Zo organiseer je een speurtocht die soepel verloopt
Begin niet met losse raadsels, maar met het doel, de route en de beschikbare tijd. Kies daarna de start- en eindlocatie, loop de route volledig vooraf en test elke opdracht op duidelijkheid en haalbaarheid. Werk vervolgens de teams, enveloppen en materialen per team uit. Plan ook een alternatieve route en een noodscenario, want slecht weer, wegwerkzaamheden of een lege batterij kunnen je speurtocht halverwege stilleggen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Thema en route kiezen
2 personen
- 2
Deelnemerslijst opstellen
- 3
Uitnodigingen versturen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Startlocatie reserveren
- 7
Eindlocatie reserveren
- 8
Diner reserveren
- 9
Route volledig uitwerken
2 personen
- 10
Route vooraf lopen
2 personen
- 11
Alternatieve route bepalen
2 personen
- 12
Opdrachten en raadsels schrijven
2 personen
- 13
Antwoorden en puntentelling maken
2 personen
- 14
Opdrachtkaarten vormgeven
- 15
Opdrachtkaarten afdrukken
- 16
Opdrachtkaarten lamineren
- 17
Enveloppen per team vullen
2 personen
- 18
Teams en teamleiders indelen
- 19
Deelnemersinformatie versturen
- 20
Weersverwachting controleren
- 21
Noodscenario bevestigen
2 personen
- 22
Boodschappen doen
2 personen
- 23
Dranken koelen
- 24
Snackpakketten samenstellen
2 personen
- 25
Materialen per team sorteren
2 personen
- 26
Powerbanks volledig opladen
Event
- 27
Starttafel klaarzetten
2 personen
- 28
Versiering ophangen
2 personen
- 29
Routecontrole uitvoeren
2 personen
- 30
Dranken en snacks uitstallen
2 personen
- 31
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 32
Teams bekendmaken
- 33
Spelregels uitleggen
- 34
Speurtocht starten
2 personen
- 35
Teams onderweg begeleiden
4 personen
- 36
Dranken bijvullen
2 personen
- 37
Snackpakketten uitdelen
2 personen
- 38
Teams bij de finish ontvangen
2 personen
- 39
Antwoorden verzamelen
2 personen
- 40
Punten controleren
2 personen
- 41
Diner serveren
3 personen
- 42
Dranken bijvullen tijdens diner
2 personen
- 43
Winnaar bekendmaken
- 44
Groepsfoto maken
Nazorg
- 45
Afval verzamelen
2 personen
- 46
Servies afwassen
2 personen
- 47
Startlocatie schoonmaken
2 personen
- 48
Eindlocatie schoonmaken
2 personen
- 49
Materialen terugpakken
2 personen
- 50
Geleende spullen retourneren
- 51
Overgebleven eten opruimen
- 52
Teamfoto's en uitslagen versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 3
- Klapstoelenaantal 24
- Picknickkleedaantal 4
Apparatuur
- Smartphonesaantal 4
- Powerbanksaantal 6
- Oplaadkabelsaantal 6
- Draagbare speaker
- Megaphone
Sportmateriaal
- Kegelsaantal 12
- Touwaantal 2
- Ballenaantal 4
- Stopwatchaantal 4
- Meetlintaantal 2
Spelmateriaal
- Klembordenaantal 6
- Pennenaantal 30
- Potlodenaantal 30
- Gummenaantal 10
- Enveloppenaantal 30
- Opdrachtkaartenaantal 30
- Antwoordformulierenaantal 10
- Prijzenaantal 3
- Markeerstiftenaantal 12
- Kleefgumaantal 4
- Waterdichte hoesjesaantal 30
- Routekaartenaantal 10
- Pionnenaantal 10
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 30
- Herbruikbare bordenaantal 30
- Herbruikbaar bestekaantal 30
- Serveerschalenaantal 6
- Waterkannenaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 2
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
Decoratie
- Vlaggenlijnaantal 4
- Ballonnenaantal 30
- Teamlintenaantal 30
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Loop de route minimaal één keer volledig voordat je de uitnodigingen verstuurt. Noteer per stop de benodigde tijd, mogelijke gevaren en een alternatief als een plek niet toegankelijk blijkt.
- Houd per team één complete envelop klaar met opdrachtkaarten, antwoordformulieren, pennen en een routekaart. Sorteer alle materialen uiterlijk de dag ervoor, zodat je op locatie niet meer hoeft te zoeken.
- Test opdrachten met iemand die de antwoorden nog niet kent. Als een raadsel zonder extra uitleg langer dan 5 minuten kost, herschrijf het of voeg een duidelijke aanwijzing toe.
- Plan de tijd niet te strak: reken per opdracht op 10 tot 15 minuten en voeg bij een tocht met meerdere stops minstens 20 minuten reserve toe. Zo blijft er ruimte voor vertraagde teams of een korte pauze.
- Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en bevestig je noodscenario. Leg waterdichte hoesjes, powerbanks en een alternatief binnen- of routeonderdeel klaar voordat de deelnemers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt een speurtocht gemiddeld?
- Reken voor een speurtocht met 5 tot 8 opdrachten op ongeveer 2 tot 3 uur, inclusief lopen, uitleg en pauzes. Voeg minimaal 20 minuten reserve toe voor teams die achterlopen.
- Wanneer moet ik de route van een speurtocht uitwerken?
- Werk de route uiterlijk 2 weken vooraf volledig uit en loop hem daarna in de praktijk. Controleer de route opnieuw 1 tot 2 dagen voor het evenement op afsluitingen, werkzaamheden en gewijzigde openingstijden.
- Hoeveel opdrachten heb je nodig voor een speurtocht?
- Voor een tocht van 2 uur zijn 6 tot 8 opdrachten meestal voldoende. Plan per opdracht ongeveer 10 tot 15 minuten en zorg dat elk team dezelfde informatie en materialen krijgt.
- Wanneer maak je de teams en materialen klaar?
- Deel de teams uiterlijk 3 dagen vooraf in en vul de enveloppen per team de dag ervoor. Neem per team een extra pen, een opgeladen smartphone of powerbank en een reserve-opdracht mee.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!