Checklist para organizar una búsqueda del tesoro
Organizar una búsqueda del tesoro requiere más que preparar pistas. Primero debes cerrar la fecha, el punto de salida y la ruta; después controlar permisos, inscripciones y equipos. Las pruebas deben hacerse antes del día del evento, igual que la señalización y el material impreso. Esta checklist te ayuda a ordenar las 43 tareas del plan y a no llegar tarde con lo que suele olvidarse: contactos de emergencia, accesibilidad, baterías, premios y un plan alternativo si llueve.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el lugar de salida
Planificar la ruta y las tareas
2 personas
Comprobar la accesibilidad de la ruta
2 personas
Gestionar el permiso de la ruta
Reservar la ubicación de salida
Definir el plan en caso de lluvia
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar contactos de emergencia
Asignar acompañantes y puestos
Asignar equipos y horarios de salida
Probar tareas y ruta
3 personas
Diseñar tarjetas de instrucciones
Imprimir mapas de ruta
Imprimir tarjetas de tareas
Comprar material de juego
Hacer la compra
2 personas
Clasificar los premios y las etiquetas de equipo
Preparar flechas de ruta y puestos
2 personas
Imprimir la lista de participantes y los números de emergencia
Evento
Montar la mesa de salida
2 personas
Señalizar los puntos de ruta
4 personas
Preparar aperitivos y bebidas
2 personas
Dar instrucciones a los asistentes
Recepción de participantes
3 personas
Asignar equipos y repartir etiquetas
3 personas
Dar explicaciones del juego
Repartir mapas de ruta y tareas
3 personas
Asegurar una salida segura de los equipos
4 personas
Cubrir los puestos de la ruta
4 personas
Reponer bebidas y snacks
2 personas
Registrar a los equipos entrantes
2 personas
Comprobar las respuestas
2 personas
Anunciar a los ganadores
Repartir premios
2 personas
Seguimiento
Recoger las flechas y los puestos de la ruta
4 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Recoger y separar la basura
2 personas
Limpiar los materiales
2 personas
Dejar el recinto limpio
2 personas
Devolver el material prestado
Agradecer a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 2
- Sillas plegablescant. 6
- Carpa plegable
- Neveras portátilescant. 2
Material de juego
- Mapas de rutacant. 45
- Cartas de tareascant. 45
- Hojas de respuestascant. 45
- Etiquetas para el equipocant. 45
- Flechas de rutacant. 30
- Cinta de señalizacióncant. 6
- Conos de tráficocant. 12
- Sobrescant. 30
- Premioscant. 6
- Cajas de almacenajecant. 6
Material de escritura
- Portapapelescant. 8
- Bolígrafoscant. 50
- Lápicescant. 50
- Sacapuntascant. 6
- Rotuladores permanentescant. 12
- Rotuladores fosforescentescant. 6
Equipo
- Walkie-talkiescant. 6
- Megáfono
- Cronómetrocant. 3
- Baterías externascant. 3
- Cables de cargacant. 6
Seguridad
- Chalecos reflectantescant. 8
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 50
- Bandejas reutilizablescant. 6
Catering
- Termoscant. 3
- Jarras de aguacant. 4
- Acumuladores de fríocant. 12
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 3
Compras
- Compras
Consejos
- Cierra la ruta y el punto de salida con al menos 4 semanas de antelación. Comprueba desniveles, cruces, baños y accesibilidad antes de enviar las invitaciones.
- Haz una prueba completa de la ruta entre 7 y 10 días antes. Cronometra cada equipo, revisa las instrucciones y confirma que las flechas y los puestos se entienden sin ayuda.
- Cierra las inscripciones 5 días antes para formar los equipos y asignar acompañantes. En ese momento reúne también preferencias dietéticas y contactos de emergencia.
- Prepara mapas, tarjetas, hojas de respuestas y etiquetas con 2 copias extra por equipo, además de bolígrafos, portapapeles y rotuladores de repuesto.
- Carga walkie-talkies, megáfono, cronómetro y baterías externas la noche anterior. Lleva botiquín, chalecos reflectantes, linternas y un plan de lluvia escrito, no solo hablado.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una búsqueda del tesoro?
- Empieza 4 semanas antes si necesitas reservar el punto de salida o solicitar un permiso para la ruta. Deja la prueba completa del recorrido para entre 7 y 10 días antes y cierra las inscripciones 5 días antes.
- ¿Cuántas personas debe tener cada equipo en una búsqueda del tesoro?
- Forma equipos de 4 a 6 personas para que todos puedan participar y el acompañante pueda controlar el grupo. Asigna los equipos y sus horarios de salida al menos 3 días antes, cuando ya conozcas el número final de participantes.
- ¿Qué preparar para una búsqueda del tesoro si llueve?
- Define el plan alternativo al menos 7 días antes e informa a los asistentes junto con las instrucciones finales. Protege mapas y tarjetas en sobres y ten preparada una ubicación cubierta si la ruta exterior no es viable.
- ¿Cuántas copias de las pistas y mapas necesito?
- Prepara una copia por equipo y añade 2 copias extra de cada tipo para pérdidas o daños. Imprime y clasifica el material entre 2 y 3 días antes, dejando una copia de las instrucciones para cada acompañante.
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