Cómo organizar un concierto benéfico sin perder el control

Un concierto benéfico necesita más que una buena programación musical: hay que coordinar permisos, músicos, patrocinadores, sonido, catering e invitados en el orden adecuado. Empieza fijando fecha y lugar, y trabaja desde ahí hacia la producción y la comunicación. Las comprobaciones técnicas y legales deben cerrarse antes de promocionar el evento. En los últimos días, concentra el trabajo en accesos, acreditaciones, voluntarios, bebidas y un plan horario impreso.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Preparar el programa musical
3 personas
3
Confirmar a los músicos que actuarán
2 personas
4
Establecer acuerdos de patrocinio
2 personas
5
Comprobar permisos
6
Comprobar el seguro
7
Reservar equipo de sonido
2 personas
8
Reservar el catering
2 personas
9
Reservar fotógrafo
10
Diseñar invitaciones
2 personas
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Publicar la promoción en línea
2 personas
13
Distribuir carteles
3 personas
14
Gestionar inscripciones
2 personas
15
Recoger preferencias dietéticas
16
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
17
Imprimir el programa
18
Recopilar los logotipos de los patrocinadores
2 personas
19
Preparar acreditaciones
2 personas
20
Asignar voluntarios
2 personas
21
Imprimir el plan de trabajo
22
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
23
Gestionar llaves y acceso
24
Hacer la compra
3 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Preparar el catering
4 personas

Evento

27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Despejar el espacio del escenario
4 personas
29
Colocar mesas y sillas
5 personas
30
Montar el mostrador de entrada
2 personas
31
Montar el bufé de catering
3 personas
32
Montar la barra
3 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Colocar las pancartas de patrocinadores
2 personas
35
Montar el equipo de sonido
3 personas
36
Montar el equipo de iluminación
2 personas
37
Preparar los instrumentos
4 personas
38
Realizar la prueba de sonido
4 personas
39
Realizar la comprobación de luces
2 personas
40
Preparar los programas
2 personas
41
Instruir a los voluntarios
3 personas
42
Comprobar las puertas y las rutas de evacuación
2 personas
43
Atender la entrada
3 personas
44
Recibir a los invitados
3 personas
45
Repartir los programas
2 personas
46
Registrar donaciones
2 personas
47
Presentar el concierto
48
Servir las bebidas
4 personas
49
Servir aperitivos
4 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Reponer el bufé
2 personas
52
Recoger la vajilla usada
2 personas
53
Comprobar los baños
54
Coordinar el programa del descanso
2 personas
55
Agradecer a los patrocinadores
56
Acompañar a los últimos invitados
2 personas

Seguimiento

57
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
58
Guardar los instrumentos de forma segura
4 personas
59
Retirar la decoración
3 personas
60
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
61
Recoger la basura
3 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Limpiar el bar y la cocina
3 personas
64
Limpiar la sala
4 personas
65
Limpiar los baños
2 personas
66
Cerrar la caja y las donaciones
2 personas
67
Recoger objetos perdidos
68
Devolver el equipo
2 personas
69
Devolver las llaves del recinto
70
Enviar agradecimientos a los patrocinadores
2 personas
71
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Mesas de vestuariocant. 3
Sillas del vestuariocant. 12

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes para micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables de audiocant. 12
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Portátil
Atriles de músicacant. 12
Alfombrillas para cablescant. 12

Iluminación

Luces del escenariocant. 6
Luces decorativascant. 10
Trípodes de iluminacióncant. 4

Vajilla

Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas para servircant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12
Cubetas para lavarcant. 3

Decoración

Banners de patrocinadorescant. 8
Guirnaldascant. 6
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Carteles del programacant. 4
Carteles direccionalescant. 10

Catering

Mostrador de entrada
Cajas de donacionescant. 3
Caja registradora
Terminal de pago
Portamenúscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 3
Abrebotellascant. 4
Termoscant. 6
Papeleracant. 8
Perchas para el guardarropacant. 150
Credencialescant. 40
Folletos del programacant. 150
Cuerdas vocalescant. 120

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Guantes de limpiezacant. 8
Escobillas de bañocant. 3

Compras

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el lugar y el programa musical. Confirma por escrito a cada músico antes de diseñar invitaciones o publicar la promoción, porque un cambio de última hora afecta a todo el programa.
Comprueba permisos, seguro y necesidades técnicas con suficiente margen. Haz una prueba de sonido y revisa micrófonos, mesa de mezclas, cajas DI, cables, regletas y luces antes de que llegue el público.
No dejes los patrocinios para el final: acuerda qué aporta cada patrocinador y recopila sus logotipos antes de imprimir el programa, las invitaciones o la cartelería.
Asigna voluntarios a funciones concretas, como acceso, acreditaciones, vestuario, catering y apoyo técnico. Entrega a cada persona un horario y un plan de trabajo impreso, no solo instrucciones por mensaje.
Cierra la lista definitiva de invitados y sus preferencias dietéticas varios días antes. Compra y enfría las bebidas con antelación; calcula aproximadamente dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y deja previstas tazas, vasos, platos y cubiertos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto benéfico?: Empieza al menos 8 semanas antes si habrá músicos, patrocinadores, permisos y venta o gestión de invitaciones. Reserva sonido, catering y fotografía en cuanto estén confirmados la fecha y el lugar.
¿Cuándo hay que confirmar a los músicos de un concierto benéfico?: Confírmalos por escrito entre 6 y 8 semanas antes y vuelve a verificar horarios, repertorio y necesidades técnicas 7 días antes. Así puedes cerrar el programa y preparar correctamente el equipo.
¿Cuándo se debe hacer la prueba de sonido?: Programa la prueba el mismo día, como mínimo 3 horas antes de la apertura de puertas. Comprueba cada micrófono, instrumento, caja DI, monitor, cable y luz, y deja tiempo para corregir fallos.
¿Cuántas bebidas hacen falta para un concierto benéfico?: Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona y añade una reserva del 10 al 15 % si no conoces el consumo. Enfría las bebidas el día anterior y distribuye el servicio en varias neveras portátiles.

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