Checklist pour organiser une clinique sportive

Une clinique sportive demande plus qu’un terrain et quelques ballons. Il faut coordonner le lieu, les entraîneurs, les inscriptions, les groupes et le matériel avant l’arrivée des participants. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations à l’accueil sur place. Elle couvre aussi les détails souvent réglés trop tard : informations médicales, besoins alimentaires, badges, boissons fraîches, sécurité et test du son.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu sportif
Réserver les entraîneurs
Élaborer le programme de la clinique
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les points médicaux à signaler
Répartir les groupes de participants
2 personnes
Préparer le briefing des formateurs
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Commander les fournitures
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les stations de sport
3 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Préparer les sandwiches et les wraps
3 personnes
Réchauffer la soupe
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager l’espace d’accueil
2 personnes
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Donner le briefing d'ouverture
3 personnes
Animer l’échauffement collectif
4 personnes
Encadrer la première ronde clinique
6 personnes
Servir de l’eau et des fruits
3 personnes
Encadrer la deuxième session de clinique
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Échanger le matériel de sport
3 personnes
Installer le buffet
4 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Ranger la vaisselle et les tables
3 personnes
Encadrer la clinique du soir
6 personnes
Servir les en-cas du soir
2 personnes
Accompagner le retour au calme
3 personnes
Faire la clôture et les remerciements
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier le stock et les dommages
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Nettoyer le matériel de sport
3 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Porte-manteauxqté 2

Matériel de sport

Tapis de sportqté 30
Ballons de footballqté 12
Ballons de basketqté 10
Ballons de volleyqté 10
Cônesqté 40
Giletsqté 60
Échelles d’agilitéqté 6
Petites haiesqté 12
Bandes de résistanceqté 30
Cordes à sauterqté 20
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 6
Buts portablesqté 4

Équipement

Enceinte portableqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Catering

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces alimentairesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de froid instantanéqté 12
Crème solaireqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3

Conseils

Réservez le lieu sportif et les entraîneurs au moins 6 à 8 semaines avant la clinique. Vous pourrez ensuite construire un programme réaliste selon les espaces et les disponibilités de l’encadrement.
Fixez la date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement. Gardez ce délai pour répartir les participants par groupes, recueillir les informations médicales et transmettre un briefing précis aux formateurs.
Préparez une station par activité prévue : tapis, cônes, gilets, échelles d’agilité, petites haies, bandes de résistance ou cordes à sauter. Vérifiez chaque élément la veille et prévoyez quelques pièces de rechange pour le matériel le plus utilisé.
Traitez les repas et les boissons séparément du programme sportif. Recueillez les allergies et régimes au moment de l’inscription, puis refroidissez les boissons et préparez sandwiches, wraps et soupe avant l’arrivée du premier groupe.
Consacrez 60 à 90 minutes à l’installation sur place. Délimitez les terrains, installez l’accueil, les tables et les chaises, préparez les badges, puis testez l’enceinte portable, le micro, les rallonges et le matériel de sécurité.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une clinique sportive ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue pour réserver le lieu et les entraîneurs. Finalisez les inscriptions, les groupes et les besoins particuliers 10 à 14 jours avant l’événement.
Quel matériel prévoir pour une clinique sportive ?: Prévoyez le matériel correspondant à chaque atelier, notamment ballons, cônes, gilets, tapis, chronomètres et sifflets. Faites un inventaire complet 7 jours avant, puis un contrôle final la veille.
Quand demander les informations médicales et alimentaires ?: Demandez-les directement dans le formulaire d’inscription, au plus tard 10 à 14 jours avant la clinique. Vérifiez la liste finale avec les responsables des groupes avant de préparer le service traiteur.
Combien de temps faut-il pour installer une clinique sportive ?: Prévoyez au moins 60 à 90 minutes avant l’accueil des participants. Ce créneau permet d’installer les stations, de délimiter les terrains, de préparer les badges et de tester le son.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.