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Sportclinic organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Sportclinic braucht mehr Vorbereitung als nur einen reservierten Platz und Sportmaterial. Du musst Trainingsgruppen einteilen, medizinische Hinweise kennen und den Ablauf so planen, dass keine Station ins Stocken gerät. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung der Sportstätte bis zum Empfang, Catering und Sicherheitscheck am Veranstaltungstag. Besonders häufig werden Getränke, Namensschilder, Technik und das Briefing der Trainer zu spät vorbereitet.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Sportstätte reservieren

  • Trainer festlegen

  • Clinic-Programm ausarbeiten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Medizinische Hinweise sammeln

  • Teilnehmergruppen einteilen

    2 Personen

  • Trainerbriefing vorbereiten

  • Sportmaterial prüfen

    2 Personen

  • Benötigtes Material bestellen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Sportstationen vorbereiten

    3 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Sandwiches und Wraps vorbereiten

    3 Personen

  • Suppe aufwärmen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangsbereich einrichten

    2 Personen

  • Sportplätze abstecken

    4 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Sicherheitsausrüstung bereitlegen

    2 Personen

  • Informationsschilder aufstellen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Eröffnungsbriefing geben

    3 Personen

  • Gemeinsames Aufwärmen anleiten

    4 Personen

  • Erste Klinikrunde betreuen

    6 Personen

  • Wasser und Obst servieren

    3 Personen

  • Zweite Klinikrunde begleiten

    6 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Sportmaterial wechseln

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Buffet servieren

    4 Personen

  • Geschirr und Tische aufräumen

    3 Personen

  • Abendclinic begleiten

    6 Personen

  • Abendsnacks servieren

    2 Personen

  • Cool-down begleiten

    3 Personen

  • Abschluss und Dank aussprechen

    2 Personen

  • Teilnehmer auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Sportgeräte sammeln

    4 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Bestände und Schäden prüfen

    2 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Sportmaterial reinigen

    3 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 60
  • BiertischeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

  • SportmattenAnz. 30
  • FußbälleAnz. 12
  • BasketbälleAnz. 10
  • VolleyballsAnz. 10
  • KegelAnz. 40
  • WarnwestenAnz. 60
  • KoordinationsleiternAnz. 6
  • Niedrige HürdenAnz. 12
  • WiderstandsbänderAnz. 30
  • SpringseileAnz. 20
  • PfeifenAnz. 8
  • StoppuhrenAnz. 6
  • Tragbare ToreAnz. 4

Ausstattung

  • Tragbarer LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Catering

  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8
  • Einkäufe

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • LebensmittelzangenAnz. 6

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • Instant-KühlpacksAnz. 12
  • SonnencremeAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • BesensetsAnz. 2
  • WischmoppsAnz. 2
  • EimerAnz. 3

Tipps

  • Plane die Gruppengröße pro Trainer spätestens zwei Wochen vor der Clinic und teile die Teilnehmer danach in feste Gruppen ein. So lassen sich Sportstationen, Pausen und benötigtes Material realistisch planen.
  • Sammle Ernährungswünsche und medizinische Hinweise mit der Anmeldung und schließe die Liste mindestens 7 Tage vorher. Übergib die Informationen gesammelt an Trainer und Catering.
  • Prüfe das Sportmaterial nicht erst am Veranstaltungstag: Kontrolliere Bälle, Matten, Kegel, Hürden, Koordinationsleitern und Sicherheitsausrüstung mindestens 3 Tage vorher auf Vollständigkeit und Zustand.
  • Bereite Empfang und Verpflegung vor Beginn vollständig vor. Stelle Namensschilder, Teilnehmerliste, gekühlte Getränke, Becher sowie Sandwiches, Wraps und Suppe so bereit, dass die Ausgabe in den ersten 15 Minuten funktioniert.
  • Teste Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Teilnehmer. Lege außerdem einen Zeitplan für Trainerbriefing, Stationswechsel und Pausen ausgedruckt bereit, damit der Ablauf auch ohne Handy funktioniert.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Sportclinic organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung der Sportstätte und der Festlegung der Trainer. Spätestens 2 Wochen vor dem Termin sollten Einladungen, Programm und Gruppeneinteilung stehen.
Wann sollte ich die Teilnehmer einer Sportclinic einteilen?
Schließe die Anmeldungen etwa 7 Tage vor der Clinic und teile die Gruppen spätestens 3 Tage vorher ein. Berücksichtige dabei Leistungsniveau, Alter, medizinische Hinweise und die Anzahl der Trainer.
Wie viel Sportmaterial brauche ich für eine Sportclinic?
Plane pro Gruppe mindestens eine eigene Station mit passendem Material und eine kleine Reserve ein. Für jede Station sollten Bälle, Matten oder Geräte vor Beginn bereitliegen; die genaue Menge hängt von Teilnehmerzahl und Programm ab.
Wann müssen Getränke und Catering vorbereitet werden?
Kühle die Getränke am Vorabend und stelle Wasser unmittelbar vor dem Empfang bereit. Sandwiches und Wraps kannst du einige Stunden vorher vorbereiten, die Suppe sollte erst kurz vor der Pause aufgewärmt werden.

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