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Checklist pour organiser le marché de Noël de l’association sportive

Un marché de Noël associatif demande de coordonner les bénévoles, les exposants, les inscriptions et l’accueil du public dans un espace souvent limité. Commencez par réserver le club-house, fixer les horaires et répartir les responsabilités, puis avancez vers les achats et la préparation des stands. Prévoyez aussi le paiement, le chauffage des plats et la circulation entre les tables. Cette checklist vous aide à suivre les 57 tâches dans le bon ordre, sans attendre la dernière semaine pour régler les détails pratiques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver le club-house

  • Fixer la date et les horaires d'ouverture

    2 personnes

  • Inscrire les bénévoles

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Réserver les stands du marché

  • Réserver le matériel de refroidissement

  • Répartir les stands de vente

    2 personnes

  • Établir le planning des bénévoles

    2 personnes

  • Définir le parcours et l’espace public

    2 personnes

  • Établir la liste des prix

    2 personnes

  • Préparer le mode de paiement

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Trier le stock

    2 personnes

  • Laver les légumes et les fruits

    2 personnes

  • Préparer la soupe

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    2 personnes

  • Trier la décoration

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Aérer les espaces

    2 personnes

  • Monter les stands de marché

    6 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    5 personnes

  • Dresser les tables

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    4 personnes

  • Installer le sapin de Noël

    3 personnes

  • Brancher l’éclairage

    2 personnes

  • Installer les panneaux indicateurs

    2 personnes

  • Brancher l'équipement

    3 personnes

  • Préparer le café et le thé

    3 personnes

  • Réchauffer les plats chauds

    3 personnes

  • Réapprovisionner les tables de vente

    4 personnes

  • Installer les caisses

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Effectuer le dernier contrôle de sécurité

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Servir à manger et à boire

    6 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    3 personnes

  • Réapprovisionner les plats chauds

    3 personnes

  • Réapprovisionner les stands de vente

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Fermer les caisses

    2 personnes

  • Reconduire les visiteurs

    3 personnes

Suivi

  • Démonter les stands du marché

    6 personnes

  • Retirer la décoration

    4 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer les espaces

    5 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Stocker les produits réfrigérés

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Déposer les recettes de la caisse

    2 personnes

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Stands de marchéqté 8
  • Tables pliantesqté 12
  • Chaises pliantesqté 80
  • Porte-manteauxqté 2
  • Cintresqté 80
  • Nappesqté 12

Vaisselle

  • Tassesqté 150
  • Verres à boireqté 150
  • Assiettesqté 120
  • Couvertsqté 120
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Louchesqté 8
  • Pinces alimentairesqté 8

Décoration

  • Sapin de Noël artificiel
  • Boules de Noëlqté 60
  • Guirlandes de Noëlqté 12
  • Bougies LEDqté 30
  • Cartes de prixqté 40
  • Panneaux directionnelsqté 10

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 8
  • Pilesqté 40

Équipement

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Bains-marieqté 3
  • Glacièresqté 3
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 6
  • Caissesqté 2
  • Terminaux de paiementqté 2
  • Petite enceinte

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chef, à pain et d’épluchageqté 8
  • Grandes marmites à soupeqté 3
  • Thermosqté 6
  • Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

  • Seauxqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Balaisqté 3
  • Balayette et pelleqté 3
  • Chiffons microfibresqté 20

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez la date, les horaires d’ouverture et la réservation du club-house au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Gardez 30 minutes avant l’ouverture pour l’aération, l’installation et les derniers contrôles.
  • Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant le marché. Vous aurez ainsi le temps d’ajuster les quantités de soupe, d’en-cas, de tasses, d’assiettes et de couverts.
  • Établissez le planning des bénévoles par créneaux de 2 heures, avec une personne référente pour les stands, une pour les boissons et une pour la caisse. Prévoyez au moins un renfort pendant la première heure, généralement la plus chargée.
  • Testez le parcours du public avant l’ouverture : laissez des passages d’environ 1,20 m entre les stands et placez les panneaux directionnels à l’entrée, près des caisses et aux changements de direction.
  • Préparez le paiement et le matériel électrique la veille. Vérifiez les caisses, les terminaux de paiement, les rallonges, les multiprises et les piles, puis testez les machines à café, les bouilloires et les guirlandes lumineuses LED avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël d’association sportive ?
Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez rapidement le club-house et les stands, puis finalisez les bénévoles, les inscriptions et les besoins alimentaires dans les 10 jours précédant l’événement.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché de Noël associatif ?
Prévoyez au minimum 1 bénévole par stand actif, 2 personnes pour l’accueil et les paiements, et 2 personnes pour la préparation ou le service des boissons et de la nourriture. Organisez des rotations de 2 heures pour éviter les postes sans remplacement.
Quand préparer la soupe et les en-cas du marché de Noël ?
Lavez les fruits et légumes et préparez la soupe le jour même, en gardant les plats chauds dans les bains-marie jusqu’au service. Triez les ingrédients, la vaisselle et le stock la veille pour réduire l’installation à environ 60 à 90 minutes.
Que faut-il vérifier avant l’ouverture du marché de Noël ?
Prévoyez un contrôle final 30 minutes avant l’ouverture : tables et chaises installées, prix affichés, stands montés, passages dégagés, paiements testés et boissons ou plats prêts à servir. Vérifiez aussi les prises, les rallonges et l’éclairage.

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