Checklist para una carrera de búsqueda del tesoro

Organizar una carrera de búsqueda del tesoro requiere coordinar la ruta, las pruebas y varios puntos de control al mismo tiempo. Empieza fijando la fecha y comprobando permisos; después cierra el recorrido, prepara las inscripciones y asigna voluntarios. Durante la última semana conviene imprimir dorsales, mapas, instrucciones y señales, además de revisar todo el material. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar lo que suele quedarse para el final.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Reservar la ubicación de salida
Comprobar permisos y notificaciones
Comprobar la ruta por seguridad
3 personas
Determinar los puestos de control
2 personas
Desarrollar las pruebas de la búsqueda del tesoro
2 personas
Diseñar el mapa de ruta
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Programar voluntarios
2 personas
Cubrir los puestos de ruta
2 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Imprimir tarjetas de instrucciones
Imprimir señales de ruta
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir la lista de participantes
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Dotar de material a los puestos de ruta
3 personas

Evento

Montar la zona de salida y meta
5 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Colocar señales de ruta
4 personas
Montar puestos de control
4 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Dar la explicación inicial
2 personas
Hacer comenzar a los participantes
3 personas
Guiar los puestos de control
8 personas
Revisar la ruta y el tráfico
3 personas
Registrar los tiempos de llegada
2 personas
Recibir a los participantes que terminan
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Entregar premios
2 personas
Encender la iluminación nocturna
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Recoger los carteles de ruta
4 personas
Desmontar la zona de salida y llegada
5 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar resultados y mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 24
Carpas de fiestacant. 2
Vallas de separacióncant. 12

Material deportivo

Conos de tráficocant. 30
Flechas de rutacant. 35
Dorsalescant. 120
Imperdiblescant. 240
Chalecos reflectantescant. 20
Cronómetroscant. 4
Contadores manualescant. 4
Conoscant. 20
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Muestras térmicascant. 10

Oficina

Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores permanentescant. 12
Mapas de rutacant. 120
Cartas de tareascant. 240
Listas de participantescant. 10

Decoración

Banner de inicio
Banner de meta
Guirnaldascant. 6

Iluminación

Focos LED de obracant. 4
Cables alargadorescant. 4

Equipo

Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 4

Catering

Neveras portátilescant. 4
Dispensadores de bebidascant. 3
Termoscant. 4
Compras

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120

Cocina

Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cucharones de servircant. 6

Limpieza

Papeleracant. 6
Sets de escobacant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20

Consejos

Comprueba la ruta completa al menos 7 días antes y vuelve a recorrerla el día anterior. Confirma que las señales, los conos y los puestos de control se ven con claridad y que no hay zonas peligrosas.
Cierra las pruebas antes de abrir las inscripciones. Cada tarjeta debe indicar qué hay que hacer, dónde se entrega la respuesta y cuánto tiempo tiene el equipo para completarla.
Asigna una persona responsable a cada puesto de control y prepara un listado con turnos, teléfonos y material. Para una carrera con varios puestos, entrega también walkie-talkies o baterías externas donde no haya buena cobertura.
Imprime los dorsales, mapas, instrucciones y listas de participantes como mínimo 2 días antes. Lleva copias adicionales: calcula un 10 % extra de dorsales y tarjetas para sustituciones o pérdidas.
Revisa el pronóstico 48 horas antes y prepara el montaje de salida y meta con tiempo. Las mesas, sillas, carpas, iluminación, bebidas y botiquines deben estar listos antes de que llegue el primer participante.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de búsqueda del tesoro?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas reservar una ubicación, solicitar permisos y reclutar voluntarios. Deja la ruta y las pruebas cerradas al menos 2 semanas antes, y prepara las impresiones durante los 2 días previos.
¿Cuándo hay que comprobar los permisos de la carrera?: Consulta los permisos y las notificaciones necesarias antes de publicar la fecha o enviar invitaciones, idealmente con 4 semanas de margen. Algunas autorizaciones pueden tardar más, así que no conviene esperar a la semana del evento.
¿Cuánto material de impresión necesito para una búsqueda del tesoro?: Prepara un dorsal, un mapa y una tarjeta de instrucciones por participante o equipo, según el formato de la carrera. Imprime aproximadamente un 10 % adicional de dorsales y tarjetas, y lleva al menos 2 copias de cada lista para la salida y la meta.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de búsqueda del tesoro?: Cuenta como mínimo una persona por cada puesto de control y añade 2 personas para la salida y la meta. Si hay más de 5 puestos o una ruta extensa, incorpora un coordinador móvil para resolver incidencias y reponer material.

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