Speurtocht organiseren: checklist van voorbereiding tot start
Een speurtocht staat of valt met een route die vooraf getest is en een duidelijke taakverdeling op de dag zelf. Leg eerst datum, startlocatie en route vast; regel daarna toestemming, begeleiders en een plan voor regen. Werk met vaste teams en gespreide starttijden, zodat posten niet vollopen. Print routekaarten, opdrachtkaarten en antwoordbladen ruim vooraf en controleer op de dag zelf of elke post, pijl en begeleider op de juiste plek staat.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en startlocatie vastleggen
Route en opdrachten bedenken
2 personen
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
Toestemming voor de route regelen
Startlocatie reserveren
Regenprogramma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Begeleiders en posten indelen
Teams en starttijden indelen
Opdrachten en route testen
3 personen
Opdrachtkaarten ontwerpen
Routekaarten afdrukken
Opdrachtkaarten afdrukken
Spelmateriaal inkopen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen en teamlabels sorteren
Routepijlen en posten voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst en noodnummers printen
Event
Starttafel opbouwen
2 personen
Routeposten uitzetten
4 personen
Snacks en dranken klaarzetten
2 personen
Begeleiders instrueren
Deelnemers ontvangen
3 personen
Teams indelen en labels uitdelen
3 personen
Speluitleg geven
Routekaarten en opdrachten uitdelen
3 personen
Teams veilig laten vertrekken
4 personen
Routeposten bemannen
4 personen
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
Binnenkomende teams registreren
2 personen
Antwoorden controleren
2 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitdelen
2 personen
Nazorg
Routepijlen en posten ophalen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Materialen schoonmaken
2 personen
Locatie schoon opleveren
2 personen
Geleende materialen retourneren
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 2
- Klapstoelenaantal 6
- Partytent
- Koelboxenaantal 2
Spelmateriaal
- Routekaartenaantal 45
- Opdrachtkaartenaantal 45
- Antwoordbladenaantal 45
- Teamlabelsaantal 45
- Routepijlenaantal 30
- Markeringslintaantal 6
- Verkeerskegelsaantal 12
- Enveloppenaantal 30
- Prijzenaantal 6
- Opbergboxenaantal 6
Schrijfwaar
- Klembordenaantal 8
- Balpennenaantal 50
- Potlodenaantal 50
- Puntenslijpersaantal 6
- Watervaste stiftenaantal 12
- Markeerstiftenaantal 6
Apparatuur
- Walkietalkiesaantal 6
- Megafoon
- Stopwatchaantal 3
- Powerbanksaantal 3
- Oplaadkabelsaantal 6
Veiligheid
- Veiligheidshesjesaantal 8
- EHBO-koffer
- Zaklampenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 50
- Herbruikbare schalenaantal 6
Catering
- Thermoskannenaantal 3
- Waterkannenaantal 4
- Koelelementenaantal 12
Verlichting
- Ledlampenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 3
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Test de volledige route minstens één keer met alle opdrachten en noteer per etappe de verwachte looptijd. Controleer meteen toegankelijkheid, veilige oversteekplaatsen en plekken waar routepijlen zichtbaar blijven.
- Plan teams en starttijden in blokken van ongeveer 5 tot 10 minuten. Zo vertrekken groepen niet tegelijk en hebben begeleiders bij routeposten tijd om antwoorden te controleren.
- Regel toestemming voor de route voordat je uitnodigingen verstuurt. Zet bovendien uiterlijk een week vooraf een regenprogramma vast, inclusief aangepaste opdrachten en een plek waar deelnemers kunnen schuilen.
- Maak voor elke begeleider één kort instructieblad met postlocatie, opdracht, oplossing, starttijd en noodnummer. Gebruik walkietalkies of telefoons alleen als vooraf duidelijk is wie contact houdt en wie beslissingen neemt.
- Zet de starttafel minstens 30 minuten voor de eerste start klaar. Leg teamlabels, routekaarten, antwoordbladen, pennen en eventuele prijzen per team apart; neem extra kaarten en pennen mee voor verlies of regen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt een speurtocht voor kinderen?
- Reken voor de route zelf op 60 tot 90 minuten. Plan daarnaast 15 minuten voor ontvangst en uitleg en ongeveer 15 minuten voor de uitslag of afsluiting.
- Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een speurtocht?
- Plan minimaal één begeleider bij de start en één per vaste routepost. Bij vier posten kom je dus uit op minstens vijf begeleiders; voeg extra toezicht toe bij drukke kruisingen of jongere deelnemers.
- Wanneer moet ik de route en opdrachten testen?
- Test de route uiterlijk één week voor de speurtocht en loop hem op de dag zelf nog kort na. Controleer dan vooral tijdelijke werkzaamheden, leesbaarheid van pijlen en de staat van opdrachtkaarten en materialen.
- Hoeveel drinken en snacks heb ik nodig voor een speurtocht?
- Voor een tocht van 60 tot 90 minuten reken je per deelnemer op minstens 0,5 liter drinken en één snack. Zet extra water klaar bij warm weer en gebruik koelboxen als de startlocatie geen koelkast heeft.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!