Organiser un concours de saut sans rien oublier

Un concours de saut demande de coordonner le parcours, les cavaliers, les chevaux, le jury et l’accueil du public. Cette checklist regroupe les 67 tâches et les 107 fournitures à prévoir, dans un ordre pratique. Commence par le concept, le règlement et la réservation de l’aire, puis avance vers les inscriptions, les bénévoles et la logistique du jour J. Les derniers contrôles concernent notamment la météo, les listes de départ, les récompenses et les denrées à conserver au frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept de la compétition
2 personnes
Réserver l'aire de compétition
Établir le règlement du concours
2 personnes
Créer le plan du parcours
2 personnes
Définir les membres du jury
Définir le concepteur du parcours
Réserver un animateur
Organiser le personnel de premiers secours
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Commander les prix et les rubans
Traiter les inscriptions
2 personnes
Publier la liste de départ
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir le plan de stationnement
2 personnes
Préparer les panneaux de signalisation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Informer les participants
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
Vérifier les prix
2 personnes
Imprimer les listes de départ
Mettre les courses au frais
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Baliser le parking
3 personnes
Installer le secrétariat de la compétition
3 personnes
Installer les barrières de foule
4 personnes
Monter le parcours de saut
5 personnes
Marquer les emplacements paddock
3 personnes
Préparer la zone d’accès
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Monter le stand de restauration
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Vérifier les obstacles
3 personnes
Préparer la table du jury
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Vérifier les chevaux et les documents
2 personnes
Assurer la circulation du parking
3 personnes
Diriger les cavaliers vers les paddocks
2 personnes
Accueillir le public
2 personnes
Assurer l'annonce d'ouverture
Annoncer l’ordre de départ
Accompagner les épreuves
4 personnes
Remettre les barres en place
2 personnes
Traiter les résultats du jury
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les paddocks
2 personnes
Préparer la cérémonie de remise des prix
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Assurer l'annonce de clôture
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Démanteler l'aire de compétition
5 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats du match
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Table du jury
Tabourets de barqté 6
Barrières de sécuritéqté 24
Panneaux de paddockqté 30

Matériel de sport

Bâtons de sautqté 24
Poutres d'équilibreqté 48
Planches pour obstaclesqté 12
Matériaux de remplissageqté 18
Bac à eau
Plaques d’immatriculationqté 24
Mètres rubansqté 3
Râteauqté 4
Pellesqté 3
Brouettesqté 2
Supports de poutreqté 4
Cônesqté 30
Lettres de dressageqté 12
Bacs à eau pour chevauxqté 12
Seaux d’alimentationqté 12
Filets à foinqté 12
Bandes de berceauqté 12
Numéros de départqté 50
Brosses à queueqté 12
Nettoyeurs de sabotsqté 12
Longesqté 4
Licols de rechangeqté 8
Rênes de rechangeqté 6
Fûts d’eau potableqté 6
Fourches à fumierqté 6
Brouettes à fumierqté 3
Couvertures de pluieqté 6
Trousse de premiers secours
Trousse de premiers secours pour chevaux
Poches de glaceqté 12
Gilets réfléchissantsqté 12
Lampes de pocheqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Imprimante
Téléphone mobileqté 3
Glacièresqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Pilesqté 24
Calculatricesqté 3

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Tassesqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couverts de serviceqté 12
Pains de glaceqté 20
Thermosqté 4
Étiquettes pour glacièreqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneau départ et arrivée
Panneaux de pisteqté 8
Flèches directionnellesqté 12
Nappe pour table des prix
Rubans de podiumqté 20
Coupes de prixqté 12
Rubans de médailleqté 24
Panneaux directionnelsqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balais à mainqté 4
Pinces à déchetsqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 2
Bottes en caoutchoucqté 4
Gants de travailqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Balais à main et pellesqté 4
Raclettes de solqté 3
Essuie-toutqté 12

Catering

Courses
Vitrines réfrigéréesqté 2
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Presse-papiersqté 6
Étiquettes de prixqté 20

Administration

Formulaires d'inscriptionqté 100
Feuilles de scoreqté 150
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Classeursqté 6
Étiquettes nominativesqté 150
Papier d’impressionqté 500
Enveloppesqté 100
Caisse d'espèces
Terminal de paiement

Conseils

Réserve l’aire de compétition avant d’ouvrir les inscriptions : le parcours, les barrières de sécurité, les panneaux de paddock et le stationnement dépendent de cet emplacement.
Prépare le parcours plusieurs jours à l’avance et vérifie chaque obstacle : bâtons, supports, planches, matériaux de remplissage, bac à eau, cônes et mètres rubans doivent être disponibles sur place.
Publie la liste de départ dès que les inscriptions sont traitées, puis imprime plusieurs exemplaires pour le jury, l’accueil, le paddock et l’animateur. Prévois aussi les numéros de départ.
Attribue les bénévoles par zone et par horaire : paddock, parcours, accueil, stationnement et restauration ne doivent pas dépendre d’une seule personne le jour du concours.
Vérifie la sonorisation avant l’arrivée des participants : teste les microphones sans fil, les rallonges, les multiprises et l’ordinateur portable, puis garde une solution de secours pour les annonces.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un concours de saut ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Cette marge permet de réserver l’aire, fixer le règlement, choisir le jury et le concepteur du parcours, contacter les sponsors, ouvrir les inscriptions et commander les prix.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de saut ?: Ouvre le formulaire environ 6 semaines avant le concours, une fois le concept, le règlement et les catégories définis. Traite les inscriptions au fur et à mesure et fixe une date limite 7 à 10 jours avant l’épreuve pour établir la liste de départ.
Que faut-il prévoir pour le parcours d’un concours de saut ?: Prévois les éléments du parcours, les supports, les mètres rubans, les cônes, le râteau, les pelles et les brouettes. Le plan du parcours doit être finalisé au moins 3 à 5 jours avant le concours afin de contrôler les dimensions et les matériaux de remplissage.
Quand vérifier la météo et informer les participants ?: Fais une première vérification 7 jours avant, puis une dernière 24 à 48 heures avant le concours. Informe rapidement les participants de toute modification concernant les horaires, l’accès, le stationnement, l’équipement ou les conditions de compétition.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.