Speurtocht organiseren: checklist en planning

Een speurtocht organiseren begint niet bij de opdrachten, maar bij een haalbare route en duidelijke afspraken. Regel eerst het startpunt, controleer toestemming en loop de route vooraf na. Daarna kun je teams, posten, vragen en puntentelling goed op elkaar afstemmen. In de laatste week draait alles om deelnemersinformatie, geprinte materialen en team pakketten. Op de dag zelf wil je vooral kunnen starten: test communicatie, zet markeringen en posten klaar en breng eten, drinken en materiaal op tijd naar het startpunt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Route en startpunt reserveren
Toestemming voor route controleren
Route vooraf nalopen
2 personen
Opdrachten en vragen maken
2 personen
Antwoorden en puntentelling maken
2 personen
Teams indelen
Begeleiders en posten indelen
Deelnemersinformatie versturen
Opdrachtkaarten afdrukken
Routekaarten afdrukken
Pakketten per team samenstellen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen en materialen ophalen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes en broodjes voorbereiden
3 personen
Materialen naar startpunt brengen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Start- en finishbord plaatsen
2 personen
Routepijlen en markeringen plaatsen
3 personen
Posten en opdrachten klaarzetten
4 personen
Inschrijftafel klaarmaken
2 personen
Geluidsinstallatie en verlichting testen
2 personen
Veiligheidscontrole van de route
2 personen
Begeleiders instrueren
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Teammaterialen uitdelen
3 personen
Speluitleg geven
2 personen
Teams laten vertrekken
3 personen
Routepost bemannen
6 personen
Deelnemers telefonisch ondersteunen
Dranken bijvullen
2 personen
Binnengekomen antwoorden innemen
2 personen
Antwoorden nakijken
3 personen
Broodjes en hapjes serveren
3 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Gevonden materialen innemen
2 personen

Nazorg

Routepijlen en markeringen verwijderen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Startpunt schoonmaken
3 personen
Materialen controleren en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Inschrijftafel

Sportmateriaal

Kegelsaantal 20
Stopwatchesaantal 4
Fluitjesaantal 6
Teamhesjesaantal 40
Meetlintenaantal 4

Apparatuur

Megafoon
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 4
Verlengsnoerenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 6

Servies

Glazenaantal 50
Mokkenaantal 30
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Start- en finishbordaantal 2
Routepijlenaantal 30
Afzetlintaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Teamvlaggenaantal 10

Catering

Waterkannenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Prijzenaantal 10
Tafelnummersaantal 10
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 10
Bezemaantal 2
Vuilnisgrijperaantal 2
Handdesinfectieaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 8

Papierwaren

Klembordenaantal 12
Pennenaantal 40
Potlodenaantal 40
Enveloppenaantal 50
Printpapieraantal 250
Plakbandaantal 6
Watervaste stiftenaantal 12

Gereedschap

Schaaraantal 4
Hameraantal 2
Haringenaantal 30

Tips

Loop de route minimaal één keer volledig na en noteer plekken waar routepijlen, afzetlint of een extra aanwijzing nodig zijn. Controleer ook vooraf of de route toegankelijk en toegestaan is.
Maak per team één compleet pakket met opdrachtkaarten, routekaart, schrijfmateriaal en herkenning zoals een hesje of teamvlag. Leg de pakketten uiterlijk de avond ervoor klaar, zodat je bij de start niet meer hoeft te sorteren.
Plan begeleiders niet alleen bij de posten, maar ook bij start, finish en lastige routepunten. Geef iedere begeleider een telefoonnummer, de verwachte doorkomsttijden en een duidelijke instructie voor het stoppen van een opdracht.
Stuur deelnemersinformatie minstens 3 dagen vooraf met starttijd, vertrekpunt, kledingadvies, duur, contactnummer en informatie over dieetwensen. Zo voorkom je dat praktische vragen pas bij de inschrijftafel ontstaan.
Test op de dag zelf alle mobiele telefoons, stopwatches, megafoon, verlichting en powerbanks voordat deelnemers arriveren. Zet routepijlen en posten pas uit nadat je hebt gecontroleerd dat ze vanaf de juiste looprichting zichtbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een speurtocht organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Reserveer route en startpunt eerst; opdrachten, teams en materialen kun je daarna in de laatste 2 weken definitief maken.
Hoeveel opdrachten heeft een speurtocht nodig?: Plan ongeveer 6 tot 10 opdrachten voor een speurtocht van 1,5 tot 2 uur. Houd rekening met looptijd, wachttijd bij posten en tijd om antwoorden of punten te registreren.
Wanneer moet ik de route van een speurtocht nalopen?: Loop de route minimaal 7 dagen vooraf na en nog een korte controle op de ochtend zelf. Controleer dan vooral tijdelijke obstakels, markeringen, zichtbaarheid van routepijlen en de veiligheid van posten.
Wat moet ik 1 dag voor een speurtocht klaarzetten?: Maak alle team pakketten, print opdracht- en routekaarten, verzamel prijzen en zet eten en drinken voorbereid klaar. Controleer daarnaast de taakverdeling en laad telefoons en powerbanks volledig op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.