Zo organiseer je een sponsorconcert

Begin met de datum, locatie en het muziekprogramma; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Bevestig daarna de musici, sponsorafspraken en technische benodigdheden voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer vroeg vergunningen en verzekering, want wijzigingen op het laatste moment werken door in catering, publieksontvangst en techniek. In de laatste week draait alles om een definitieve gastenlijst, dieetwensen, toegang, een geprint draaiboek en een technische controle op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Muziekprogramma samenstellen
3 personen
3
Optredende musici bevestigen
2 personen
4
Sponsorafspraken vastleggen
2 personen
5
Vergunningen controleren
6
Verzekering controleren
7
Geluidstechniek reserveren
2 personen
8
Catering reserveren
2 personen
9
Fotograaf reserveren
10
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Promotie online plaatsen
2 personen
13
Posters verspreiden
3 personen
14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
17
Programma laten drukken
18
Sponsorlogo’s verzamelen
2 personen
19
Naambadges voorbereiden
2 personen
20
Vrijwilligers indelen
2 personen
21
Draaiboek printen
22
Technische wensen controleren
2 personen
23
Sleutels en toegang regelen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Catering voorbereiden
4 personen

Event

27
Locatie openen
2 personen
28
Podiumruimte vrijmaken
4 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
30
Entreebalie opbouwen
2 personen
31
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
32
Bar inrichten
3 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Sponsorbanners plaatsen
2 personen
35
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
36
Lichtapparatuur opbouwen
2 personen
37
Instrumenten klaarzetten
4 personen
38
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
39
Lichtcheck uitvoeren
2 personen
40
Programma’s klaarleggen
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
3 personen
42
Deuren en vluchtroutes controleren
2 personen
43
Entree bemannen
3 personen
44
Gasten ontvangen
3 personen
45
Programma’s uitdelen
2 personen
46
Donaties registreren
2 personen
47
Concert presenteren
48
Dranken serveren
4 personen
49
Hapjes serveren
4 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet aanvullen
2 personen
52
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
53
Toiletten controleren
54
Pauzeprogramma begeleiden
2 personen
55
Sponsoren bedanken
56
Laatste gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

57
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
58
Instrumenten veilig opbergen
4 personen
59
Decoratie verwijderen
3 personen
60
Meubilair terugplaatsen
5 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
64
Zaal schoonmaken
4 personen
65
Toiletten schoonmaken
2 personen
66
Kassa en donaties afsluiten
2 personen
67
Gevonden voorwerpen verzamelen
68
Apparatuur retourneren
2 personen
69
Locatiesleutels retourneren
70
Sponsorbedankingen versturen
2 personen
71
Foto’s met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kleedkamertafelsaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstandaardsaantal 6
DI-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 12
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Laptop
Muzieklessenaarsaantal 12
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

Podiumlampenaantal 6
Sfeerlampenaantal 10
Lichtstatievenaantal 4

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerplateausaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12
Afwasteiltjesaantal 3

Decoratie

Sponsorbannersaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 10

Catering

Entreebalie
Donatieboxenaantal 3
Kassa
Betaalterminal
Menukaarthoudersaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Flessenopenersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Garderobehangersaantal 150
Naambadgesaantal 40
Programmafoldersaantal 150
Stembandenaantal 120

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Toiletborstelsaantal 3

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg sponsorafspraken vroeg schriftelijk vast, inclusief logo’s, zichtbaarheid en eventuele bijdrage in geld of goederen. Verzamel alle sponsorlogo’s in één map voordat programma’s en uitnodigingen naar de drukker gaan.
Plan de techniek niet pas op de concertdag. Controleer per optreden de microfoons, DI-boxen, muzieklessenaars, kabels, podiumlampen en stroompunten; reserveer ook kabelmatten voor looproutes.
Werk met één sluitingsmoment voor aanmeldingen. Maak daarna de definitieve gastenlijst, verzamel dieetwensen en bereid naambadges voor, zodat catering en ontvangst niet tegelijk hoeven te improviseren.
Maak het draaiboek op minuten, met contactpersonen voor musici, catering, techniek, vrijwilligers en sponsors. Print het uiterlijk op de laatste werkdag en leg een exemplaar klaar bij de entree en backstage.
Regel toegang en koeling apart van elkaar. Bevestig sleutels en laad- en losmomenten vooraf, doe boodschappen volgens het definitieve aantal gasten en koel dranken vóór de ontvangst begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een sponsorconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Dan is er tijd om musici, sponsors, locatie, vergunningen, verzekering en geluidstechniek vast te leggen voordat de promotie start.
Wanneer moet je de gastenlijst van een sponsorconcert definitief maken?: Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het concert. Gebruik daarna de definitieve lijst voor dieetwensen, catering, naambadges, stoelen en het aantal gedrukte programma’s.
Wanneer regel je de techniek voor een sponsorconcert?: Reserveer geluidstechniek zodra het muziekprogramma en de musici bevestigd zijn, bij voorkeur minimaal 4 weken vooraf. Controleer de technische wensen nogmaals in de laatste week en plan een soundcheck op de locatie.
Wat moet er in het draaiboek van een sponsorconcert staan?: Zet minimaal de planning per tijdstip, contactgegevens, opbouw, soundcheck, optredens, ontvangst, catering en afbouw erin. Print het draaiboek uiterlijk 1 werkdag vooraf en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.