Checklist para organizar un square dance sin olvidos

Organizar un square dance requiere coordinar la pista, la música, las inscripciones y la comida en el orden adecuado. Empieza reservando el lugar y confirmando que la pista permita bailar con comodidad; después, cierra el programa y el equipo de sonido. Las invitaciones y el formulario de inscripción deben salir con tiempo para conocer el número de asistentes y sus necesidades dietéticas. Esta checklist también te ayuda a llegar al día del evento con bebidas frías, micrófonos probados y voluntarios asignados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar la pista de baile
2 personas
Reservar al speaker
Proporcionar la música
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Compartir la información de transporte
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Pedir el catering
Confirmar las reservas
Actualizar la lista de visitantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Etiquetar las porciones de dieta
2 personas
Comprobar los archivos de música
Probar los micrófonos
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Reunir los materiales
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
2 personas
Limpiar el suelo
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas a un lado
3 personas
Colocar la mesa de registro
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el equipo de sonido
2 personas
Probar el nivel de sonido
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Despejar la pista de baile
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir las puertas
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Presentar el programa
Dar explicaciones a principiantes
2 personas
Guiar las rondas de baile
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Anunciar el descanso
Reponer el bufé
3 personas
Servir la cena
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Coordinar los bailes de la noche
2 personas
Mantener el suelo seguro
Anunciar la despedida
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Revisar los sanitarios
2 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Guardar los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 30
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro
Percheroscant. 3

Equipo

Altavocescant. 2
Amplificador
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Baterías de repuestocant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cubiertos de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Cuencoscant. 12
Bandejas de servircant. 8
Cucharonescant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4
Jarras de aguacant. 6
Cubiterascant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 8
Arreglos floralescant. 6
Carteles del programacant. 4
Señales de orientacióncant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Soportes de iluminacióncant. 4

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Otros

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 3
Portapapelescant. 3
Juego de bolígrafoscant. 3
Pegatinas con nombrecant. 100
Cajas de almacenamientocant. 8

Catering

Compras

Consejos

Reserva el lugar y comprueba la pista al menos 6 semanas antes. Mide el espacio útil y deja despejadas las zonas de entrada, registro y buffet para que nadie cruce la pista durante los bailes.
Confirma al speaker y la música entre 4 y 6 semanas antes. Prueba los altavoces, el amplificador, la mesa de mezclas y los micrófonos inalámbricos con los cables y regletas que usarás el mismo día.
Envía las invitaciones y abre el formulario de inscripción unas 4 semanas antes. Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes para actualizar la lista, asignar voluntarios y etiquetar correctamente las raciones según las preferencias dietéticas.
Prepara el programa y confirma las reservas durante la semana anterior. Incluye la hora de llegada de voluntarios, el registro, los descansos, la comida y el momento de probar los archivos de música.
Haz la compra y enfría las bebidas el día anterior. Prepara los aperitivos, reúne vajilla y utensilios de servicio, y lleva baterías de repuesto para evitar interrupciones durante el baile.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un square dance?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes, sobre todo si necesitas reservar una pista y un speaker. Envía las invitaciones unas 4 semanas antes y cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes.
¿Cuánto espacio necesita una pista de square dance?: Calcula aproximadamente 4 metros cuadrados por persona que vaya a bailar y añade espacio para circular alrededor. Comprueba la pista al menos 6 semanas antes y evita colocar mesas o sillas en las rutas de entrada y salida.
¿Cuándo se prueba el equipo de sonido para un square dance?: Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes y repítela al llegar al lugar. Comprueba micrófonos, altavoces, amplificador, reproductor de música, cables y baterías de repuesto.
¿Cuándo preparar la comida y las bebidas?: Haz la compra el día anterior, enfría las bebidas con antelación y prepara los aperitivos antes de abrir el registro. Etiqueta las porciones dietéticas antes de colocarlas en el buffet para servirlas sin confusiones.

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