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Square Dance organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Square Dance steht und fällt mit einer funktionierenden Tanzfläche, einem guten Caller und klaren Abläufen. Lege zuerst Ort und Termin fest, sichere danach Caller, Musik und Technik und öffne die Anmeldung. In der letzten Woche zählen vor allem verlässliche Teilnehmerzahlen, Sonderkost, Helfer und ein getestetes Mikrofon. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Aufbau und zeigt, was häufig zu spät erledigt wird.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Tanzfläche kontrollieren

    2 Personen

  • Caller reservieren

  • Musik organisieren

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Transportinformationen teilen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Reservierungen bestätigen

  • Besucherliste aktualisieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Diätportionen beschriften

    2 Personen

  • Musikdateien prüfen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

    2 Personen

  • Boden reinigen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle an den Rand stellen

    3 Personen

  • Anmeldetisch aufstellen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    2 Personen

  • Lautstärke testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Anfängern eine Einführung geben

    2 Personen

  • Tanzrunden begleiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Abendprogramm ankündigen

  • Abendtänze begleiten

    2 Personen

  • Boden sicher halten

  • Abschied ankündigen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    2 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Tonanlage abbauen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Sanitäre Anlagen überprüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 30
  • BuffetischeAnz. 3
  • Registrierungstisch
  • KleiderständerAnz. 3

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Verstärker
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Musikplayer
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • ErsatzbatterienAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServierbesteckAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • SchälchenAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

  • GirlandenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • ProgrammschilderAnz. 4
  • Wegweiser-SchilderAnz. 8

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 8
  • LichtständerAnz. 4

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmoppsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 4

Sonstiges

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • TaschenlampenAnz. 3
  • KlemmbretterAnz. 3
  • StiftesetsAnz. 3
  • NamensaufkleberAnz. 100
  • AufbewahrungsboxenAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Caller früh und kläre vorab, welche Mikrofone, Lautsprecher und Anschlüsse benötigt werden. Teste die komplette Tonanlage spätestens am Vortag, nicht erst beim Einlass.
  • Plane die Tanzfläche mit laufendem Betrieb: Kontrolliere mindestens eine Woche vorher, ob Boden, Größe und Zugang für die erwartete Teilnehmerzahl passen. Stelle Tische und Stühle so auf, dass niemand in die Tanzfläche ragt.
  • Öffne die Anmeldung früh genug, damit du spätestens 7 Tage vor dem Termin eine belastbare Besucherliste hast. Teile Transportinformationen direkt mit der Einladung und frage Ernährungswünsche verbindlich ab.
  • Bestelle Catering und Snacks nach der Anmeldezahl, beschrifte Diätportionen und kühle Getränke rechtzeitig. Getränke sollten am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Beginn kalt stehen.
  • Drucke Ablaufplan und Besucherliste am Vortag aus und teile die Freiwilligen für Registrierung, Buffet und Technik ein. Lege Verlängerungskabel, Ersatzbatterien und Servierbesteck beim jeweiligen Einsatzort bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Caller für einen Square Dance buchen?
Buche den Caller möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. So bleibt Zeit, Programm, Musik und technische Anforderungen abzustimmen und bei einer Absage Ersatz zu finden.
Wie groß muss die Tanzfläche für einen Square Dance sein?
Rechne pro Square mit ungefähr 25 bis 35 Quadratmetern, abhängig von Gruppengröße und Bewegungsfreiheit. Prüfe die Fläche mindestens 7 Tage vorher vor Ort und ziehe Wege, Buffet und Sitzplätze davon ab.
Wann sollte die Anmeldung für einen Square Dance öffnen?
Öffne das Anmeldeformular etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung 5 bis 7 Tage vorher, damit Catering, Sitzplätze und Diätportionen nach einer festen Zahl geplant werden können.
Wann muss man die Technik für einen Square Dance testen?
Teste Musikplayer, Mischpult, Verstärker und Funkmikrofone spätestens am Vortag vollständig. Halte Ersatzbatterien und ein Verlängerungskabel bereit und führe am Veranstaltungstag 60 bis 90 Minuten vor Beginn einen kurzen Funktionstest durch.

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