Organiser un square dance : la checklist complète

Un square dance se prépare autour de trois points qui ne supportent pas l’improvisation : une piste adaptée, un caller confirmé et une sonorisation fiable. Commence par fixer la date et le lieu, puis ouvre les inscriptions assez tôt pour connaître le nombre de danseurs et leurs besoins alimentaires. Les dernières semaines servent à répartir les bénévoles, confirmer les réservations et finaliser le programme. La veille, concentre-toi sur les boissons au frais, les encas, les fichiers musicaux et les tests de microphones.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Contrôler la piste de danse
2 personnes
Réserver un caller
Fournir la musique
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Partager les informations de transport
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Commander le catering
Confirmer les réservations
Mettre à jour la liste des visiteurs
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Étiqueter les portions de régime
2 personnes
Vérifier les fichiers musicaux
Tester les microphones
2 personnes
Imprimer le déroulé
Rassembler le matériel
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
2 personnes
Nettoyer le sol
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Mettre les chaises sur le côté
3 personnes
Installer la table d’enregistrement
2 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le matériel sonore
2 personnes
Tester le niveau sonore
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Dégager la piste de danse
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Expliquer aux débutants
2 personnes
Animer les rondes de danse
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Annoncer la pause
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Animer les danses du soir
2 personnes
Maintenir le sol sécurisé
Annoncer le départ
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Démonter le matériel audio
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier les sanitaires
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 2
Amplificateur
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Piles de rechangeqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Carafes d’eauqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Guirlandesqté 12
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux directionnelsqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Autre

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 3
Presse-papiersqté 3
Sets de stylosqté 3
Étiquettes nominativesqté 100
Caisses de rangementqté 8

Catering

Courses

Conseils

Réserve le caller et la sonorisation dès que la date et la salle sont fixées. Un micro sans fil de secours et des piles neuves évitent de perdre du temps au premier appel.
Ouvre le formulaire d’inscription plusieurs semaines avant la soirée et fixe une date limite claire. Demande le régime alimentaire, les besoins de transport et les coordonnées utiles sur le même formulaire.
Vérifie la piste de danse avant de confirmer le lieu : mesure l’espace libre, repère les obstacles et prévois une circulation séparée vers le buffet, les vestiaires et la table d’inscription.
Prépare le déroulé imprimé au plus tard la veille et teste chaque fichier musical avec l’amplificateur, la table de mixage et les haut-parleurs. Garde les rallonges, multiprises et câbles regroupés dans une caisse identifiée.
Refroidis les boissons la veille et prépare les portions d’encas le jour même. Étiquette séparément les portions adaptées aux régimes signalés afin que les bénévoles puissent les distribuer sans hésitation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un square dance ?: Prévois au minimum 4 à 6 semaines pour réserver le caller, confirmer la salle, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Commence idéalement 8 semaines avant si tu dois louer du matériel ou coordonner plusieurs bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour un square dance ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant la date et indique une échéance d’inscription environ 10 jours avant la soirée. Tu auras ainsi le temps de confirmer le nombre de repas, les besoins alimentaires et la liste des visiteurs.
Combien de boissons prévoir pour un square dance ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau, du café et une marge de 10 % pour les imprévus, surtout si la danse se déroule dans une salle chaude.
Que faut-il tester la veille d’un square dance ?: Teste pendant 30 minutes les microphones, les haut-parleurs, l’amplificateur, la table de mixage et le lecteur audio avec les fichiers prévus. Vérifie aussi les piles de rechange, les rallonges et les multiprises avant de rassembler tout le matériel.

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