat.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!