Sponsorenkonzert organisieren: der Ablauf von der Idee bis zum Abend

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere Tontechnik und Bühnenbeleuchtung nicht erst kurz vor dem Konzert. Prüfe mindestens zwei Wochen vorher Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Kabel und Stromwege gemeinsam mit der technischen Betreuung.
• Sammle Sponsorlogos spätestens drei Wochen vor dem Druck in einem einheitlichen Format. So bleiben Zeit für Korrekturen und ein sauberer Programmflyer, statt kurz vor dem Konzert einzelne Logos nachzubauen.
• Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche direkt. Erstelle die endgültige Gästeliste etwa fünf Tage vorher, damit Namensschilder, Sitzplätze, Catering und Getränke kalkuliert werden können.
• Plane den Zugang zur Bühne und zum Veranstaltungsort ausdrücklich ein. Schlüssel, Umkleideräume, Notenpulte und Kabelmatten werden häufig vergessen, obwohl Musiker und Technik sie bereits beim Aufbau brauchen.
• Kühle Getränke erst am Veranstaltungstag, aber beginne mindestens drei Stunden vor dem Einlass. Stelle Gläser, Kaffeetassen, Teller und Besteck getrennt bereit und prüfe, ob Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Warmhaltebehälter angeschlossen werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Sponsorenkonzert organisieren?

Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher. Musiker, Ort, Sponsorenvereinbarungen und Technik sollten spätestens acht Wochen vor dem Termin bestätigt sein.

Wann muss die Technik für ein Sponsorenkonzert gebucht werden?

Reserviere Tontechnik und Licht mindestens sechs bis acht Wochen vorher. Die technischen Anforderungen der Musiker sollten spätestens zwei Wochen vor dem Konzert vollständig geprüft werden.

Wie viele Getränke braucht man für ein Sponsorenkonzert?

Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser für Musiker, Helfer und Technikteam ein.

Wann verschickt man die Einladungen zu einem Sponsorenkonzert?

Verschicke die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vorher. Setze den Anmeldeschluss auf sieben bis zehn Tage vor dem Konzert, damit Gästeliste, Namensschilder und Catering rechtzeitig feststehen.

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