Speurtocht organiseren: checklist en planning

Een speurtocht staat of valt met een route die vooraf is getest en opdrachten die teams zelfstandig kunnen uitvoeren. Regel eerst thema, deelnemers en start- en eindlocatie; werk daarna de route, raadsels en puntentelling uit. Loop de route minimaal één keer volledig na en leg een alternatieve route vast. In de laatste week maak je teamenveloppen, controleer je het weer en sorteer je alle materialen per team. Zo hoef je op de dag zelf alleen nog uit te leggen, te starten en bij te sturen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Thema en route kiezen
2 personen
Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Diner reserveren
Route volledig uitwerken
2 personen
Route vooraf lopen
2 personen
Alternatieve route bepalen
2 personen
Opdrachten en raadsels schrijven
2 personen
Antwoorden en puntentelling maken
2 personen
Opdrachtkaarten vormgeven
Opdrachtkaarten afdrukken
Opdrachtkaarten lamineren
Enveloppen per team vullen
2 personen
Teams en teamleiders indelen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Noodscenario bevestigen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Snackpakketten samenstellen
2 personen
Materialen per team sorteren
2 personen
Powerbanks volledig opladen

Event

Starttafel klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Routecontrole uitvoeren
2 personen
Dranken en snacks uitstallen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Teams bekendmaken
Spelregels uitleggen
Speurtocht starten
2 personen
Teams onderweg begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Snackpakketten uitdelen
2 personen
Teams bij de finish ontvangen
2 personen
Antwoorden verzamelen
2 personen
Punten controleren
2 personen
Diner serveren
3 personen
Dranken bijvullen tijdens diner
2 personen
Winnaar bekendmaken
Groepsfoto maken

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Startlocatie schoonmaken
2 personen
Eindlocatie schoonmaken
2 personen
Materialen terugpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Overgebleven eten opruimen
Teamfoto's en uitslagen versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 3
Klapstoelenaantal 24
Picknickkleedaantal 4

Apparatuur

Smartphonesaantal 4
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 6
Draagbare speaker
Megaphone

Sportmateriaal

Kegelsaantal 12
Touwaantal 2
Ballenaantal 4
Stopwatchaantal 4
Meetlintaantal 2

Spelmateriaal

Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Potlodenaantal 30
Gummenaantal 10
Enveloppenaantal 30
Opdrachtkaartenaantal 30
Antwoordformulierenaantal 10
Prijzenaantal 3
Markeerstiftenaantal 12
Kleefgumaantal 4
Waterdichte hoesjesaantal 30
Routekaartenaantal 10
Pionnenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Herbruikbare bordenaantal 30
Herbruikbaar bestekaantal 30
Serveerschalenaantal 6
Waterkannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 4
Ballonnenaantal 30
Teamlintenaantal 30

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Loop de volledige route uiterlijk één week vooraf met stopwatch en meetlint. Noteer onduidelijke aanwijzingen, onveilige oversteekplaatsen en plekken waar een opdracht niet uitvoerbaar blijkt.
Maak per team één envelop met opdrachtkaarten, antwoordformulieren, routekaart, pennen en eventueel een waterdicht hoesje. Leg daarnaast een reserve-exemplaar van elke opdracht apart.
Plan de start minstens 30 minuten vóór het eerste vertrekmoment. Gebruik die tijd om teams en teamleiders in te delen, smartphones en powerbanks te controleren en de puntentelling uit te leggen.
Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en neem snacks mee die onderweg zonder bestek te eten zijn. Koel de dranken uiterlijk de avond ervoor en verdeel snackpakketten vóór de briefing.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 3 uur vooraf. Bevestig een noodscenario met binnenlocatie of verkorte route en neem waterdichte hoesjes mee voor kaarten en antwoordformulieren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een speurtocht gemiddeld?: Reken voor een volwassen groep op 2 tot 3 uur inclusief briefing en pauzes. Plan daarnaast 30 minuten voor de start en 30 minuten voor de uitslag of afsluiting.
Hoeveel opdrachten heb je nodig voor een speurtocht?: Voor een tocht van 2 uur zijn 8 tot 12 opdrachten meestal werkbaar, afhankelijk van de loopafstanden. Test elke opdracht vooraf en houd per team minimaal één reserve-opdracht achter de hand.
Wanneer moet ik de route van een speurtocht uitwerken?: Werk de route en alternatieve route minimaal 2 weken vooraf uit. Loop de definitieve route uiterlijk 7 dagen voor de speurtocht volledig na, zodat je nog tijd hebt om opdrachten of locaties aan te passen.
Hoeveel deelnemers kunnen in één team bij een speurtocht?: Houd 4 tot 6 deelnemers per team aan; zo kan iedereen meedoen zonder dat de groep te groot wordt. Deel de teams uiterlijk 3 dagen vooraf in en stuur de deelnemersinformatie daarna meteen rond.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.