Sportclinic organiseren: checklist en planning
Een sportclinic vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een paar ballen. Je moet trainers, deelnemersgroepen, sportstations, materiaal, catering en veiligheid op elkaar afstemmen. Begin met de locatie, het programma en de trainers; werk daarna toe naar inschrijvingen en de dag zelf. Deze checklist helpt je zien wat je wanneer regelt en welke details vaak pas op het laatste moment opvallen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Sportlocatie reserveren
Trainers vastleggen
Clinicprogramma uitwerken
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Medische aandachtspunten verzamelen
Deelnemersgroepen indelen
2 personen
Trainersbriefing voorbereiden
Sportmateriaal controleren
2 personen
Benodigdheden bestellen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Sportstations voorbereiden
3 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Naambadges klaarmaken
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Broodjes en wraps klaarmaken
3 personen
Soep opwarmen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstruimte inrichten
2 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Veiligheidsmiddelen klaarleggen
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Openingsbriefing geven
3 personen
Gezamenlijke warming-up begeleiden
4 personen
Eerste clinicronde begeleiden
6 personen
Water en fruit serveren
3 personen
Tweede clinicronde begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Sportmateriaal wisselen
3 personen
Buffet opstellen
4 personen
Buffet serveren
4 personen
Servies en tafels opruimen
3 personen
Avondclinic begeleiden
6 personen
Avondsnacks serveren
2 personen
Cooling-down begeleiden
3 personen
Afsluiting en bedankje geven
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Nazorg
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Voorraad en schade controleren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Sportmateriaal reinigen
3 personen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Biertafelsaantal 6
- Kapstokkenaantal 2
Sportmateriaal
- Sportmattenaantal 30
- Voetballenaantal 12
- Basketballenaantal 10
- Volleyballenaantal 10
- Pionnenaantal 40
- Hesjesaantal 60
- Behendigheidsladdersaantal 6
- Lage hordenaantal 12
- Weerstandsbandenaantal 30
- Springtouwenaantal 20
- Fluitjesaantal 8
- Stopwatchesaantal 6
- Draagbare doelenaantal 4
Apparatuur
- Draagbare speakeraantal 2
- Draadloze microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Catering
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Boodschappen
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Voedseltangenaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Instant coldpacksaantal 12
- Zonnebrandcrèmeaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilmoppenaantal 2
- Emmersaantal 3
Tips
- Leg de sportlocatie en trainers eerst vast. Werk daarna het clinicprogramma uit, zodat je weet hoeveel sportstations, begeleiders en materialen je nodig hebt.
- Verwerk dieetwensen en medische aandachtspunten uiterlijk één week voor de clinic. Gebruik die informatie bij de groepsindeling en geef trainers een korte briefing.
- Controleer sportmateriaal enkele dagen vooraf en test ook de draagbare speaker, draadloze microfoon, verlengkabels en stekkerdozen. Een ontbrekend fluitje of een lege stopwatch merk je anders pas tijdens de eerste ronde.
- Bereid de ontvangst eerder voor dan de sportvelden: druk de deelnemerslijst af, maak naambadges klaar en richt kapstokken en tafels in. Zo blijft er bij binnenkomst tijd over voor vragen en late afmeldingen.
- Plan de catering naast het sportprogramma. Koel dranken, bereid broodjes en wraps voor en warm de soep op tijd op; zet waterkannen en herbruikbare bekers klaar op een plek waar deelnemers tussen stations kunnen drinken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een sportclinic organiseren?
- Leg de locatie en trainers bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 4 weken voor de clinic, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en medische aandachtspunten tijdig kunt verwerken.
- Hoe deel ik deelnemers in voor een sportclinic?
- Maak de groepen uiterlijk 3 dagen vooraf en houd rekening met leeftijd, niveau en medische aandachtspunten. Plan per groep een duidelijke route langs de sportstations, zodat niet iedereen tegelijk bij dezelfde activiteit aankomt.
- Wanneer moet ik het sportmateriaal controleren?
- Controleer ballen, pionnen, hesjes, matten, horden en andere materialen 2 tot 3 dagen vooraf. Leg het materiaal per station klaar en test op de dag zelf nog één keer of alles compleet en bruikbaar is.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een sportclinic klaar te zetten?
- Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, ontvangst, sportvelden, stations, catering en veiligheidsmiddelen. Test geluidsapparatuur en controleer de deelnemerslijst minstens 30 minuten voordat de eerste deelnemers binnenkomen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!