Checklist voor een goed georganiseerde springwedstrijd
Een springwedstrijd organiseren vraagt meer dan een parcours en een startlijst. Je legt eerst het wedstrijdconcept, terrein en reglement vast en bouwt daarna de planning rond inschrijvingen, jury en vrijwilligers. In de laatste week controleer je het springmateriaal, de parkeerroute, EHBO en de deelnemersinformatie. Deze checklist helpt je om de 67 taken in een logische volgorde af te werken, zodat je op de wedstrijddag niet nog achter ontbrekende hindernisonderdelen of afdrukken aan hoeft.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Wedstrijdterrein reserveren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Parcoursontwerp maken
2 personen
Juryleden vastleggen
Parcoursbouwer vastleggen
Omroeper vastleggen
EHBO-bezetting regelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Prijzen en linten bestellen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Startlijst publiceren
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Parkeerplan maken
2 personen
Verkeersborden voorbereiden
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers informeren
Boodschappen doen
3 personen
Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
Prijzen controleren
2 personen
Startlijsten afdrukken
Boodschappen koel zetten
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Parkeerterrein markeren
3 personen
Wedstrijdsecretariaat inrichten
3 personen
Publieksafzetting plaatsen
4 personen
Springparcours opbouwen
5 personen
Paddockvakken markeren
3 personen
Inrijterrein voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Cateringstand opbouwen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Hindernissen controleren
3 personen
Jurytafel voorbereiden
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Event
Deelnemers registreren
3 personen
Paarden en documenten controleren
2 personen
Parkeerbegeleiding verzorgen
3 personen
Ruiters naar paddocks verwijzen
2 personen
Publiek verwelkomen
2 personen
Openingsomroep verzorgen
Startvolgorde omroepen
Wedstrijdritten begeleiden
4 personen
Balken terugleggen
2 personen
Juryresultaten verwerken
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Paddocks controleren
2 personen
Prijzenceremonie voorbereiden
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Slotomroep verzorgen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
Wedstrijdterrein afbreken
5 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wedstrijdresultaten publiceren
Foto's met deelnemers delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 60
- Jurytafel
- Barkrukkenaantal 6
- Afzethekkenaantal 24
- Paddockpanelenaantal 30
Sportmateriaal
- Springstaandersaantal 24
- Springbalkenaantal 48
- Planken voor hindernissenaantal 12
- Vulmaterialenaantal 18
- Waterbak
- Nummerbordenaantal 24
- Meetlintenaantal 3
- Harkaantal 4
- Scheppenaantal 3
- Kruiwagensaantal 2
- Balkendragersaantal 4
- Pionnenaantal 30
- Dressuurlettersaantal 12
- Waterbakken voor paardenaantal 12
- Voeremmersaantal 12
- Hooinettenaantal 12
- Kribbebandenaantal 12
- Startnummersaantal 50
- Rosborstelsaantal 12
- Hoefkrabbersaantal 12
- Longeerlijnenaantal 4
- Reservehalstersaantal 8
- Reserveleidselsaantal 6
- Drinkwatertonnenaantal 6
- Mestvorkenaantal 6
- Mestkruiwagensaantal 3
- Regendekensaantal 6
- EHBO-koffer
- Paarden-EHBO-set
- IJscompressenaantal 12
- Reflecterende hesjesaantal 12
- Zaklampenaantal 6
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Laptop
- Printer
- Mobiele telefoonaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Walkietalkiesaantal 8
- Powerbanksaantal 6
- Batterijenaantal 24
- Rekenmachinesaantal 3
Verlichting
- Bouwlampenaantal 4
- Lichtslingersaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Mokkenaantal 40
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Schenk kannenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveerbestekaantal 12
- Koelelementenaantal 20
- Warmhoudkannenaantal 4
- Koelboxlabelsaantal 12
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Start- en finishbord
- Rijbaanbordjesaantal 8
- Richtingspijlenaantal 12
- Prijzentafelkleed
- Podiumlintenaantal 20
- Prijzenbekersaantal 12
- Medaillelintenaantal 24
- Wegwijzerbordenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Handvegersaantal 4
- Vuilnisgrijpersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Toiletborstelsaantal 2
- Rubberen laarzenaantal 4
- Werkhandschoenenaantal 12
- Microvezeldoekenaantal 20
- Handvegers en blikkenaantal 4
- Vloertrekkersaantal 3
- Papieren handdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
- Koelvitrinesaantal 2
- Drankdispensersaantal 4
- Serveerschalenaantal 16
- Klembordenaantal 6
- Prijskaartjesaantal 20
Administratie
- Inschrijfformulierenaantal 100
- Scorebladenaantal 150
- Pennenaantal 30
- Markeerstiftenaantal 12
- Ordnersaantal 6
- Naamstickersaantal 150
- Printpapieraantal 500
- Enveloppenaantal 100
- Contantgeldkist
- Betaalterminal
Tips
- Leg het wedstrijdreglement en parcoursontwerp vast voordat je de inschrijving opent. Deelnemers moeten vooraf weten welke klassen, voorwaarden en startvolgorde gelden; wijzigingen achteraf leveren extra werk op.
- Reserveer juryleden, een parcoursbouwer, omroeper en EHBO-bezetting zodra de wedstrijddatum vaststaat. Plan daarnaast vrijwilligers voor parkeren, aanmelden en het klaarzetten van paddockpanelen en afzethekken.
- Controleer het springmateriaal minstens één week vooraf: springstaanders, balkendragers, planken, vulmaterialen, nummerborden, pionnen, hark, scheppen en kruiwagens. Leg ontbrekende onderdelen niet pas op de wedstrijddag vast.
- Verzamel dieetwensen en deel vrijwilligers uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd in. Zet boodschappen en gekoelde producten op de avond ervoor klaar, zodat de ochtend alleen nog om opbouw en controle draait.
- Publiceer de startlijst zodra de aanmeldingen zijn verwerkt en stuur deelnemers daarna één duidelijke praktische update. Vermeld daarin parkeren, aanmeldtijd, starttijd, route, paardenwater, voeremmers en eventuele wijzigingen door het weer.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een springwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het terrein, wedstrijdconcept en reglement. Reserveer jury, parcoursbouwer, omroeper en EHBO meteen; open de inschrijving pas wanneer de belangrijkste voorwaarden vastliggen.
- Wanneer moet de startlijst van een springwedstrijd klaar zijn?
- Verwerk de aanmeldingen en publiceer de startlijst uiterlijk 2 tot 3 dagen voor de wedstrijd. Zo kunnen deelnemers hun starttijd controleren en kun je fouten, afmeldingen en ontbrekende gegevens nog aanpassen.
- Wanneer controleer ik het materiaal voor een springwedstrijd?
- Doe een volledige materiaalcontrole 7 dagen vooraf en nog een korte controle op de opbouwdag. Tel onder meer springstaanders, balken, planken, vulmaterialen, nummerborden en balkendragers en controleer of hark, scheppen en kruiwagens beschikbaar zijn.
- Wat moet ik de deelnemers voor een springwedstrijd laten weten?
- Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 dagen voor de wedstrijd. Neem starttijd, route en parkeerplan, aanmeldpunt, startlijst, regels, paardenwater en de laatste weers- of terreinmededelingen op.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!