Checklist para organizar un concurso de saltos

Un concurso de saltos necesita coordinación entre el recorrido, los participantes, el jurado y la logística del recinto. Esta checklist reúne 67 tareas y 107 materiales para seguir el orden correcto, desde reservar la pista y redactar el reglamento hasta publicar la lista de salida. También contempla lo que suele quedar para el último momento: primeros auxilios, aparcamiento, señales, preferencias dietéticas, premios y la comprobación del tiempo. Úsala como plan de trabajo y marca cada punto antes del día de la competición.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el concepto de la competición
2 personas
Reservar el recinto de competición
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Elaborar el diseño del recorrido
2 personas
Definir el jurado
Coordinar al constructor del recorrido
Contratar al presentador
Organizar personal de primeros auxilios
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Encargar premios y cintas
Gestionar inscripciones
2 personas
Publicar la lista de salida
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer el plan de aparcamiento
2 personas
Preparar las señales de tráfico
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Informar a los participantes
Hacer la compra
3 personas
Recoger el material de competición
3 personas
Comprobar los premios
2 personas
Imprimir las listas de salida
Refrigerar la compra
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Delimitar el aparcamiento
3 personas
Montar la secretaría de competición
3 personas
Colocar vallado para el público
4 personas
Montar el recorrido de salto
5 personas
Marcar los boxes del paddock
3 personas
Preparar la zona de acceso en coche
3 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar el puesto de catering
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar los obstáculos
3 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Preparar los dorsales
2 personas

Evento

Registrar a los participantes
3 personas
Comprobar los caballos y los documentos
2 personas
Gestionar el tráfico y el aparcamiento
3 personas
Dirigir a los jinetes a los paddocks
2 personas
Dar la bienvenida al público
2 personas
Encargarse del anuncio de apertura
Anunciar el orden de salida
Acompañar las vueltas de la competición
4 personas
Volver a colocar las barras
2 personas
Procesar los resultados del jurado
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los paddocks
2 personas
Preparar la ceremonia de premios
2 personas
Entregar premios
3 personas
Gestionar el anuncio de cierre
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Desmontar el recinto de la competición
5 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Publicar los resultados de la competición
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 60
Mesa del jurado
Taburetes de barcant. 6
Vallas de separacióncant. 24
Paneles para paddockcant. 30

Material deportivo

Soportes plegablescant. 24
Vigas de saltocant. 48
Tablas para obstáculoscant. 12
Material de rellenocant. 18
Bebedero
Cartelescant. 24
Cintas métricascant. 3
Rastrillocant. 4
Palascant. 3
Carretillascant. 2
Portadores de vigascant. 4
Conoscant. 30
Letras de domacant. 12
Bebederos para caballoscant. 12
Cubos de piensocant. 12
Redes para henocant. 12
Barras de cunacant. 12
Dorsalescant. 50
Cepillos roscant. 12
Limpiacascoscant. 12
Líneas de cuerda para caballoscant. 4
Cabezadas de repuestocant. 8
Riendas de reservacant. 6
Bidones de agua potablecant. 6
Horcas de estiércolcant. 6
Carretillas de estiércolcant. 3
Mantas para lluviacant. 6
Botiquín de primeros auxilios
Botiquín de primeros auxilios para caballos
Compresas de hielocant. 12
Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 6

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Portátil
Impresora
Teléfono móvilcant. 3
Neveras portátilescant. 4
Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 6
Bateríascant. 24
Calculadorascant. 3

Iluminación

Lámparas de obracant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Tazascant. 40
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cubiertos de serviciocant. 12
Acumuladores de fríocant. 20
Jarras térmicascant. 4
Etiquetas para neveras portátilescant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 8
Cartel de salida y meta
Señales de carrilcant. 8
Flechas de direccióncant. 12
Mantel para la mesa de premios
Cintas del podiocant. 20
Trofeoscant. 12
Cintas de medallacant. 24
Señales de orientacióncant. 12

Limpieza

Papeleracant. 10
Escobas de manocant. 4
Recogedores de basuracant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Escobillas de bañocant. 2
Botas de gomacant. 4
Guantes de trabajocant. 12
Paños de microfibracant. 20
Escobillas y recogedorescant. 4
Limpiacristalescant. 3
Toallas de papelcant. 12

Catering

Compras
Vitrinas refrigeradascant. 2
Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejas de servircant. 16
Portapapelescant. 6
Etiquetas de preciocant. 20

Administración

Formularios de inscripcióncant. 100
Hojas de puntuacióncant. 150
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 12
Carpetas archivadorascant. 6
Pegatinas con nombrecant. 150
Papel de impresióncant. 500
Sobrescant. 100
Caja para efectivo
Terminal de pago

Consejos

Cierra el reglamento y el diseño del recorrido antes de abrir las inscripciones. Así los participantes conocen las condiciones y el constructor puede preparar los obstáculos con tiempo.
No dejes la lista de salida para el día anterior: recoge las inscripciones, revisa los datos y publícala con antelación. Imprime varias copias para el jurado, la mesa de control y los participantes.
Comprueba por separado el material del recorrido y el de los caballos. Cuenta vigas, tablas, rellenos, conos, rastrillos, palas, carretillas, bebederos, cubos de pienso y redes para heno antes de cargarlos.
Asigna voluntarios a puestos concretos y prepara un plan de aparcamiento con señales visibles. Incluye también vallas para separar zonas y paneles para organizar el paddock, no solo la pista de competición.
Revisa la previsión meteorológica y refrigera la compra con tiempo. Confirma además el equipo de sonido, los micrófonos inalámbricos, los alargadores, las regletas y el portátil antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de saltos?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el recinto, definir el reglamento, diseñar el recorrido y contactar con patrocinadores. Abre las inscripciones cuando las condiciones de participación estén cerradas.
¿Cuándo se debe publicar la lista de salida?: Publícala entre 24 y 48 horas antes de la competición, después de revisar todas las inscripciones. Imprime las listas el día anterior y prepara copias adicionales para cambios de última hora.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concurso de saltos?: Para una competición pequeña, calcula al menos 8 personas además del jurado y del constructor del recorrido: control, pista, paddock, aparcamiento, información y apoyo general. Añade personal específico para primeros auxilios y sonido.
¿Qué hay que comprobar el día antes del concurso de saltos?: Revisa el recorrido, los obstáculos, las vallas, el material de mantenimiento, los premios, las cintas, las listas de salida y el equipo de sonido. Comprueba también la previsión del tiempo, las señales de tráfico, el aparcamiento y que la compra esté refrigerada.

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