Zo organiseer je een speurtocht die soepel verloopt

Begin met de route en de startlocatie, niet met de opdrachten. Controleer eerst toegankelijkheid, vraag toestemming waar dat nodig is en leg een regenprogramma vast. Daarna deel je deelnemers in teams en starttijden in, test je de volledige route en maak je het materiaal klaar. Vooral routekaarten, noodcontacten, duidelijke teamlabels en geïnstrueerde begeleiders worden vaak te laat geregeld. Met deze volgorde voorkom je opstoppingen bij de start en onduidelijkheid onderweg.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en startlocatie vastleggen
2
Route en opdrachten bedenken
2 personen
3
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
4
Toestemming voor de route regelen
5
Startlocatie reserveren
6
Regenprogramma vastleggen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Noodcontacten verzamelen
11
Begeleiders en posten indelen
12
Teams en starttijden indelen
13
Opdrachten en route testen
3 personen
14
Opdrachtkaarten ontwerpen
15
Routekaarten afdrukken
16
Opdrachtkaarten afdrukken
17
Spelmateriaal inkopen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Prijzen en teamlabels sorteren
20
Routepijlen en posten voorbereiden
2 personen
21
Deelnemerslijst en noodnummers printen

Event

22
Starttafel opbouwen
2 personen
23
Routeposten uitzetten
4 personen
24
Snacks en dranken klaarzetten
2 personen
25
Begeleiders instrueren
26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Teams indelen en labels uitdelen
3 personen
28
Speluitleg geven
29
Routekaarten en opdrachten uitdelen
3 personen
30
Teams veilig laten vertrekken
4 personen
31
Routeposten bemannen
4 personen
32
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
33
Binnenkomende teams registreren
2 personen
34
Antwoorden controleren
2 personen
35
Winnaars bekendmaken
36
Prijzen uitdelen
2 personen

Nazorg

37
Routepijlen en posten ophalen
4 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
39
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
40
Materialen schoonmaken
2 personen
41
Locatie schoon opleveren
2 personen
42
Geleende materialen retourneren
43
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 6
Partytent
Koelboxenaantal 2

Spelmateriaal

Routekaartenaantal 45
Opdrachtkaartenaantal 45
Antwoordbladenaantal 45
Teamlabelsaantal 45
Routepijlenaantal 30
Markeringslintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 12
Enveloppenaantal 30
Prijzenaantal 6
Opbergboxenaantal 6

Schrijfwaar

Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 50
Potlodenaantal 50
Puntenslijpersaantal 6
Watervaste stiftenaantal 12
Markeerstiftenaantal 6

Apparatuur

Walkietalkiesaantal 6
Megafoon
Stopwatchaantal 3
Powerbanksaantal 3
Oplaadkabelsaantal 6

Veiligheid

Veiligheidshesjesaantal 8
EHBO-koffer
Zaklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Herbruikbare schalenaantal 6

Catering

Thermoskannenaantal 3
Waterkannenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Plan de start in blokken van ongeveer 5 tot 10 minuten als meerdere teams dezelfde route lopen. Zo komen teams minder snel tegelijk bij een opdrachtpost aan en heb je minder begeleiders nodig op één plek.
Loop de route minstens één keer volledig met alle opdrachtkaarten en antwoordbladen. Controleer daarbij niet alleen de antwoorden, maar ook kruisingen, omleidingen, bereikbaarheid en plekken waar routepijlen of markeringslint kunnen verdwijnen.
Maak per team een set met routekaart, opdrachtkaarten, antwoordblad, potloden en een klembord. Leg reservepennen, puntenslijpers en extra kaarten apart in een opbergbox; deelnemers verliezen vooral onderweg schrijfmateriaal.
Zet op de deelnemerslijst naast elk team de noodnummers, dieetwensen en contactgegevens van begeleiders. Geef begeleiders vóór de start een korte instructie over de route, posten, portofoons of walkietalkies en het moment waarop een team als vermist geldt.
Bereid het regenprogramma tegelijk met de buitentocht voor en communiceer het uiterlijk bij de uitnodiging. Zet snacks en dranken bij de start klaar, gebruik koelboxen en houd een partytent achter de hand als deelnemers moeten wachten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een speurtocht voor kinderen?: Reken voor de route en opdrachten op 60 tot 90 minuten. Plan daarnaast 15 minuten voor ontvangst en teamindeling en ongeveer 20 tot 30 minuten voor de afsluiting met snacks of prijzen.
Hoeveel opdrachten heeft een speurtocht nodig?: Voor een tocht van 60 tot 90 minuten werken meestal 8 tot 12 opdrachten goed. Test de route met een proefteam: een opdracht hoort doorgaans niet langer dan 5 tot 8 minuten te duren, anders ontstaan opstoppingen.
Wanneer moet ik toestemming voor een speurtocht regelen?: Vraag toestemming zodra de route en startlocatie voorlopig vaststaan, bij voorkeur minimaal 3 tot 4 weken vooraf. Dat geeft tijd om de route aan te passen als een terreinbeheerder, gemeente of andere eigenaar bezwaar maakt.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een speurtocht?: Plan minimaal één hoofdbegeleider bij de start en één begeleider per vaste opdrachtpost. Bij jonge deelnemers of een route met kruisingen is één begeleider per team of per twee teams veiliger; leg de indeling uiterlijk een week vooraf vast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.