Checklist pour organiser un barbecue de sponsoring

Un barbecue de sponsoring demande plus qu’une réservation de viande et de boissons. Le nombre final d’invités détermine les achats, la vaisselle, les tables et la capacité du barbecue. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis les invitations jusqu’à l’installation du buffet et de l’éclairage. Elle met aussi en évidence les points souvent réglés trop tard : besoins alimentaires, chaîne du froid, gaz et solution de repli en cas de pluie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer le nombre définitif
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Réserver le barbecue
Vérifier les réfrigérateurs
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Stocker la viande au frais
2 personnes
Laver les légumes
2 personnes
Préparer les salades
2 personnes
Préparer les sauces
Portionner les desserts
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le barbecue en toute sécurité
2 personnes
Installer le buffet
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Préparer la musique
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
Vérifier les toilettes

Événement

Allumer le barbecue
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Servir l'apéritif
2 personnes
Griller la viande et les légumes
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Servir le café et le thé
Servir le dessert
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Laisser refroidir le barbecue
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaises pliantesqté 55
Table de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Nappeqté 9

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 12

Équipement

Barbecue à gazqté 2
Bouteilles de gazqté 4
Glacièresqté 4
Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Enceinte Bluetoothqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Pinces de grillqté 6
Plateaux en aluminiumqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Verres doseursqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 50
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre définitif de participants avant les achats : prévoyez au moins 3 à 5 jours pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires. Utilisez ce chiffre pour confirmer les fournisseurs et dimensionner la vaisselle.
Gardez la viande, les salades et les desserts à des températures adaptées jusqu’au service. Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et répartissez-les dans plusieurs glacières plutôt que dans un seul point de stockage.
Réservez le barbecue et vérifiez le gaz avant le jour J. Prévoyez une bouteille de gaz de rechange si l’appareil fonctionne au gaz, car une panne pendant le service ne se règle pas rapidement.
Installez les tables, les chaises, la tente et le buffet avant l’arrivée des invités. Laissez un passage dégagé autour du barbecue et séparez clairement la zone de cuisson de la circulation.
Préparez les salades, sauces et desserts en portions à l’avance, puis placez les plateaux de service juste avant l’ouverture du buffet. Gardez le point café séparé du barbecue pour éviter les files et les accidents.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un barbecue de sponsoring ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fixez une date limite de réponse au moins 5 jours avant le barbecue afin de finaliser les quantités et les besoins alimentaires.
Combien de boissons prévoir par personne pour un barbecue ?: Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % et mettez une partie des boissons au frais plusieurs heures avant le début.
Quand faut-il faire les courses pour un barbecue de sponsoring ?: Achetez les produits frais la veille ou le jour même selon les possibilités de conservation. La viande doit rester au frais jusqu’à la cuisson, tandis que les boissons peuvent être refroidies dès la veille.
Combien de temps faut-il pour installer le barbecue et le buffet ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée des invités pour installer les tables, les chaises, la tente, le barbecue, le buffet et l’éclairage. Faites le contrôle du gaz et des réfrigérateurs avant de commencer l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.