Checklist para una barbacoa de patrocinio sin imprevistos
Una barbacoa de patrocinio requiere coordinar invitados, proveedores, comida y montaje en un orden concreto. Empieza cerrando la lista de asistentes y sus preferencias dietéticas antes de confirmar cantidades o compras. Después revisa el material, reserva la barbacoa y organiza la cadena de frío. El día del evento, separa preparación, montaje, servicio y limpieza para que la carne, las bebidas y el buffet lleguen a tiempo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de invitados
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Determinar el número definitivo
Confirmar acuerdos con proveedores
Reservar la barbacoa
Revisar refrigeradores
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Guardar la carne refrigerada
2 personas
Lavar las verduras
2 personas
Preparar ensaladas
2 personas
Preparar las salsas
Porcionar postres
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar la barbacoa de forma segura
2 personas
Montar el buffet
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Preparar la música
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
Comprobar los baños
Evento
Encender la barbacoa
2 personas
Recibir a los invitados
2 personas
Servir el aperitivo
2 personas
Asar carne y verduras
3 personas
Reponer el bufé
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Servir café y té
Servir el postre
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Dejar enfriar la barbacoa
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock restante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpa plegablecant. 2
- Mesascant. 6
- Sillas plegablescant. 55
- Mesa del bufécant. 3
- Mesas altascant. 4
- Mantelcant. 9
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Cuchilloscant. 60
- Tenedorescant. 60
- Cucharascant. 60
- Cucharonescant. 12
Equipo
- Barbacoa de gascant. 2
- Botellas de gascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Altavoz Bluetoothcant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzas para parrillacant. 6
- Bandejas de aluminiocant. 12
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras medidorascant. 2
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 50
- Arreglos floralescant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Cepillos para fregarcant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el número definitivo de asistentes antes de hacer la compra. Hazlo con varios días de margen para poder ajustar la carne, las guarniciones, los postres, la vajilla y las bebidas sin compras de última hora.
- Recoge las preferencias dietéticas junto con las inscripciones, no el día de la barbacoa. Marca por separado las raciones especiales y utiliza tablas, cuchillos y bandejas limpios para evitar mezclas.
- Revisa la barbacoa de gas y las botellas de gas antes del montaje. Coloca la barbacoa sobre una superficie estable, lejos de las carpas, la decoración y las zonas de paso, y deja pinzas y bandejas preparadas.
- Enfría las bebidas con antelación y comprueba que las neveras portátiles tienen espacio suficiente. El café necesita su propio punto de servicio, con cafetera, tazas, cucharas y una zona que no interfiera con el buffet.
- Monta primero mesas, sillas, carpas, iluminación y buffet; deja la decoración y la música para cuando las zonas de circulación estén despejadas. Reserva tiempo antes de recibir a los invitados para comprobar que cada bandeja, jarra y utensilio está en su sitio.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados para una barbacoa de patrocinio?
- Cierra el número definitivo al menos 3 días antes. Así puedes confirmar proveedores, ajustar la compra y calcular la cantidad de carne, ensaladas, postres, bebidas y vajilla.
- ¿Cuándo se debe comprar la comida para una barbacoa de patrocinio?
- Compra los alimentos frescos entre 1 y 2 días antes, según su conservación. Guarda la carne refrigerada en cuanto llegue y lava y prepara las verduras el día del evento, evitando dejar alimentos perecederos a temperatura ambiente.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar una barbacoa de patrocinio?
- Empieza el montaje al menos 3 horas antes de la llegada de los invitados. Ese margen permite colocar carpas, mesas, sillas, buffet, iluminación y decoración, además de revisar con calma la seguridad de la barbacoa.
- ¿Cuándo hay que enfriar las bebidas?
- Pon las bebidas a enfriar entre 4 y 6 horas antes del comienzo, especialmente si utilizas neveras portátiles. Comprueba también que haya suficientes vasos, jarras y espacio para mantenerlas frías durante el servicio.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!