Zo organiseer je een speurtocht zonder verrassingen

Een goede speurtocht begint niet met de opdrachten, maar met de route, toestemming en een haalbare planning. Leg daarna vast hoeveel teams meedoen, welke posten begeleiding nodig hebben en hoe je de puntentelling controleert. Pas als dat staat, maak je kaarten, pakketten en bewegwijzering. Met dit plan houd je overzicht van de 47 taken en 51 spullen, van teamhesjes en routepijlen tot koelboxen, broodjes en verlichting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Route en startpunt reserveren
5
Toestemming voor route controleren
6
Route vooraf nalopen
2 personen
7
Opdrachten en vragen maken
2 personen
8
Antwoorden en puntentelling maken
2 personen
9
Teams indelen
10
Begeleiders en posten indelen
11
Deelnemersinformatie versturen
12
Opdrachtkaarten afdrukken
13
Routekaarten afdrukken
14
Pakketten per team samenstellen
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Prijzen en materialen ophalen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes en broodjes voorbereiden
3 personen
19
Materialen naar startpunt brengen
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
21
Start- en finishbord plaatsen
2 personen
22
Routepijlen en markeringen plaatsen
3 personen
23
Posten en opdrachten klaarzetten
4 personen
24
Inschrijftafel klaarmaken
2 personen
25
Geluidsinstallatie en verlichting testen
2 personen
26
Veiligheidscontrole van de route
2 personen
27
Begeleiders instrueren
2 personen

Event

28
Deelnemers registreren
3 personen
29
Teammaterialen uitdelen
3 personen
30
Speluitleg geven
2 personen
31
Teams laten vertrekken
3 personen
32
Routepost bemannen
6 personen
33
Deelnemers telefonisch ondersteunen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Binnengekomen antwoorden innemen
2 personen
36
Antwoorden nakijken
3 personen
37
Broodjes en hapjes serveren
3 personen
38
Winnaars bekendmaken
2 personen
39
Prijzen uitreiken
2 personen
40
Gevonden materialen innemen
2 personen

Nazorg

41
Routepijlen en markeringen verwijderen
3 personen
42
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
45
Startpunt schoonmaken
3 personen
46
Materialen controleren en opbergen
2 personen
47
Geleende materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Inschrijftafel

Sportmateriaal

Kegelsaantal 20
Stopwatchesaantal 4
Fluitjesaantal 6
Teamhesjesaantal 40
Meetlintenaantal 4

Apparatuur

Megafoon
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 4
Verlengsnoerenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 6

Servies

Glazenaantal 50
Mokkenaantal 30
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Start- en finishbordaantal 2
Routepijlenaantal 30
Afzetlintaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Teamvlaggenaantal 10

Catering

Waterkannenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Prijzenaantal 10
Tafelnummersaantal 10
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 10
Bezemaantal 2
Vuilnisgrijperaantal 2
Handdesinfectieaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 8

Papierwaren

Klembordenaantal 12
Pennenaantal 40
Potlodenaantal 40
Enveloppenaantal 50
Printpapieraantal 250
Plakbandaantal 6
Watervaste stiftenaantal 12

Gereedschap

Schaaraantal 4
Hameraantal 2
Haringenaantal 30

Tips

Loop de route vooraf volledig na en noteer per post de verwachte looptijd. Controleer meteen of routepijlen, afzetlint en opdrachten op die plekken zichtbaar en toegestaan zijn.
Maak per team één compleet pakket met opdrachtkaarten, routekaart, teamhesje, telefoon en eventuele meetmaterialen. Leg de pakketten uiterlijk de dag ervoor klaar, zodat je bij de start niet hoeft te zoeken.
Plan één begeleider per bemande post en geef diegene vooraf de opdracht, het juiste antwoord en de puntentelling. Bewaar daarnaast een reserve-exemplaar van alle kaarten bij de inschrijftafel.
Zet de start- en finishplek minimaal 60 minuten voor aanvang klaar. Plaats het bord, tafels en stoelen, test de megafoon of geluidsinstallatie en controleer of powerbanks, verlengsnoeren en verlichting beschikbaar zijn.
Koel dranken op tijd en bereid hapjes en broodjes in porties voor. Gebruik koelboxen en waterkannen op de route en zet bij een late finish ledlampen of zaklampen klaar als het donker kan worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een speurtocht te organiseren?: Reken op minimaal 3 tot 4 weken voor uitnodigingen, aanmeldingen, toestemming en het uitwerken van de route. Plan de laatste 2 dagen voor printwerk, teampakketten, boodschappen en het ophalen van prijzen en materialen.
Hoeveel opdrachten heeft een speurtocht nodig?: Plan bij een tocht van ongeveer 2 uur op 6 tot 10 opdrachten of posten. Houd per opdracht 10 tot 15 minuten aan en laat ruimte voor lopen, uitleg en een korte uitloop bij lastige vragen.
Wanneer moet ik de route van een speurtocht controleren?: Loop de route uiterlijk 7 dagen vooraf helemaal na en nogmaals op de ochtend zelf als er veel buitenlocaties zijn. Controleer dan markeringen, doorgangen, start- en finishborden en de bereikbaarheid van elke post.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig bij een speurtocht?: Gebruik minimaal 1 begeleider bij elke bemande post, plus 1 coördinator bij de start en finish. Bij meer dan 6 teams is een extra rondlopende begeleider verstandig om uitvallende telefoons, ontbrekende materialen of achterblijvers op te vangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.