Speurtochtloop organiseren: checklist en planning

Een speurtochtloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Je regelt tegelijk een veilige looproute, opdrachten, controleposten, vrijwilligers en een duidelijke start en finish. Begin met datum, route en locatie en werk daarna toe naar inschrijvingen, drukwerk en materiaal. Op de dag zelf draait alles om een korte briefing, goed bemenste posten en controle over deelnemers en route.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Startlocatie reserveren
Vergunningen en meldingen controleren
Route op veiligheid controleren
3 personen
Controleposten bepalen
2 personen
Speurtochtopdrachten uitwerken
2 personen
Routekaart ontwerpen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Routeposten bemensen
2 personen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Opdrachtkaarten printen
Routebordjes printen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Routeposten voorzien van materiaal
3 personen

Event

Start- en finishgebied opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Routebordjes plaatsen
4 personen
Controleposten inrichten
4 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Startuitleg geven
2 personen
Deelnemers laten starten
3 personen
Controleposten begeleiden
8 personen
Route en verkeer controleren
3 personen
Finishtijden registreren
2 personen
Finishers ontvangen
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Uitslag controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Avondverlichting inschakelen
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

Routebordjes verzamelen
4 personen
Start- en finishgebied afbouwen
5 personen
Afval inzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen sorteren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslag en bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Partytentenaantal 2
Afzethekkenaantal 12

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 30
Routepijlenaantal 35
Startnummersaantal 120
Veiligheidsspeldenaantal 240
Reflecterende hesjesaantal 20
Stopwatchesaantal 4
Handtellersaantal 4
Pionnenaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Thermodekensaantal 10

Kantoor

Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 30
Watervaste stiftenaantal 12
Routekaartenaantal 120
Opdrachtkaartenaantal 240
Deelnemerslijstenaantal 10

Decoratie

Startbanner
Finishbanner
Vlaggenlijnenaantal 6

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerlepelsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20

Tips

Leg de route minimaal 4 weken vooraf vast en controleer daarna opnieuw kruisingen, smalle stukken en plekken waar deelnemers kunnen verdwalen. Markeer de route pas op de dag zelf, nadat je de actuele situatie hebt bekeken.
Plan per controlepost minstens één vrijwilliger en maak een contactlijst met portofoonnummers. Geef elke post een klembord, deelnemerslijst, opdrachtkaarten en het materiaal voor de opdracht.
Print routekaarten, opdrachtkaarten, startnummers en routebordjes uiterlijk 3 dagen vooraf. Print ook een extra deelnemerslijst en houd watervaste stiften en balpennen achter de hand.
Bouw start- en finishgebied minimaal 90 minuten voor de eerste start op. Zet tafels, stoelen, afzethekken en banners eerst neer; plaats routepijlen en verkeerskegels daarna, zodat de looproute vrij blijft.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg bij kans op regen partytenten, thermodekens, EHBO-koffers, koelboxen en extra verlichting klaar en laad powerbanks en portofoons op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een speurtochtloop organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met datum, route en startlocatie. Reserveer de locatie en controleer vergunningen of meldingen uiterlijk 4 weken voor de loop. Plan vrijwilligers en verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een speurtochtloop?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per controlepost, plus 2 mensen voor start en finish en 1 coördinator. Bij een route met 5 posten heb je dus ten minste 8 mensen nodig; plan bij voorkeur 1 of 2 invallers.
Wanneer moet ik de routebordjes en opdrachtkaarten printen?: Print routebordjes, opdrachtkaarten en routekaarten uiterlijk 3 dagen vooraf. Maak per controlepost een aparte materiaalset en voeg 10 procent extra kaarten toe voor verlies, regen of onverwachte deelnemers.
Hoe vroeg moet ik op de dag van de speurtochtloop aanwezig zijn?: Kom minimaal 90 minuten voor de eerste start aan. Gebruik de eerste 45 minuten voor start- en finishgebied, tafels en materiaal; reserveer daarna tijd voor routebordjes, controleposten en de briefing van vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.