Checklist voor een kerstmarkt van je sportvereniging

Een kerstmarkt van een sportvereniging vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen neerzetten en soep opwarmen. Je regelt tegelijk vrijwilligers, publieksstromen, verkoop, eten, betalingen en de inrichting van het clubgebouw. Begin enkele weken vooraf met de datum, reserveringen en het rooster; leg de laatste dagen de voorraad en materialen vast. Op de dag zelf werk je van openen en ventileren naar opbouwen, aankleden, bevoorraden en verkopen. Deze checklist zet de voorbereiding in een praktische volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Clubgebouw reserveren
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Vrijwilligers inschrijven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Marktkramen reserveren
Koelapparatuur reserveren
Verkoopstands indelen
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Route en publieksruimte bepalen
2 personen
Prijslijst opstellen
2 personen
Betaalwijze voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Voorraad sorteren
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Soep voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Versiering sorteren
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Marktkramen opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Tafels aankleden
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kerstboom plaatsen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Wegwijzers ophangen
2 personen
Apparatuur aansluiten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
Warme gerechten opwarmen
3 personen
Verkooptafels bevoorraden
4 personen
Kassa's inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Eten en drinken serveren
6 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Warme gerechten aanvullen
3 personen
Voorraad bij verkoopstands aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Kassa's afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Marktkramen afbreken
6 personen
Versiering verwijderen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
2 personen
Koelproducten opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Kassaopbrengst afstorten
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 8
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Kapstokkenaantal 2
Kledinghangersaantal 80
Tafelkledenaantal 12

Servies

Mokkenaantal 150
Drinkglazenaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Voedseltangenaantal 8

Decoratie

Kunstkerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 12
LED-kaarsenaantal 30
Prijskaartenaantal 40
Wegwijzerbordenaantal 10

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 8
Batterijenaantal 40

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudketelsaantal 3
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Kleine geluidsbox

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks-, brood- en schilmessenaantal 8
Grote soeppannenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het vrijwilligersrooster uiterlijk één week vooraf vast. Plan aparte mensen voor opbouw, verkoop, keuken, kassa en opruimen, zodat een verkoopstand niet zonder bezetting komt te zitten.
Controleer drie dagen vooraf de voorraad én de betaalmiddelen. Test pinapparaten en kassa’s, tel wisselgeld en controleer of verlengsnoeren, stekkerdozen en batterijen aanwezig zijn.
Maak de publieksroute vóór het opbouwen duidelijk. Zet wegwijzerborden bij de ingang en houd doorgangen vrij van tafels, stoelen en kabels; dat voorkomt opstoppingen bij de kramen.
Verzamel dieetwensen vóór je de boodschappen doet. Houd ingrediënten voor soep en hapjes herkenbaar apart en gebruik eigen opscheplepels of voedseltangen om verwisseling te voorkomen.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst ventileren en kramen plaatsen, daarna tafels aankleden, verlichting en versiering aanbrengen en pas als laatste eten en drinken klaarzetten. Zo blijft de voorraad schoon en houd je werkruimte over.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt van een sportvereniging organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, clubgebouw, marktkramen en vrijwilligers. Reserveer koelapparatuur en leg het rooster uiterlijk 1 week voor de markt vast.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een sportvereniging kerstmarkt?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per verkoopstand, plus 2 mensen voor de keuken, 2 voor de kassa en 3 voor opbouw en opruimen. Bij meerdere stands tel je per stand een extra verkoper.
Wanneer moet ik eten en drinken voorbereiden voor een kerstmarkt?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal verse groenten en fruit uiterlijk 1 dag vooraf. Bereid soep en hapjes zo veel mogelijk op de dag zelf en zet gekoelde producten pas vlak voor opening klaar.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kerstmarkt in een clubgebouw op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor het openen, ventileren, plaatsen van kramen en tafels, aankleden en aansluiten van apparatuur. Houd daarnaast 30 minuten over voor een controle van prijzen, voorraad, route en betaalpunten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.