Checklist para organizar una búsqueda del tesoro
Organizar una búsqueda del tesoro requiere más que preparar unas cuantas pistas. Hay que cerrar la ruta, probarla, repartir a los participantes en equipos y dejar cada sobre listo antes del día del juego. Esta checklist reúne las tareas y materiales necesarios para coordinar la salida, las pruebas, la puntuación, los tentempiés y la cena final sin improvisaciones. Sigue el plan por fases y reserva tiempo para comprobar el recorrido y preparar una alternativa si cambia el tiempo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elegir el tema y la ruta
2 personas
Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar la ubicación de salida
Reservar la ubicación final
Reservar cena
Desarrollar la ruta completa
2 personas
Recorrer la ruta con antelación
2 personas
Definir una ruta alternativa
2 personas
Redactar tareas y acertijos
2 personas
Preparar respuestas y puntuación
2 personas
Diseñar las tarjetas de tareas
Imprimir tarjetas de tareas
Plastificar las tarjetas de actividad
Llenar sobres por equipo
2 personas
Asignar equipos y capitanes de equipo
Enviar información a los participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el escenario de emergencia
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar paquetes de snacks
2 personas
Clasificar materiales por equipo
2 personas
Cargar completamente las powerbanks
Evento
Preparar la mesa de salida
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Realizar el control de ruta
2 personas
Montar bebidas y aperitivos
2 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Anunciar los equipos
Explicar las reglas del juego
Iniciar la búsqueda del tesoro
2 personas
Guiar a los equipos en ruta
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Repartir los paquetes de aperitivos
2 personas
Recibir a los equipos en la meta
2 personas
Recoger las respuestas
2 personas
Comprobar los puntos
2 personas
Servir la cena
3 personas
Reponer las bebidas durante la cena
2 personas
Anunciar al ganador
Hacer una foto de grupo
Seguimiento
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar de salida
2 personas
Limpiar la sede final
2 personas
Recoger los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
Retirar la comida sobrante
Enviar fotos del equipo y resultados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 3
- Sillas plegablescant. 24
- Manta de picniccant. 4
Equipo
- Smartphonescant. 4
- Baterías externascant. 6
- Cables de cargacant. 6
- Altavoz portátil
- Megáfono
Material deportivo
- Conoscant. 12
- Cuerdacant. 2
- Pelotascant. 4
- Cronómetrocant. 4
- Cinta métricacant. 2
Material de juego
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Lápicescant. 30
- Gomas de borrarcant. 10
- Sobrescant. 30
- Cartas de tareascant. 30
- Hojas de respuestacant. 10
- Premioscant. 3
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Masilla adhesivacant. 4
- Fundas impermeablescant. 30
- Mapas de rutacant. 10
- Conoscant. 10
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 30
- Platos reutilizablescant. 30
- Cubiertos reutilizablescant. 30
- Bandejas de servircant. 6
- Jarras de aguacant. 4
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
Decoración
- Guirnalda de banderinescant. 4
- Globoscant. 30
- Cintas del equipocant. 30
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Recorre la ruta completa con antelación y calcula la duración real de cada tramo. Prepara una ruta alternativa antes de enviar la información definitiva, especialmente si hay pruebas al aire libre.
- Prepara un sobre por equipo y clasifica todo su material junto: tarjetas de tareas, hojas de respuesta, bolígrafos, mapa y fundas impermeables. Así reduces el reparto inicial a unos pocos minutos.
- Plastifica las tarjetas y protege los mapas antes del día del juego. La lluvia, el suelo húmedo o una bebida derramada pueden dejar inutilizable una pista sin protección.
- Asigna los equipos y sus capitanes antes de la salida, y envía las instrucciones con antelación. Incluye la hora y el lugar de encuentro, qué debe llevar cada participante y cómo funcionará la puntuación.
- No dejes la comida y las bebidas para la última hora. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción, prepara los paquetes de snacks, enfría las bebidas y confirma la cena con tiempo suficiente para el número final de personas.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo se necesita para organizar una búsqueda del tesoro?
- Calcula entre 2 y 4 semanas para una búsqueda del tesoro con ruta propia, equipos y cena final. Reserva al menos una sesión para diseñar las pruebas y otra para recorrer el itinerario completo antes de invitar a los participantes.
- ¿Cuántas pruebas debe tener una búsqueda del tesoro?
- Como referencia, prepara entre 8 y 12 pruebas para una actividad de 2 a 3 horas. Deja tiempo para desplazamientos, lectura de instrucciones y corrección, no solo para resolver los acertijos.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones?
- Envía las invitaciones entre 3 y 4 semanas antes y cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes. Así puedes formar los equipos, confirmar las preferencias dietéticas y comprar las cantidades correctas.
- ¿Qué hacer si llueve durante una búsqueda del tesoro?
- Define una ruta alternativa antes del evento y comprueba la previsión meteorológica 48 horas antes y de nuevo el mismo día. Lleva las tarjetas y hojas en fundas impermeables y comunica cualquier cambio antes de la hora de salida.
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