Organiser un concert de sponsoring sans rien laisser au hasard

Un concert de sponsoring se prépare dans un ordre précis : commencer par la date, le lieu et le programme musical, puis verrouiller les artistes, les sponsors et les autorisations. Les points qui prennent le plus de retard sont souvent le son, l’assurance, les logos à imprimer et les besoins alimentaires des invités. Prévoyez aussi un responsable par zone le jour J, des clés disponibles à l’heure prévue et un déroulé imprimé pour toute l’équipe. Ce plan rassemble les étapes et le matériel nécessaires, des premières confirmations au refroidissement des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme musical
3 personnes
3
Confirmer les musiciens sur scène
2 personnes
4
Formaliser les accords de sponsoring
2 personnes
5
Vérifier les autorisations
6
Vérifier l’assurance
7
Réserver le matériel sonore
2 personnes
8
Réserver le catering
2 personnes
9
Réserver le photographe
10
Concevoir les invitations
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier la promotion en ligne
2 personnes
13
Distribuer les affiches
3 personnes
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
17
Faire imprimer le programme
18
Rassembler les logos des sponsors
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Répartir les bénévoles
2 personnes
21
Imprimer le déroulé
22
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
23
Organiser les clés et l’accès
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer le service traiteur
4 personnes

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Libérer l’espace de la scène
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
5 personnes
30
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
31
Monter le buffet traiteur
3 personnes
32
Aménager le bar
3 personnes
33
Installer la décoration
3 personnes
34
Installer les banderoles des sponsors
2 personnes
35
Installer le matériel sonore
3 personnes
36
Monter l’éclairage
2 personnes
37
Installer les instruments
4 personnes
38
Effectuer la vérification du son
4 personnes
39
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes
40
Préparer les programmes
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
3 personnes
42
Vérifier les portes et les issues de secours
2 personnes
43
Tenir l'entrée
3 personnes
44
Accueillir les invités
3 personnes
45
Distribuer les programmes
2 personnes
46
Enregistrer les dons
2 personnes
47
Présenter le concert
48
Servir les boissons
4 personnes
49
Servir des amuse-bouches
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
52
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
54
Animer le programme de la pause
2 personnes
55
Remercier les sponsors
56
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

57
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
58
Ranger les instruments en toute sécurité
4 personnes
59
Retirer la décoration
3 personnes
60
Remettre le mobilier en place
5 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
64
Nettoyer la salle
4 personnes
65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
66
Clôturer la caisse et les dons
2 personnes
67
Rassembler les objets trouvés
68
Retourner le matériel
2 personnes
69
Restituer les clés du lieu
70
Envoyer les remerciements aux sponsors
2 personnes
71
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Tables de logeqté 3
Chaises des vestiairesqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles audioqté 12
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Ordinateur portable
Pupitres de musiqueqté 12
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 10
Pieds d’éclairageqté 4

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8
Bacs de rangementqté 12
Bacs à vaisselleqté 3

Décoration

Bannières sponsorsqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 10

Catering

Bureau d’accueil
Boîtes à donsqté 3
Caisse
Terminal de paiement
Porte-menusqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Tire-bouchonsqté 4
Thermosqté 6
Poubellesqté 8
Cintres de vestiaireqté 150
Badges nominatifsqté 40
Brochures du programmeqté 150
Cordes vocalesqté 120

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 3

Courses

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, le lieu et le programme musical, puis confirmez les musiciens par écrit avant de lancer les invitations. Un changement d’artiste après impression du programme entraîne rapidement plusieurs corrections.
Traitez les autorisations et l’assurance en parallèle des accords de sponsoring. Demandez les logos définitifs aux sponsors avant l’impression des invitations, des affiches et du programme.
Réservez le matériel sonore après avoir vérifié les besoins techniques de chaque musicien : microphones, pieds, boîtiers DI, câbles, table de mixage et haut-parleurs doivent être compatibles avec la scène.
Centralisez les inscriptions et les besoins alimentaires jusqu’à une date limite clairement annoncée. Établissez ensuite une liste définitive des invités pour dimensionner le catering, les tables, les chaises, les verres et les badges.
Préparez le jour J avec un déroulé imprimé, une répartition des bénévoles et un accès confirmé aux locaux. Faites refroidir les boissons avant l’arrivée des invités et gardez les rallonges, multiprises et passe-câbles à portée de main pour éviter les installations improvisées.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de sponsoring ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date. Les confirmations des musiciens, des sponsors, du lieu, des autorisations et du matériel sonore doivent être obtenues avant d’envoyer les invitations.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant le concert, puis prévoyez une relance 10 à 14 jours avant. Fixez une date limite d’inscription afin de finaliser le catering et la liste des invités.
Quand réserver le matériel sonore pour un concert ?: Réservez-le au plus tard 4 semaines avant l’événement, après avoir recueilli les besoins techniques des musiciens. Faites confirmer le nombre de microphones, de boîtiers DI, de pieds et de câbles nécessaires.
Que faut-il vérifier la veille d’un concert de sponsoring ?: La veille, vérifiez l’accès et les clés, les autorisations, l’assurance, le déroulé imprimé, les badges et les logos. Contrôlez aussi les boissons, la vaisselle, le catering et la présence de chaque bénévole, puis faites refroidir les boissons suffisamment tôt.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.