LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerde sponsorbarbecue

Een sponsorbarbecue vraagt meer voorbereiding dan alleen vlees inkopen en een barbecue neerzetten. Je moet eerst het definitieve aantal gasten en hun dieetwensen kennen, daarna leveranciers, eten, drinken en materiaal vastleggen. Op de dag zelf draait alles om een logische volgorde: eerst koelen en opbouwen, daarna buffet en bar inrichten en pas dan de barbecue aansteken. Deze checklist helpt je niets te vergeten, van partytent en stoelen tot koffiepunt, verlichting en veilige plaatsing van de barbecue.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Gastenlijst opstellen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Definitief aantal bepalen

  • Leveranciersafspraken bevestigen

  • Barbecue reserveren

  • Koelkasten controleren

    2 personen

  • Voorraad controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Vlees gekoeld opslaan

    2 personen

  • Groenten wassen

    2 personen

  • Salades voorbereiden

    2 personen

  • Sauzen klaarzetten

  • Desserts portioneren

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Koffiepunt inrichten

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen plaatsen

    3 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Barbecue veilig plaatsen

    2 personen

  • Buffet inrichten

    2 personen

  • Versiering ophangen

    2 personen

  • Verlichting ophangen

    2 personen

  • Muziek klaarzetten

  • Servies en bestek klaarleggen

    2 personen

  • Afvalpunten plaatsen

  • Toiletten controleren

Event

  • Barbecue aansteken

    2 personen

  • Gasten ontvangen

    2 personen

  • Aperitief serveren

    2 personen

  • Vlees en groenten grillen

    3 personen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Servies verzamelen

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

  • Dessert serveren

    2 personen

  • Laatste ronde aankondigen

  • Gasten uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Barbecue laten afkoelen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Koelboxen legen

    2 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentaantal 2
  • Tafelsaantal 6
  • Klapstoelenaantal 55
  • Buffettafelaantal 3
  • Statafelsaantal 4
  • Tafelkleedaantal 9

Servies

  • Dinerbordenaantal 60
  • Dessertbordenaantal 60
  • Glazenaantal 100
  • Koffiekopjesaantal 60
  • Messenaantal 60
  • Vorkenaantal 60
  • Lepelsaantal 60
  • Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

  • Gasbarbecueaantal 2
  • Gasflessenaantal 4
  • Koelboxenaantal 4
  • Koffiezetapparaataantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Bluetoothspeakeraantal 2

Keuken

  • Snijplankenaantal 6
  • Koks messenaantal 4
  • Grilltangenaantal 6
  • Aluminium schalenaantal 12
  • Serveerschalenaantal 12
  • Maatbekersaantal 2

Decoratie

  • Vlaggenlijnenaantal 6
  • Ballonnenaantal 50
  • Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

  • Lichtsnoerenaantal 6
  • Ledlampenaantal 12

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 6
  • Stoffer en blikaantal 2
  • Emmersaantal 3
  • Schoonmaakdoekenaantal 12
  • Afwasborstelsaantal 3

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Vraag dieetwensen al bij de uitnodiging uit en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de barbecue. Gebruik het definitieve aantal voor vlees, salades, servies, stoelen en drank.
  • Bevestig leveranciersafspraken en de reservering van de barbecue uiterlijk een week vooraf. Controleer ook of er genoeg gasflessen, koeling en koelboxen beschikbaar zijn.
  • Zet vlees gekoeld weg en bereid groenten, salades, sauzen en desserts vóór de opbouw van het buffet. Zo hoef je tijdens de ontvangst niet tegelijk te snijden, portioneren en gasten te verwelkomen.
  • Bouw partytenten, tafels en stoelen eerst op en plaats de barbecue daarna op een stabiele, veilige plek met voldoende afstand van tentdoek en doorgangen. Richt het buffet zo in dat gasten niet langs de hete barbecue hoeven.
  • Zet dranken ruim vóór aankomst koud en richt een apart koffiepunt in met koffiezetapparaat, waterkokers, kopjes en lepels. Hang verlichting en versiering pas op nadat tafels en looproutes vaststaan, zodat niets in de weg zit.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de gastenlijst voor een sponsorbarbecue definitief maken?
Maak het definitieve aantal uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de barbecue. Dan kun je boodschappen, vlees, drank, servies, tafels en stoelen nog passend aanpassen en dieetwensen doorgeven.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een sponsorbarbecue op te bouwen?
Plan minimaal 3 uur voor partytenten, tafels, stoelen, buffet, bar, versiering, verlichting en muziek. Reken extra tijd als de barbecue, koeling of gasflessen nog moeten worden geleverd of gecontroleerd.
Wanneer moet ik drank en vlees koelen voor een sponsorbarbecue?
Zet dranken ten minste 4 tot 6 uur vooraf koud, zodat ze bij ontvangst gekoeld zijn. Bewaar vlees tot gebruik gekoeld in koelkasten of koelboxen en haal het niet onnodig vroeg uit de koeling.
Hoe voorkom ik dat de barbecue onveilig staat?
Controleer de opstelling vóór je het vuur aansteekt en houd de barbecue vrij van partytenten, vlaggenlijnen en andere brandbare materialen. Doe deze veiligheidscontrole uiterlijk vlak vóór de ontvangst en controleer ook de gasflessen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!