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Sponsoren-Barbecue organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Sponsoren-Barbecue braucht mehr Vorbereitung als ein privates Grillfest: Zusagen, Ernährungswünsche, Lieferanten und Ausstattung müssen rechtzeitig zusammenpassen. Lege zuerst die endgültige Gästezahl fest und plane danach Einkauf, Kühlung und Aufbau. Besonders Grill, Gasflaschen, Kühlmöglichkeiten und ein wettergeschützter Sitzbereich werden häufig zu spät geprüft. Die Checkliste führt dich von der Gästeliste bis zum fertigen Buffet durch die Vorbereitung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Anzahl festlegen

  • Lieferantenabsprachen bestätigen

  • Grill reservieren

  • Kühlschränke kontrollieren

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Fleisch gekühlt lagern

    2 Personen

  • Gemüse waschen

    2 Personen

  • Salate vorbereiten

    2 Personen

  • Soßen bereitstellen

  • Desserts portionieren

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Grill sicher aufstellen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Musik bereitlegen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

  • Toiletten kontrollieren

Event

  • Grill anzünden

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Aperitif servieren

    2 Personen

  • Fleisch und Gemüse grillen

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

  • Dessert servieren

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Grill abkühlen lassen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • FestzeltAnz. 2
  • TischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 55
  • Buffet-TischAnz. 3
  • StehtischeAnz. 4
  • TischdeckeAnz. 9

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 60
  • MesserAnz. 60
  • GabelnAnz. 60
  • LöffelAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

  • GasgrillAnz. 2
  • GasflaschenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 4
  • GrillzangenAnz. 6
  • AluminiumschalenAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • MessbecherAnz. 2

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 6
  • BallonsAnz. 50
  • BlumenarrangementsAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Gästeliste spätestens 7 Tage vorher und erfasse dabei vegetarische, vegane und allergische Wünsche. So kannst du Mengen für Fleisch, Gemüse, Salate und Desserts zuverlässig planen.
  • Bestätige Lieferantenabsprachen und reserviere den Grill mindestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Prüfe außerdem, ob ausreichend Gasflaschen vorhanden sind und ob Ersatz eingeplant ist.
  • Kühle Getränke und empfindliche Lebensmittel getrennt voneinander. Stelle Kühlboxen oder Kühlschränke spätestens am Vortag bereit und lagere Fleisch bis zum Grillen durchgehend gekühlt.
  • Baue Zelte, Tische, Stühle und das Buffet mindestens 2 Stunden vor Beginn auf. Der Grill braucht einen sicheren, ebenen Standort mit Abstand zu Zelt, Dekoration und Laufwegen.
  • Plane für Geschirr und Gläser mindestens 1 Stück pro Gast plus etwa 10 Prozent Reserve. Servierbesteck, Kaffeetassen und Dessertteller werden bei einem mehrgängigen Buffet besonders leicht vergessen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Sponsoren-Barbecue organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Gästeliste und Einladungen. Grill, Lieferanten und Zelt solltest du spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin bestätigen.
Wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?
Lege die Zahl spätestens 7 Tage vor dem Barbecue fest. Dann bleiben noch einige Tage für Einkauf, Mengenberechnung und die Anpassung von Sitzplätzen und Geschirr.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau?
Plane mindestens 2 Stunden für Zelte, Tische, Stühle, Buffet, Dekoration, Beleuchtung und Grill ein. Bei unbekanntem Gelände oder zusätzlicher Technik sind 3 Stunden realistischer.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Sponsoren-Barbecue?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Kaufe zusätzlich rund 10 Prozent Reserve und halte alkoholfreie Getränke gut sichtbar bereit.

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