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Checkliste für den Weihnachtsmarkt des Sportvereins

Ein Vereins-Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur ein paar Verkaufsstände und Lichterketten. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten und den Publikumsbereich fest, bevor du Helfer, Stände und Technik einteilst. Besonders bei Suppe, Getränken und Kuchen müssen Mengen, Kühlung und Ausgabe zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung des Vereinsheims bis zum Aufbau am Veranstaltungstag und hilft dir, vergessene Details rechtzeitig zu erledigen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Vereinsheim reservieren

  • Datum und Öffnungszeiten festlegen

    2 Personen

  • Freiwillige anmelden

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Marktstände reservieren

  • Kühlgeräte reservieren

  • Verkaufsstände einteilen

    2 Personen

  • Freiwilligenplan erstellen

    2 Personen

  • Route und Publikumsbereich festlegen

    2 Personen

  • Preisliste erstellen

    2 Personen

  • Zahlungsart vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Vorräte sortieren

    2 Personen

  • Gemüse und Obst waschen

    2 Personen

  • Suppe vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume lüften

    2 Personen

  • Marktstände aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Tische eindecken

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Weihnachtsbaum aufstellen

    3 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Wegweiser aufhängen

    2 Personen

  • Geräte anschließen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    3 Personen

  • Warme Gerichte aufwärmen

    3 Personen

  • Verkaufstische bestücken

    4 Personen

  • Kassen einrichten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Essen und Getränke servieren

    6 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Warme Gerichte nachfüllen

    3 Personen

  • Bestände an Verkaufsständen auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Kassen abschließen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Marktstände abbauen

    6 Personen

  • Dekoration entfernen

    4 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Räume reinigen

    5 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Kühlprodukte einlagern

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Kassenbestand einzahlen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 8
  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 80
  • KleiderständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 80
  • TischdeckenAnz. 12

Geschirr

  • TassenAnz. 150
  • TrinkgläserAnz. 150
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServiertablettsAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • LebensmittelzangenAnz. 8

Dekoration

  • Künstlicher Weihnachtsbaum
  • WeihnachtskugelnAnz. 60
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 12
  • LED-KerzenAnz. 30
  • PreisschilderAnz. 40
  • Wegweiser-SchilderAnz. 10

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • BatterienAnz. 40

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KassenAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • Kleine Lautsprecherbox

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch-, Brot- und SchälmesserAnz. 8
  • Große SuppentöpfeAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane den Helferplan spätestens 3 bis 4 Wochen vorher. Teile Aufbau, Verkauf, Küche, Kasse und Abbau getrennt ein und plane pro Schicht mindestens eine Ersatzperson ein.
  • Lege die Verkaufsstände nach Angebot und Strombedarf an. Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Warmhaltebehälter sollten mindestens 1 Stunde vor der Öffnung getestet werden; Verlängerungskabel dürfen keine Laufwege kreuzen.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und kennzeichne die entsprechenden Speisen sichtbar. Für die Ausgabe brauchst du neben Tellern und Besteck auch Servierlöffel und Lebensmittelzangen.
  • Bereite die Preisschilder und Wegweiser vor dem Aufbau vollständig vor. Eine gut sichtbare Preisliste an jedem Verkaufsstand verhindert Rückfragen und beschleunigt die Ausgabe während der Stoßzeit.
  • Sortiere Dekoration, Geschirr und Technik am Vortag nach Einsatzort. Prüfe dabei auch Batterien für LED-Kerzen und Lichterketten sowie die Ladegeräte für Kartenlesegeräte, damit am Veranstaltungstag nichts fehlt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt im Sportverein organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher mit Vereinsheim, Datum, Öffnungszeiten und Marktständen. Den Helferplan und die Einladungen solltest du spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin vorbereiten.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt im Sportverein?
Für einen kleinen Vereinsmarkt solltest du mindestens 2 Personen für den Aufbau, 2 für die Küche, 2 pro Verkaufsstand und 1 bis 2 für die Kasse einplanen. Bei Schichten von jeweils 2 bis 3 Stunden brauchst du zusätzlich Ersatz für Pausen und Ausfälle.
Wie viel Essen und Getränke braucht man für einen Vereins-Weihnachtsmarkt?
Plane die Mengen anhand der Anmeldungen und rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro erwachsener Person. Bei Suppe, Snacks und Kuchen solltest du zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve einplanen, wenn keine verbindlichen Anmeldungen vorliegen.
Wann sollte der Aufbau für den Weihnachtsmarkt beginnen?
Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor Beginn, damit Räume gelüftet, Marktstände aufgebaut und Tische eingedeckt werden können. Die Küche und alle Kassen sollten spätestens 30 Minuten vor der Öffnung einsatzbereit sein.

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